• Is er een keuze tussen voorraad- / niet voorraadartikel? Een niet voorraadartikel is bijvoorbeeld grijpvoorraad in een fabriek.
     
• Is een verplichte artikelcombinatie mogelijk? Van belang als bepaalde artikelen bij elkaar behoren. Bijvoorbeeld bepaald gereedschap en een daarbij behorende koffer of stelsleutel. 
   
• Kan een BTW percentage per artikel opgegeven worden? Dit is van belang voor verkoopartikelen. Geadviseerd wordt om niet diirect een BTW-percentage te koppelen aan een artikel, maar dit via een BTW-code te doen. Een artikel krijgt dan bijvoorbeeld de BTW-code "L" of "H" toegewezen. Waarbij de meest efficiënte oplossing is om per BTW-code een BTW-percentage per ingangsdatum toe te kennen.
  Bij wijzigen van alleen het BTW-percentage kan dan de BTW-code intact blijven en behoeft alleen een nieuw percentage met ingangsdatum opgegeven te worden. Bijvoorbeeld code "L", ingangsdatum 2019-01-01, 9%.
     
• Kan een garantieperiode opgegeven worden?; veelal de periode waarin fabrieksgarantie geldt bij verkoop van een artikel. 
     
• Kan een Land van herkomst opgegeven worden? Onder meer van belang bij artikelen waar importheffing over betaald moet worden.
   
• Is een omschrijving met meerdere tekstregels mogelijk? Naast een artikelnaam en omschrijving een uitgebreide omchrijving kunnen toekennen aan een artikel. Bijvoorbeeld voor de verkoop van een artikel via een webshop. Of een artikel met een uitgebreide specificatie, zoals bijvoorbeeld een notebook.
   
• Is een omschrijving in meerdere talen mogelijk? Van belang als bijvoorbeeld artikelen in meerdere landen verhandeld worden.
   
• Zijn eigen velden toe te voegen (minimaal 5)? naast de bestaande gegevens per artikel door de gebruiker eigen velden kunnen toevoegen. Per veld veld een type-aanduiding, zoals omchrijving, bedrag of datumtype.
   
• Eigen zoekvelden toe te voegen; om artikelen snel op te zoeken op meerdere criteria.   

Specifiek voor de detailhandel

• Wel/geen kassa artikel; dit geldt voor artikelen die via de detailhandel verkocht worden.
   
• GS1 Databar ondersteuning; sinds 1-1-2010 een standaard voor kassasystemen.

Artikelcodering

• Vrij toe te kennen artikelcode? Het gaat erom dat de artikelcode (artikelnummer) vrij toegekend kan worden,eijstaande uit cijfers, letters en minimaal 15 posities.
   
• Automatische generatie artikelcode? In tegenstelling tot voorgaande, de mogelijkheid om een artikelcode automatisch door het systeem te laten genereren.
    
• Beïnvloeden generatie artikelcode? In de meest eenvoudige vorm kan een artikelcode opeenvolgend genummerd worden voor nieuwe artikelen. Een alternatief is bijvoorbeeld letters toe te kennen aan een artikelcode, al dan niet op basis van een artikelgroep. Mogelijk dat een leverancier van ERP-software nog andere mogelijkheden beschikbaar heeft voor het automatisch toekennen van artikelcodes.
    
• Is een EAN-code toe te kennen? EAN staat voor Europese Artikel Nummering via een barcode (streepjescode). Het EAN wordt uitgegeven door GS1 Nederland. Het is een uniek nummer om onder meer producten wereldwijd uniek te identificeren.
    
• Is een PLU-code toe te kennen? PLU staat voor Price LookUp code. Wordt met name gebruikt in de groente en fruit vershandel. Deze code bevat ook de prijs van de artikelen.
    
• Is een CBS Goederencode toe te kennen? Ook wel Statistieknummer genoemd. Deze code wordt uitgegeven door het CBS.
     
• Is Barcode ondersteuning mogelijk? Zie hiervoor ook de hiervoor genoemde EAN-code.
     
• Kent het ERP-systeem nog andere artikelcodering(en)?

Soort artikel en verwijzing
Aanvullend op de hiervoor genoemde algemene artikelgegevens kan via een ERP-systeem op de volgende mogelijkheden naar een artikel verwezen worden:

• Is opgave vervangen door een ander artikel mogelijk? In dit geva kan vanuit een artikel verwezen worden naar een vervangend artikel. Bijvoorbeeld bij een uitlopend artikel of een artikel dat al eerder is vervangen door een ander artikel.
   
• Is opgave vervanging van een ander artikel mogelijk? In dit geval kan bij een (nieuw) artikel verwezen worden naar een voorganger.
     
• Is opgave van een alternatief artikel mogelijk? Bijvoorbeeld andere uitvoeringen van een bepaald artikel. Of een zelfde soort artikel van een ander merk.
    
• Is aanduiding eenmalig artikel mogelijk? Onder meer ter voorkoming dat artikel op besteladvies terecht komt.
   
• Is aanduiding uitlopend artikel mogelijk? Eveneens ter voorkoming dat artikel op besteladvies terecht komt.
    
• Is aanduiding incourant artikel mogelijk? We hebben het dan over een winkeldochter. 
     
• Is aanduiding commissie artikel mogelijk? Waarbij (veelal achteraf) commissie wordt uitgekeerd.
    
• Is aanduiding maakartikel mogelijk? Betreffend artikel wordt geproduceerd (als halffabrikaat of eindproduct) en niet ingekocht.
    
• Is aanduiding vervallen artikel mogelijk? Betreft artikel dan ut de handel is. Bij een betreffend artikel kan dan verwezen worden naar een vervangend artikel, zoals hiervoor al genoemd.

Zoekmogelijkheden

• De mogelijkheid om artikel op meerdere kenmerken op te zoeken binnen het ERP-systeem, te weten op: EAN code, eerste letters artikelomschrijving, een string (deel van omschrijving), serienummer, artikelgroep en overige zoekmogelijkheden.  

Voorraadgegevens

• Is minimum voorraad op te geven; in de regel wordt een artikel bij besteld of bij geprouceerd als de minimum voorraad is overschreden.
   
• Is maximum voorraad op te geven; bestellen of produceren van het artikel vindt dan plaats tot de maximum voorraad. 
   
• Is instellen van minimale en maximale bestelniveaus mogelijk; feitelijk als hiervoor, maar dan instelbaar per periode i.v.m. seizoensinvloeden.
     
• Is opgave van levertijd mogelijk; het gaat hier om de "norm" levertijd. Ingeval van meerdere leveranciers kunnen ook verschillende levertijden gelden, al dan niet mede afhankelijk van de inkoopcondities bij betreffende leveranciers.
   
• Is opgave van een voorraadeenheid mogelijk? Zoals stuks, M2, M3, liters, etc. Soms kan de voorraadeenheid afwijken van de bestel- of productie eenheid.
    
• Is opgave van een verkoopeenheid mogelijk? Indien afwijkend van de voorraadeenheid en als sprake is van een verkoopartikel (vanuit een ERP-systeem aangeduid als eindproduct).
     
• Kan een artikel meerdere verpakkingseenheden hebben? Zoals stuks, gros, dozijn, e.d.
   
• Kan per artikel een aantal decimalen opgegeven worden voor het bijhouden van aantallen? Bijvoorbeeld geen, twee of drie decimalen, als sprake is van bijvoorbeeld kilo's of liters.
     
• Automatisch berekenen van de gewenste minimum en maximum voorraad door het ERP-systeem? Op basis van de verkoop- en/of productiehistorie.

Prijsgegevens

• Bevat het ERP-systeem de volgende soorten prijzen: verkoopprijs, adviesprijs, inkoopprijs en een verkoopprijs per vestiging of filiaal?
     
• Zijn artikelprijzen te wijzigen per groep? Bijvoorbeeld via een percentage per artikelgroep.
   
• Zijn artikelprijzen automatisch te verhogen of te verlagen? Bijvoorbeeld op basis van een vast bedrag of percentage.

Prijs(product)etiketten

• Is afdrukken van prijsetiketten aanwezig in het ERP-systeem?
   
• Kunnen barcodes op de etiketten afgedrukt worden?
     
• Is de opmaak van de etiketten zelf in te stellen? Zoals de afmetingen. Kan specifiek voor de detailhandel het winkelvak op de etiketten komen.
   
• Kunnen automatisch prijsetiketten bij een prijswijziging opgevraagd worden? Voor de dan nog aanwezige voorraad.
   
• Kunnen de volgende artikelgegevens op de prijsetiketten vermeld worden? eenheid (verkoop en/of voorraad een heid), eenheidsprijs, verkoopprijs, individueel gewicht (ingeval voorverpakte artikelen, de netto hoeveelheid), ingrediënten (ingeval voorverpakte artikelen), land van herkomst kwaliteitsklasse, uiterste houdbaarheidsdatum of uiterste verkoopdatum. 

Artikel-/ schapkaarten

• Kunnen artikel-/schapkaarten afgedrukt worden?
     
• Is de afmeting van de artikel-/schapkaarten zelf in te stellen?
     
• Is de opmaak zelf in te delen?
     
• Kunnen de volgende velden op de artikel-/schapkaarten vermeld worden?  artikelomschrijving, instructie, barcode artikel, barcode artikelnummer van de leverancier en verkoopprijs.
   
• Is de artikel-/schapkaart 2-zijdig te beprinten?

Afmetingen en gewicht
Sommige artikelen kennen een nadere aanduiding (naast een aantal), te weten: 

• Lengte, breedte en hoogte;
     
• Gewicht; bruto- of netto gewicht;
   
• Tarragewicht; gewicht van de verpakking;
     
• Volume;

Specificatie artikel

• Kan een artikel nader gespecificeerd worden naar: merk, type, model, kwaliteitsklasse, assortiment (zie ook verderop eigenschappen assortimentsindeling), serienummers, maatbalken en kleuren.

Toevoegingen

• Kan een afbeelding toegevoegd worden aan een artikel? Het gaat er dan om dat een artikel wordt toegevoegd in de database (als binary bestand - blob).
     
• Kan bij een artikel verwezen worden naar een externe afbeelding? Bijvoorbeeld via een internet URL.
     
• Kan een geluidsfragment toegevoegd worden aan een artikel? 
     
• Kan een gedocumenteerde instructie (gebruiksaanwijzing) toegevoegd worden? 

Opslagen

• Kunnen opslagen opgenomen worden bij een artikel? Zoals: verwijderingsbijdrage, belastingen (met specificatie welke belastingen), statiegeld per verpakkingseenheid en eventueel overige opslagen.

Data

• Kunnen de volgende data bijgehouden worden: houdbaarheidsdatum, laatste inkoopdatum, laatste verkoopdatum, datum laatste inventarisatie.

Artikelgroepen

• Is sprake van vrij in te delen artikelgroepen?
   
• Is sprake van vrij in te delen artikelsubgroepen? Dus een nadere verbijzondering van artikelgroepen. 
    
• Kunnen grootboekrekeningen per artikelgroep toegewezen worden? Zodat de financiële verantwoordig geboekt wordt op de juiste rekeningen in het grootboek. Grootboekrekeningen voor onder meer:
  - voorraadrekening,
  - omzetrekening,
  - kostprijs van de verkopen,
  - voorraadverschillen in aantallen,
  - prijsverschillen inkoop.
     
• Kunnen opslagen per artikelgroep opgegeven worden?
     
• Kunnen per artikelgroep, of artikelsubgroep, defaultwaardes voor artikelen vastgelegd worden? Voor snel invoeren van artikelen. Denk aan opgave van defaultwaardes voor:  voorraadeenheid, verkoopeenheid, aantal decimalen en opslagen.
     
• Is een GPC indeling mogelijk? GPC staat voor Global ProductCode.
     
• Kan per artikelgroep verwezen worden naar een afdeling en categorie?

Leverancier

• Zijn per artikel meerdere leveranciers mogelijk en kan daarbij een voorkeursleverancier opgegeven worden?
     
• Kan per leverancier met een apart bestelnummer gewerkt worden?
     
• Kan een inkoopprijs per leverancier en eventuele bestelkosten opgegeven worden?
     
• Zijn (inkoop)prijzen in vreemde valuta mogelijk?
     
• Is een besteleenheid per leverancier op te geven en kan daarbij dus met een afwijkende besteleenheid gewerkt worden?
     
• Kan een levertijd per leverancier opgegeven worden?
    
• Kan gewerkt worden met een indicatie voor het hanteren van een vaste verkoopprijs? 

Voor uitgebreide informatie over leveranciersgegevens in relatie tot inkoop wordt verwezen naar het onderdeel "ERP Functies Inkoop Groothandel software" van deze "Wiki Functionaliteit ERP en Logistieke softwarepakketten".

Import artikelmutaties
Betreft elektronische gegevensuitwisseling van artikelmutaties met leveranciers. Zodat bepaalde artikelgegevens automatisch overgenomen kunnen worden vanuit het systeem van de leverancier.

• Is filteren van mutaties mogelijk bij aanlevering nieuw bestand? Zoals het automatich bepalen van verschillen met vorige versie van de aanlevering. Zodat alleen de mutaties bijgewerkt worden en niet telkens opnieuw het complete artikelbetand. 
     
• Is verwerken mogelijk op basis van typen artikelmutaties? Zoals alleen nieuwe artikelen, gewijzigde artikelen, artikelen met prijswijziging of vervallen artikelen. 
     
• Is er een flexibel (vrij te definiëren) importformaat? Wordt het importformaat voorgeschreven door de leverancier of kan het importformaat door de afnemer opgegeven worden. Een alternatief is een vertaaltabel tussen het formaat van de leverancier en de afnemer. Het ERP-systeem moet dan wel de mogelijkheid bieden om met dergelijke vertaaltabellen te werken.
     
• Is controleren van artikelmutaties mogelijk? Het gaat erom dat de juistheid van artikelmutaties (denk aan toegestane formaten van bepaalde velden) gecontroleerd wordt en dat er een verslag is van niet verwerkte artikelmutaties en geconstateerde fouten. Een functie om dergelijke fouten dan te kunnen herstellen en de artikelmutaties opnieuw te verwerken is dan wenselijk.
   
• Is markeren van niet muteerbare artikelengegevens mogelijk? Vooraf aan kunnen geven welke velden in het eigen artikelbestand beslist niet gemuteerd mogen worden.
   
• Is signaleren te controleren/wijzigen verkoopprijzen mogelijk? Na het automatisch wijzigen van de inkoopprijzen een voorstel geven om overeenkomstig de verkooprijzen aan te passen, al dan niet automatisch.  
      
• Is er een mutatieverslag met alle verwerkte mutaties? Zodat achteraf een goede controle mogelijk is op de juistheid en compleetheid van de ingelezen en verrwerkte mutaties.
     
• Hoe wordt het bestand van de leverancier ontvangen en ingelezen? In de meest optimale vorm is er een automatische koppeling op basis van een webservice (zoals een API) om ggegevens uitomatisch uit te wissselen tussen leverancier en afnemer. Een alternatief is bijvoorbeeld een bestand dat als bijlage bij een email uitgewisseld wordt.