CRM Relatiebeheer gaat (veel) verder dan louter klantbeheer en het daarbij registreren van de klantgegevens. Leveranciers, partners en uitvoeringsinstanties zijn ook voorbeelden die vallen onder relatiebeheer. En wat te denken van relaties van kantoorcliënten, zoals kantoor belastingdienst, notaris en bankrelatie. Dit alles met de mogelijkheid om afzonderlijke contactgegevens te registreren.

Functionaliteit CRM relatiebeheer

• Is er onderscheid naar soort van relaties?
  Zoals cliënten, leveranciers, uitvoeringsinstanties als Banken, Belastingdienst, KVK of UWV.
   
• Is er onderscheid naar rechtsvorm van de relatie?
  Zoals Eenmanszaak, Vennootschap onder Firma (VOF), BV, NV, Stichting, Vereniging of Coöperatie.
   
• Is er onderscheid tussen bedrijven en natuurlijke personen?
  Denk aan natuurlijke personen (particulieren) waarvoor een Belastingaangifte IB wordt verzorgd. En een bedrijf waarvoor een aangifte VPB wordt verzorgd.
   
• Zijn partnergegevens (bij particulieren) vast te leggen en gekoppeld?
  Enerzijds gaat het om vastleggen van gegevens, zoals naam en contactgegevens en anderzijds om de koppeling tussen particulieren. Dat laatste kan van toepassing zijn bij het afhandelen van een belastingaangifte, zoals voor de inkomstenbelasting. Bij deze laatste worden in de regel ook partnergegevens opgegeven. 

• Kunnen contactpersonen geregistreerd worden?
  Het gaat erom dat ter relatie meerdere contactpersonen geregistreerd kunnen worden. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld aparte contactpersonen geregistreerd worden voor de inkoop, boekhouding en marketing.
   
• Kan telefoonnummer en e-mailadres per contactpersoon vastgelegd worden?
  Een contactpersoon via een direct telefoonnummer (steeds meer een mobiel nummer) en emailadres is wel zo handig. Dat scheelt doorverbinden en in de wacht staan.
   
• Kan een afdeling en functie per contactpersoon vastgelegd worden?
  Naarmate een relatie groter is, denk aan een bank, is het handig per contactpersoon de afdeling en functie vast te leggen.
   
• Zijn er vrije velden mogelijk voor contactpersonen?
  Het gaat dan om zelf te kiezen kenmerken.
   
• Kunnen relaties van cliënten worden vastgelegd?
  Zoals belastingdienst, notaris en bankrelatie van een cliënt.
   
• Is een holdingstructuur vast te leggen?
  Denk aan een persoonlijke holding met een werkmaatschappij of uitgebreider een moedermaatschappij met meerdere werkmaatschappijen.
   
• Kunnen specifieke accountancygegevens worden vastgelegd?
  Zoals bij een relatie de fiscale nummers en de rechtsvorm.
   
• Kunnen specifieke gegevens vastgelegd worden in het kader van SBR?
  Denk aan ‘vaste’ gegevens voor een SBR-jaarrekening of kredietrapportage?
   
• Kan de gebruiker zelf velden toevoegen aan het CRM systeem om het op deze manier volledig passend te maken voor het kantoor?
  Denk aan branchegerichte kenmerken per cliënt. Bijvoorbeeld voor de agrarische sector of de horeca.
   
• Kunnen relatiegegevens gebruikt worden in andere pakketten?
  En zo ja in welke andere pakketten. Dit is een fundamenteel punt waarop de eigenschappen onder “gegevensuitwisseling” en “koppelingen” ook betrekking zullen hebben. Denk aan het automatisch uitwisselen van relatiegegevens op basis van API-techniek. En de toepassingen waarmee gegevensuitwisseling mogelijk is, zoals een boekhoudsysteem of fiscale aangiftesoftware voor de IB- en VPB-aangifte.
  
  Het is dan de bedoeling dat bijvoorbeeld een nieuwe relatie of een adreswijziging automatisch doorgevoerd wordt in alle gekoppelde systemen. Met als belangrijkste doel dat een accountants- of administratiekantoren slechts binnen één softwaresysteem relatiegegevens hoeft te onderhouden. 

• Kunnen (kantoor)medewerkers gekoppeld worden aan een relatie?
  Zodat er inzicht in door welke medewerkers een relatie ondersteund wordt. Dat is natuurlijk handig als een relatie contact met het kantoor opneemt. En anderzijds inzicht in welke relaties door een bepaalde medewerker ondersteund worden. Dat is bijvoorbeeld handig als een medewerker plotseling afwezig is voor langere tijd en nagegaan moet worden welke cliënten daarover geïnformeerd moeten worden.
  
  
• Is registratie van afspraken aanwezig?
  Dit sluit aan op het hiervoor genoemde punt (koppelen van medewerkers aan relaties). Er is dan inzicht welke afspraken voor een bepaalde relatie lopen.

• Is er een koppeling met agendabeheer?
  Bijvoorbeeld met MS Outlook. Op deze wijze kunnen afspraken vanuit de agenda opgenomen worden in het relatiebeheer en omgekeerd vanuit het relatiebeheer in de agenda.
   
• Is een automatische synchronisatie van afspraken en agendabeheer mogelijk?
  Afspraken lopen dat altijd synchroon.
   
• Is raadplegen van een persoonlijke agenda van een medewerker aanwezig?
  Waarbij de medewerker inzicht heeft in zijn of haar afspraken.
   
• Is raadplegen van de agenda van andere medewerkers aanwezig?
  Waarbij een of bepaalde medewerkers (bijvoorbeeld een leidinggevende) toegang hebben tot de agenda van andere medewerkers. Dit kan handig zijn om de aanwezigheid van een medewerker na te gaan of het inplannen van afspraken.
    
• Is er de mogelijkheid om de 'stand van zaken' op een bepaald moment te bevriezen en archiveren?
  Bijvoorbeeld om de stand van zaken na te kunnen zien van het moment van een controle in het verleden.
   
• Cockpit vanuit relatie(kaart) en gegevens vanuit de relatie(kaart) opvragen?
  De relatiekaart is dan in feite de centrale cockpit voor alle onderliggende gegevens. In de meest optimale vorm met de mogelijkheid direct door te zoomen naar onderliggende administratiesystemen.
  
  Voor dit laatste is “Single sign-on” van belang, zodat niet per administratiesysteem opnieuw een gebruikersnaam en wachtwoord opgegeven hoeft te worden. Zie ook hetgeen hierover wordt genoemd bij “Gegevensuitwisseling”.