Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Wiki Practice management accountancy

Portaalfunctionaliteit

Een portaalsysteem is een internettoepassing waarmee met name gecommuniceerd kan worden met bijvoorbeeld cliënten en medewerkers. Ingeval van cliënten hebben we het dan over een ‘cliëntportaal’. De tegenhanger van een ‘cliëntportaal is een medewerkersportaal, waarmee met behulp van internet gecommuniceerd wordt binnen de organisaties. Voor dit laatste wordt regelmatig Microsoft Sharepoint en Microsoft Teams ingezet.

Een portaal wordt ook beschouwd als een verlengstuk van bestaande administratieve toepassingen, zoals een boekhoudpakket, salarisadministratie, rapportagesysteem of bijvoorbeeld fiscale aangiftesoftware. 

Een portaalsysteem kan een zelfstandig systeem zijn (waarop dit onderdeel is gebaseerd). Daartegenover wordt steeds vaker portaalfunctionaliteit geïntegreerd in bestaande (on-line) boekhoud-, salaris/HRM- en fiscale aangiftesoftware. 

Bij salarissoftware wordt gesproken over Employee Self Services (ESS) die via internet beschikbaar worden gesteld. ESS maakt vandaag de dag standaard onderdeel uit van (online) salaris- en HRM-software en is door ons niet (meer) als functionaliteit van een portaalsysteem opgenomen.

Portaalfunctionaliteit

  • Is sprake van een medewerkersportaal?

  • Is sprake van een cliëntportaal?

  • Is accorderen mogelijk door cliënten?
    Documenten klaarzetten voor cliënten die vervolgens betreffende documenten accorderen. Zoals aangiftes richten de Belastingdienst, een jaarrekening of bijvoorbeeld een kredietrapportage voor de bank. Accorderen hangt samen met de hierna genoemde Workflow- en alert functies en Digitaal ondertekenen.

  • Zijn Workflow- en alert functies aanwezig?
    Met name als het portaalsysteem wordt gebruikt om te accorderen (zie hiervoor) zijn workflow- en alert functies van belang. Het ontvangen van een BTW aangifte binnen een portaal moet een melding aan een cliënt tot gevolg hebben dat deze aangifte beoordeeld en goedgekeurd moet worden. Ook moet bewaakt worden dat een BTW aangifte tijdig wordt goedgekeurd en ook tijdig aan de Belastingdienst wordt gezonden.

  • Zijn content managementfuncties opgenomen?
    De mogelijkheid voor gebruikers om zelf content (bijvoorbeeld berichten en documenten) toe te voegen binnen het portaalsysteem. Deze berichten en documenten kunnen dan ontsloten worden via bijvoorbeeld intranet functies (voor eigen medewerkers) en extranet functies (voor derden, zoals uw cliënten).

  • Is uitwisselen van gegevens met uitvragende partijen mogelijk?
    Zoals het elektronisch uitwisselen van gegevens, zoals een aangifte BTW aan de Belastingdienst of een kredietrapportage aan de banken voor cliënten.

  • Is een digitaal cliëntarchief aanwezig?
    Het gaat hier om het digitaal opslaan van documenten in relatie tot cliënten. Naast rapportages kan ook andere informatie van (en door!) cliënten digitaal opgeslagen en beschikbaar gesteld worden. Er wordt dan ook wel gesproken over een “Digitale kluis”. Denk aan een dienstverband overeenkomst of een verslag van een beoordelingsgesprek. Maar ook aan verslagen van bijvoorbeeld adviesgesprekken die met een cliënt zijn gevoerd.

    Digitaal archief is opgenomen als functionaliteit van portaalsoftware. Er is echter ook software op de markt die online (digitaal) documentbeheer voor cliënten centraal stelt. Ook die software hebben we in dit rapport opgenomen. Het kan dan ook gaan om online oplossingen, waarbij een cliënt (denk ik dit kader ook aan een persoon) de regie voert. Zeg maar de hiervoor genoemde “Digitale kluis”.

    Gericht op een intranet en digitaal archief worden toepassingen als Microsoft Sharepoint en Microsoft Teams steeds meer ingezet. Feitelijk als een document management systeem.

    Voor het kantoor zelf verwijzen we ook naar de functies voor dossierbeheer en documentbeheer die al eerder zijn besproken in dit rapport.

  • Is mobile computing aanwezig?
    Hiermee worden functies bedoeld die afgestemd zijn op het werken met smartphones en tablet PC’s. Ook wel aangeduid als Mobile computing. Dergelijk producten hebben een kleiner scherm dan een standaard werkstation op een vaste werkplek. Weer te geven informatie wordt daar dan specifiek op afgestemd.

    Websites en webapps worden vandaag de dag veelal ‘responsive’ ontwikkeld. Dat wil zeggen dat de weer te geven informatie aangepast is aan het schermformaat. Bijvoorbeeld op een groter scherm in kolommen naast elkaar en op een kleiner scherm onder elkaar. De vraag hierbij is altijd of het weergeven van bepaalde informatie zich wel leent voor een kleiner scherm. Denk bijvoorbeeld aan het weergeven van een uitgebreide saldi- of kolommenbalans met tussentotalen. Als het gaat om een kleiner scherm valt te overwegen de saldi beknopter weer te geven, al dan niet in de vorm van een dashboard met bijvoorbeeld alleen eindsaldi. Een web toepassing die responsive is valt dus niet per definitie onder "mobile computing".

  • Is digitaal ondertekenen opgenomen?
    Naast het accorderen van documenten, bijvoorbeeld door het zetten van een vinkje door een gebruiker, vindt ook het digitaal ondertekenen van documenten door cliënten steeds meer plaats. Digitaal ondertekenen wordt daarom genoemd als mogelijke functie van portaalsoftware. 

  • Is sprake van Single sign-on?
    Van Single sign-on (SSO) is sprake als een gebruiker inlogt in een applicatie en daarmee automatisch toegang heeft tot andere applicaties, ongeacht platform en technologie. Zonder dat de gebruiker per applicatie een apart wachtwoord hoeft op te geven.

  • Is 2-factor authenticatie aanwezig?
    2-factor authenticatie (2FA) is bedoeld als een veilige(re) manier van authenticatie. De identiteit van een gebruiker wordt hierbij vastgesteld door middel van twee factoren. Dit betekent dat je naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord, nog een tweede factor nodig hebt. Dit kan in de vorm van een code die via een authenticator naar je smartphone wordt toegestuurd. Maar een vingerafdruk, een melding die je accepteert in een mobiele app of gezichtsherkenning kan ook een tweede factor zijn.
      


Thema Practice management

Met opvragen practice management software, laatste nieuws en artikelen.
Naar Thema Practice management software...
    

Rapport: Practice management voor de accountancy

Dit rapport is gericht op Practice management software voor de accountancy. Bij de selectie van dergelijke systemen staat voorop dat deze in ruime mate afgestemd zijn op de werkwijze binnen een accountantskantoor. Ook is aandacht voor aparte oplossingen m.b.t. “Compliance en cliëntacceptatie”, "Digitaal ondertekenen" en "Portaalsystemen".
Naar opvragen gratis rapport: practice management voor de accountancy...
  

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI practice management software te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED