Klantgegevens

• Kunnen meerdere betalingscondities vastgelegd worden? Het gaat om betalingscondities die aan klanten toegekend kunnen worden. Zoals: betaling 15 dagen netto, vooruitbetaling, onder rembours.
   
• Kunnen meerdere leveringscondities vastgelegd worden? Het gaat om leveringscondities die aan klanten toegekend kunnen worden, zoals: levering franco huis, afhalen.
     
• Kan gewerkt worden met meerdere verzendadressen? Oftewel per klant meerdere verzendadressen kunnen vastleggen. In de meest ideale vorm kan dan per (verkoop)orderregel een apart verzendadres toegekend worden voor uitlevering van artikelen aan klanten.
     
• Kan gewerkt worden met meerdere rayons? Op deze wijze kunnen klanten ingedeeld worden. Rayons kunnen gebruikt worden voor managementinformatie, indeling verkoopgebieden en aflevering.
     
• Kan gewerkt worden met meerdere branches? Op deze wijze kunnen klanten ingedeeld worden naar branche. Dit is van belang als geleverd wordt aan uiteenlopende branches, zoals autobranche, dienstverlenende bedrijven en detailhandel. Maar ook binnen bijvoorbeeld de detailhandel kan een onderverdeling gemaakt worden naar branches. In de meest eenvoudige vorm naar food en non-food.
    
• N.a.w.-gegevens klanten vastleggen? Van een ERP-systeem mag verwacht worden dat er een CRM-functie aanwezig is waar relatiegegevens (leveranciers, klanten, prospects) onderhouden kunnen worden en waarbij deze gegevens door alle onderliggende functies van het ERP-systeem gebruikt worden. Het gaat dan om n.a.w.-gegevens, maar ook contactpersonen en IBAN.
     
• Klantengroep vastleggen? Hiervoor zijn al branches en rayons genoemd om klanten in te delen. Klantengroepen zijn bedoeld om een eigen indeling te maken. In de meest eenvoudige vorm bijvoorbeeld naar consumenten en zakelijke afnemers. Of bijvoorbeeld naar overheid en bedrijfsleven. 
    
• Kredietlimiet per klant opgeven? Het gaat hier om een kredietimiet bedrag en ook datum en persoon die het limiet hebben vastgesteld. Op basis van functiescheiding via rechten en rollen kan er voor gezorgd worden dat alleen geautoriseerde medewerkers het kredietlimiet kunnen aanpassen. Dat laatste zou dan via een audittrail opgevraagd kunnen worden binnen het ERP-systeem. 
  
  Het kredietlimiet wordt vervolgens real-time gecontroleerd tijdens het invoeren van een verkooporder. Het limiet wordt hier afgezet tegen het bedrag van de verkooporder, reeds ingevoerde verkooporders en eventueel openstaande posten in de debiteurenadministratie. De bedoeling is dat niet zonder meer een verkooporder ingevoerd kan worden waardoor het kredietlimiet wordt overschreden. Dit laatste mag dan alleen het geval zijn na autorisatie door een bevoegde medewerker.
      
• Kortingscode per klant? Hierna komende verkoopprijzen en kortingen uitgebreid aan de orde. Het gaat er hier om een kortingscode toe te kennen aan klanten. Als meerdere klanten dezelfde kortingscode toegewezen krijgen hoeft maar eenmalig de korting te worden toegewezen aan betreffende kortingscode en hoeft dat niet per klant opgegeven te worden.
    
• Afwijkend factuur/afleveradres op te geven per klant? Dit betreft de mogelijk om, tijdens het vastleggen van een offerte, verkooporder of factuur een afwijkend factuuradres en/of afleveradres op te geven. In de praktijk wordt dit afgeraden als worden gewerkt met afzonderlijke debiteuren met hun eigen (adres)gegevens in bijvoorbeeld een CRM-module. Als gewerkt wordt met eenmalige klanten kan het gewenst zijn per order of factuur een afwijkend adres op te geven.Binnen de boekhouding wordt dan gebruik gemaakt van een verzameldebiteur.
     
• Mailingcodes en interessegebieden opgeven per klant? Hiervoor is al de mogelijkheid genioemd klanten in te delen naar rayons, branche en klantengroepen. Met behulp van mailingcodes en interessegebieden kan een nadere onderverdeling gemaakt worden. 
  
  Artificial Intelligence (AI) en machine learning: Op basis van deze techniek kunnen interessegebieden automatisch toegewezen worden aan klanten op basis van reeds gedane verkopen. Zelfs het surfgedrag van een (potentiële) gebruiker kan van invloed zijn op het toewijzen van interessegebieden. Het is altijd aan te bevelen na te gaan in hoeverre uw leverancier van ERP-pakketten rekening houdt met dergelijke ontwikkelingen.