Zelfroosteren kent zijn oorsprong in Zweden en dan met name in de gezondheidszorg.
Zelfroosteren heeft als doelstelling medewerkers meer zeggenschap te geven over de eigen roosters en kan daarbij helpen bij het organiseren van een goede werk-privé balans.

Interessant is het beleidsadvies “Tijden van de samenleving, Slimmer organiseren van tijd en plaats van arbeid en dienstverlening” van de SER in april 2011 over de vraag: Welke manieren zijn er om tijdsknelpunten van werkenden bij de combinatie van werk en privé op te lossen? Dit advies gaat ook in op zelfroosteren en noemt onder meer:

“De klassieke rol- en taakverdeling heeft plaatsgemaakt voor een grotere arbeidsdeelname van zowel mannen als vrouwen. Dit leidt tot meer zelfontplooiing en economische zelfstandigheid, maar ook tot tijdsknelpunten. De raad stelt vast dat steeds meer mensen moeite hebben hun baan te combineren met hun rol en taken in de privésfeer. De tijd waarop moet worden gewerkt en de tijd waarin privétaken moeten worden verricht, overlappen elkaar. Werktijden en tijden waarop mensen een beroep kunnen doen op faciliteiten en hulp in de maatschappelijke omgeving zijn niet optimaal op elkaar afgestemd.

Tijdsknelpunten vragen om optimale oplossingen op diverse terreinen en door diverse actoren en de inzet van andere strategieën. Een van de strategieën die de raad voor ogen heeft is: optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden om arbeid en dienstverlening te plannen (zoals zelfroosteren of het kunnen plannen van afspraken bij dienstverleners). De raad noemt ook onder andere arbeid of dienstverlening tijd- en plaats-onafhankelijk aanbieden door middel van nieuwe technologie”.

Hoewel het rapport dateert uit 2011 zijn de genoemde tijdsknelpunten en de aanbevelingen om deze knelpunten op te lossen vandaag de dag nog steeds actueel.

Hoe werkt zelfroosteren
Bij zelfroosteren kiezen medewerkers welke diensten c.q. tijden zij zelf in willen vullen. Uitgangspunt hierbij is een opgave door de werkgever van benodigde capaciteit in de tijd. Hierbij kan al direct rekening gehouden worden met voorkeuren die medewerkers vooraf kunnen opgeven, bijvoorbeeld rekening houdend met schoolgaande kinderen, mantelzorg en natuurlijk geplande vakantiedagen. Vervolgens vullen medewerkers gewenste tijden in voor de nog openstaande capaciteit, op een zodanige wijze dat in onderling overleg gekomen wordt tot de gewenste bezetting. Het is tot slot aan de leidinggevende om de planning te beoordelen en formeel goed te keuren.

Bij het invullen van het rooster moet nadrukkelijk rekening gehouden worden met de geldende cao, arbeidstijdenwet en andere wet- en regelgeving. Denk aan een medewerker die 2 lange diensten achter elkaar wil werken. De mogelijkheid dat medewerkers achteraf onderling alsnog een dienst kunnen ruilen is natuurlijk prima, maar ook in dat geval moet rekening gehouden worden met de cao en andere wet- en regelgeving. Bij dit laatste kan goede software een uitkomst bieden, zeker als er sprake is van uitgebreide regels waarmee rekening gehouden moet worden.

Wanneer is zelfroosteren aan te raden
Allereerst moet er variatie in werktijden zijn en voldoende medewerkers om zelfroosteren optimaal te kunnen inzetten. En bij zelfroosteren is de wil om als team optimaal en met name flexibel invulling te geven aan het rooster erg belangrijk. Zo is de zorg een sector waar vaak als team wordt gewerkt en zelfroosteren wordt toegepast. Ook in het vrijwilligersveld, met een niet te onderschatten groot aanbod van werk, kan zelfroosteren uitkomst bieden.

Wat zijn de valkuilen
Een belangrijke valkuil is dat niet alle benodigde capaciteit in het rooster wordt ingevuld. Een leidinggevende zal dan met medewerkers alsnog tot overeenstemming moeten komen om het rooster compleet te maken. In het vervelendste geval zal de leidinggevende knopen moet doorhakken waar een of meer medewerkers het niet mee eens zijn op dat moment. De vraag is dan in hoeverre dat laatste eventueel negatief uitstraalt op de verdere acceptatie van het zelfroosterproces.

De rol van de OR
In november 2013 is door ActiZ (Branchevereniging van zorgondernemers) het rapport “Aan de slag met zelfroosteren in de zorg” uitgebracht. Dit rapport zegt over de rol van de OR onder meer het volgende:

“Zelfroosteren past bij verantwoordelijkheid op het laagst mogelijk niveau. Daarom is vertrouwen tussen management en werkvloer van essentieel belang. In een sfeer van wantrouwen kan zelfroosteren niet van de grond komen. Het is daarom belangrijk dat de Ondernemingsraad (OR) betrokken is. Het is verstandig om vanaf het begin de OR te betrekken door de OR bijvoorbeeld een rol te geven in de projectgroep/werkgroep die het zelfroosteren begeleidt. In een OR komen vaak de moeilijke gevallen terecht: bijvoorbeeld de verworven rechten die vervallen. Daarom is het zo belangrijk om het met elkaar eens te zijn over de uitgangspunten: het principe van zelfroosteren houdt in dat medewerkers invloed krijgen op de eigen werktijden”.

Als zelfroosteren wordt ingevoerd in nadrukkelijk overleg met de OR kan dat alleen maar het draagvlak onder de medewerkers vergroten en mogelijk problemen achteraf voorkomen.

Voorbereiding werkgever
Voor de invoering van zelfroosteren wordt geadviseerd een plan van aanpak op te stellen en op basis daarvan te starten met één of meer pilotprojecten. Op basis van de uitkomsten en met name opgedane ervaring met de pilot(s) kan dan weloverwogen een besluit worden genomen om zelfroosteren al dan niet verder in te voeren in uw organisatie en op welke wijze. Een en ander wordt dan vastgelegd in een implementatieplan. Houdt u er nadrukkelijk rekening mee dat zelfroosteren niet van toepassing hoeft te zijn op alle afdelingen binnen uw organisatie. Dat bij de voorbereiding vanaf het eerste uur medewerkers betrokken moeten worden spreekt hierbij voor zich. De juiste software biedt uitkomst als ondersteuning voor zelfroosteren. Neem daarom tijdig de ondersteuning van software voor zelfroosteren mee in uw plannen. Hierna vindt u criteria voor de selectie van dergelijke software.

Selectie van zelfroostersoftware
Zelfroosteren heeft ook consequenties voor de software waarmee u uw persoonsplanning regelt. Bij de selectie van zelfroostersoftware moet u denken aan:

1. De wijze waarop uw medewerkers toegang hebben tot de software, zoals een PC op kantoor, een tablet of een smartphone.
     
2. De locaties waar medewerkers toegang hebben tot de software, zoals op kantoor, een ambulante werkplek of vanuit huis. Verbinding via internet (en beveiliging) speelt hierbij ook een rol. Deze voorziening maakt het mogelijk om voor medewerkers thuis – samen met hun partner – het rooster in te zien en in te vullen.

Andere functionaliteiten op het gebied van software voor personeelsplanning die voor uw organisatie van belang zijn. Zo kan het zijn dat niet alle afdelingen en medewerkers (gaan) werken volgens het systeem van zelfroosteren. Als u overweegt te werken met verschillende softwaresystemen zorg dan in elk geval voor een goede uitwisseling van gegevens, mede ter voorkoming dat u gegevens dubbel moet invoeren en dat u geen overall planning en managementinformatie heeft.

Als u zelfroosteren overweegt in uw organisatie adviseren wij u als eerste na te gaan of uw huidige planningssoftware de gewenste functionaliteit bevat voor zelfroosteren. Zie deze WIKI Functies HR-systemen.

Anders kunt u het aanbod van zelfroostersoftware doornemen dat elders in kaart is gebracht op deze website.