Status en soorten inkooporders

• Wordt door de software de status per order- en per orderregel bijgehouden? Zoals de status: besteld, ontvangen, deels ontvangen, gecontroleerd (kwaliteitscontrole goederenontvangst), gefactureerd en afgehandeld. Per regel kan bijvoorbeeld de status "in backorder" bijgehouden worden voor nagekomen leveringen.
    
• Kunnen afroeporders bijbehouden worden? Dat wil zeggen dat telkens aan de leverancier wordt doorgegeven wanneer een bepaalde hoeveelheid van een besteld artikel gewenst is. 
   
• Kunnen backorders bijgehouden worden? Dit zijn orders waarmee de bestelde aantal van één of meer orderregels nog niet geleverd zijn (op het afgesproken moment). In backorder wil dan zeggen dat betreffend aantal nageleverd wordt.
    
• Kunnen retourorders bijgehouden worden? Zoals de naam al zegt zijn dit orders waarvan de artikelen retour zijn gezonden, bijvoorbeeld omdat er iets mankeert aan de eerder geleverde artikelen. Ook op niveau van een orderregel kan sprake zijn van een retourzending. 
    
• Kunnen consignatie orders bijgehouden worden? Consignatie betekent dat de geleverde artikelen door de leverancier eigendom blijven van deze leverancier totdat betreffende artikelen zijn verkocht. 

Inkooporders registreren

• Kan de verwachte leverdatum per artikel vastgelegd worden per orderregel?
     
• Kunnen meerdere afleveradressen per order vastgelegd worden? Denk aan een filiaaladministratie of meerdere vestigingen met centrale inkoopfunctie.
     
• Kan besteld worden via een handterminal en (barcode)etiketten?
     
• Kan er direct besteld worden vanuit vestigingen c.q. filialen? Bestellen hoeft dan niet alleen via een centrale inkoopafdeling plaats te vinden. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat een centrale inkoopafdeling de afzonderlijke bestellingen verzamelt tot één complete order, vanwege de optimale bestelhoeveelheid en daarmee samenhangende prijs en kosten.
    
• Kan een inkooporder gekoppeld worden aan een klantorder? Een verkoop(bestelling) van een klant leidt dan (zeg maar 1 op 1) tot een inkooporder bij de leverancier. Denk aan duurzame goederen of goederen met een lage omloopsnelheid. Er wordt dan geen voorraad gehouden, maar pas besteld als er een verkoop heeft plaatsgevonden. 
    
• Is raadplegen van de aanwezige voorraad mogelijk bij het vastleggen van een inkooporder? Zodat meteen ook inzicht is in de nog aanwezige voorraad. Nog mooier is al ook direct inzicht is in de economische voorraad, dat wil zeggen als ook lopende inkoopbestellen en verkoopreserveringen zichtbaar zijn. Dit laatste zo mogelijk in de tijd.
    
• Is het historisch verbruik van artikelen in te zien bij het vastleggen van een inkooporder? Als geconstateerd wordt dat het artikel een voorraad heeft die minder is dan de minimumvoorraad dan zou dat normaliter leiden tot een inkooporder. Stel nu dat het historisch verbruik van het artikel de afgelopen periode bijzonder laag is door achterblijvende verkopen. Dan zou dat laatste reden zijn om niet zomaar tot een nieuwe bestelling over te gaan.
     
• Is het binnen de bestelmodule mogelijk direct de artikelgegevens aan te passen? Zoals bijvoorbeeld de inkoopprijs of inkoopvoorwaarden als bestelhoeveelheid en bestelkosten.
    
• Kunnen inkooporders handmatig aangemaakt worden? Inkooporders ontstaan vanuit een besteladvies of, zoals eerder genoemd, vanuit een verkoooporder. Daarnaast is er de mogelijkheid om handmatig een inkooporder aan te maken.
     
• Is er een automatisch opeenvolgende nummering van inkooporders? Een door het softwarepakket automatisch gegenereerd opeenvolgend ordernummer uit oogpunt van audit doeleinden. 
    
• Is opname van nummer prijsopgave op de inkooporder aanwezig? Als vooraf een prijsopgave is aangevraagd is het van belang dat daar op een inkooporder naar verwezen kan worden.
     
• Kunnen herhalingsaankopen vastgelegd worden? Een bestaande inkooporder eenvoudig kunnen kopieëren naar een nieuwe inkooporder.
    
• Kunnen klantbestellingen optioneel in een aparte stroom gezet worden? Zodat klantbestellingen apart binnenkomen en niet tussen herbevoorrading. Ook de mogelijk om klantbestellingen elders (op een aangegeven locatie door de klant) af te leveren.

Inkooporders verwerken

• Kunnen orders afgedrukt worden vanuit het ERP-systeem? De mogelijkheid om orders te printen. Om aan de klant te versturen of voor eigen gebruik. Orders worden vandaag de dag in de regel digitaal afgehandeld (zie hierna).
   
• Is orders e-mailen vanuit het ERP-systeem mogelijk? De mogelijkheid om orders te mailen aan een afnemer. Veelal als bijlage in PDF-formaat.
     
• Kunnen orders elektronisch aangeleverd worden aan leveranciers of inkooporganisaties? Aanleveren via EDI, internet of webservices. Onder webservices verstaan we ook api's.
     
• Kan een verplichting geboekt worden in de boekhouding;  De financiële verplichting vastleggen in de grootboekadministratie.
  Na het boeken van de inkoopfactuur moet de verplichting dan weer afgeboekt worden. 
     
• Kan een levertijdbevestiging van de leverancier vastgelegd worden? Per inkooporder of per orderregel als sprake is van verschillende levertijden.
     
• Is er controle op te late levering? Bijvoorbeeld een alert bij overschrijding.
    
• Wordt de economische voorraad direct bijgewerkt? Het aantal in bestelling bijwerken, zodat direct inzage is in de economische voorraad. Dit laatste zo mogelijk in de tijd. Feitelijk is dit laatste een basale eigenschap van een ERP-systeem.