Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Budgettering

Het vastleggen van budgetten binnen boekhoudsoftware wil zeggen dat een voorspelling c.q. prognose wordt opgegeven van in de regel verwachte kosten en opbrengsten. De termen budgetten en begroten worden hierbij nogal eens door elkaar gebruikt. In de praktijk is dat laatste meestal geen punt. Formeel gezien kan gesteld worden dat een budget taakstellend is (je moet je er aan houden, c.q. binnen het budget blijven) en een begroting richtinggevend is. In relatie tot de boekhouding wordt veelal gesproken over een exploitatiebegroting, zowel bestaande uit het begroten van kosten als opbrengsten. De term begroting wordt ook vaak gebruikt in relatie tot een projectenadministratie, waarbij een begroting dan regelmatig voorafgegaan wordt door een projectcalculatie.

Budgetten zijn zeker niet alleen van belang bij grote organisaties. Ook voor een klein MKB-bedrijf of een zzp'er kan het verstandig zijn voor aanvang van een boekjaar een eenvoudig budget op te stellen. Zo heb je in de loop van het jaar in beeld of bijvoorbeeld de gemaakte kosten overeenkomstig de verwachting zijn. En kun je proberen bij te sturen als dat laatste onverhoopt niet het geval mocht zijn.

Voor het werken met budgetten kunnen binnen boekhoudsoftware de volgende eigenschappen onderscheiden worden:

  • Is een budget per grootboekrekening mogelijk? Dit is een basisfunctionaliteit die in elk standaard boekhoudpakket verwacht mag worden. In de meest eenvoudige situatie kan een jaarbudget opgegeven per boekjaar. Er wordt dan vanuit gegaan dat het jaarbudget evenredig van toepassing is op de onderliggende periodes. Dat laatste betreft dan meestal een maand,maar kan  bijvoorbeeld ook een kwartaal zijn. De wat uitgebreidere pakketten bieden de mogelijkheid om een budget per periode op te geven of (en dat is soms handiger) een procentuele verdeling van het jaarbudget, gerelateerd aan het aantal boekingsperiodes in een boekjaar. Het totaal moet dan uitkomen op 100%. Door deze laatste werkwijze kan bijvoorbeeld rekening gehoden worden met seizoensinvloeden. Budgetten worden meestal gebruikt voor het bewaken van de kosten, maar het is zeker ook mogelijk om met een budget bij opbrengsten te werken. In dat laatste geval zal dan in de regel sprake zijn van een (verkoop)prognose en niet van een taakstellend budget.

    De eigenschappen hierna zijn in de regel van toepassing op wat grote(re) organisaties. Maar ook hier weer geldt: uitzonderingen bevestigen de regel.
     
  • Is een budget per kostenplaats mogelijk? Er is dan sprake van dezelfde mogelijkheden als hiervoor, maar dan op het niveau van grootboekrekening in combinatie met kostenplaatsen. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld de kosten per afdeling bewaakt worden.
     
  • Is opgave van budgetten op andere niveau’s mogelijk? Zo ja, specificeren welke niveaus’s. De grote(re) boekhoudpakketten werken veelal met meerdere boekingsdimensies. Het is dan handig als budgetten opgegeven kunnen worden op het niveau van deze boekingsdimensies. Voor de verdeling van budgetten over boekingsdimensies kan ook het principe van een kostenverdeelstaat gevolgd worden. 

  • Is opgave van een budget in bedragen en eenheden mogelijk? Zoals een budget in aantallen. In de meeste gevallen wordt gewerkt met een budget in bedragen. Als het boekhoudpakket ook de mogelijkheid biedt om aantallen te registreren kan het gewenst zijn een budget in aantallen op te geven. Denk bijvoorbeeld aan het aantal kilimeters dat gereden mag worden met een bedrijfsauto. Maar we hebben het dan wel over uitzonderingen.

  • Is er een waarschuwing bij overschrijding van een budget bij het vastleggen van boekingen? Vanzelfsprekend biedt het boekhoudpakket een periodieke rapportage waarbij werkelijke kosten of opbrengsten afgezet worden tegen de eerder vastgelegde budgetten. Een dergelijke rapportage kan naar meerdere gezichtspunten opgevraagd worden als het goed is. Bijvoorbeeld per periode, cumulatief t/m een bepaalde boekingsperiode en wellicht meerdere periodes naast elkaar ter vergelijking. Dit laatste kan betrekking hebben op eenvolgende periodes binnen een boekjaar. Maar bijvoorbeeld ook dezelfde periodes uit meerdere boekjaren. Het is prettig als en budgetoverschrijding zo vroeg mogelijk in de tijd gemeld worden. Dat kan bijvoorbeeld bij het registreren van boekingen binnen het boekhoudpakket. Omdat vandaag de dag steeds meer boekingen automatisch plaatsvinden op basis van robotic accounting is een alternatief een budgetoverschrijding te melden op een financieel dashboard, al dan niet van bepaalde medewerkers (denk bij dit laatste aan een aparte budgethouder). Een mogelijkheid is natuurlijk ook dat het boekhoudsysteem automatisch een bericht stuurt aan betreffende budgethouder(s) als sprake is van een overschrijding.

  • Ondersteunt het boekhoudpakket meerdere budgetversies? Soms is het gewenst meerdere budgetversies vast te leggen. Bijvoorbeeld een oorspronkelijk budget voor aanvang van een nieuw boekjaar en een of meer bjigestelde budgetten in de loop van een boekjaar. Het is dan niet de bedoeling dag een oorspronkelijk budget wordt overschreden, maar dat juist inzicht blijft in de meerdere, herziene, budgetversies. 

  • Kan gewerkt wordt met “nog te besteden” (forecast), naast het budget? Dit om inzicht te hebben in het voorlopige resultaat. Een forecast komen we met name tegen bij projectmatig werkende organisaties. Naast een (al dan niet herzien) budget of begroting kan als in de loop van het jaar met een forecast gewerkt worden. We leggen dit uit aan de hand van een eenvoudig voorbeeld:

    We hebben een jaarbudget van 15.000 euro voor reclamekosten. Gemakshalve gaan we uit van een jaarbudget dat gelijkmatig over de maanden van het boekjaar (gelijk aan kalenderjaar) is verdeeld, dus elke maand 1.250 euro. Stel dat de werkelijke reclamekosten t/m juni van het betreffende boekjaar 7.800 euro bedraagt. Dat betekent 2 dingen:
    1. Uitgaande van het jaarbudget is er nog een vrije (budget)ruimte van 7.200 euro voor de resterende 6 maanden.
    2. Uitgaande van het budget berekend t/m juni is er een budgetoverschrijding van 300 euro.

    Maar beide feiten zeggen zonder verdere beschouwing eigenlijk niet zoveel. Want wordt in de tweede helft van het jaar wat minder uitgegeven of is de uitgegeven 7.800 euro ook representatief voor de 2e helft van het jaar. Laten we veronderstellen dat het uitgavenpatroon in de eerste 6 maanden ook representatief is voor de 2e helft van het jaar. Dan is dus onze verwachting dat we in de tweede helft van het jaar ook 7.800 euro uitgeven. En dat laatste is wat we noemen "nog te besteden", oftewel onze forecast van dat moment. Door nu ons jaarbudget van 15,000 euro af te zetten tegen de reeds uitgegeven reclamekosten van 7.800 euro EN het nog te besteden bedrag (onze forecast) van 7.800 euro, kunnen we voorspellen dat de budgetoverschrijding aan het einde van het jaar 600 euro zal bedragen. Op basis daarvan kunnen we zo nodig nog maatregelen proberen te nemen om de reclamekosten te verminderen of om het budget bij te stellen. En bij dat laatste biedt het werken met meerdere budgetversies weer uitkomst. Als echter sprake was van een taakstellend oorspronkelijk budget weten we in elk geval dat we een overschrijding van 600 verwachten en kunnen we maatregelen nemen om de komende uitgaven aan reclamekosten te verminderen.

    Zonder opgave van een goede forecast is het dus niet duidelijk wat de echte stand van zaken tussentijds is. Want voor het zelfde geld was het nog te besteden bedrag 7.000 euro voor de resterende maanden en waren maatregelen geheel niet nodig.

    Bovenstaande is puur illustratief om de mogelijkheid van een forecast te bespreken.

  • Kunnen budgetten worden toegewezen aan budgethouders? Het werken met budgethouders is heel gewoon bij met name wat grotere organisaties. Maar denk bijvoorbeeld ook aan (semi)overheden. Het is dan de bedoeling dat een budget toegewezen kan worden aan de budgethouder. Door middel van autorisatie kan dan bijvoorbeeld een budget geautoriseerd worden door betreffende budgethouder en is dat ook inzichtelijk in het boekhoudpakket. Zeker als gewerkt wordt met meerdere boekingsdimensies kunnen verschillende budgetten natuurlijk betrekking hebben op meerdere budgethouders. Denk bijvoorbeeld aan een budgethouder per afdeling.

  • Zijn nieuwe budgetten automatisch te genereren? Bijvoorbeeld op basis van een op te geven percentage, met als basis de budgetbedragen van afgelopen boekjaar. Het opgeven van (nieuwe) budgetten kan een redelijk intensieve bezigheid zijn. Zeker als gewerkt wordt met budgetten die verdeeld worden over meerdere boekingsdimensies, zoals de hiervoor genoemde afdelingen. Hadig is als dan met één druk op de knop budgetten van een nieuw boekjaar automatisch gegenereerd kunnen worden op basis van al bestaande budgetten van een afgelopen boekjaar. Op basis van een op te geven percentage zouden dan alle bestaande budgetten verhoogd (of natuurlijk verlaagd) kunnen worden om te komen tot de budgetbedragen voor een nieuw boekjaar. Met daarna uiteraard de mogelijkheid om budgetten met de hand bij te stellen. 

  • Wordt rekening gehouden met aangegane verplichtingen? Een budget kan voor een deel bepaald worden door reeds aangegane verplichtingen. Denk aan een huurovereenkomst of een leasecontract. Software voor het opstellen van budgetten kan dan automatisch rekening houden met aangegane verplichtingen.  

  • Worden alle budgetmutaties bijgehouden door het pakket? Is dus in te zien wie budgetmutaties invoert en wanneer? Als sprake is van een eenmanszaak of een bedrijf met slechts één persoon die toegang heeft tot de boekhouding is het duidelijk wie een eventuele budgetwijziging invoert. We hebben het dan niet direct over meerdere budgetversies, maar over het muteren (feitelijk overschrijven) van een bestaande budgetbedrag. Als meerdere personen toegang hebben tot de mogelijkheid om budgetbedragen te muteren (al dan niet op basis van rechten en rollen) dan kan het gewenst zijn achteraf inzicht te hebben wie budgetmutaties ingevoerd hebben. Zeker als na verloop van tijd discussie ontstaat over een opgegeven budget. Een eenvoudige en effectieve oplossing is dat het bijhouden van budgetmutaties, waarbij per mutatie in elk geval de wijziging van het budgetbedrag, datum en gebruiker wordt vastgelegd. Mogelijk aangevuld met een reden van wijziging. Dan is er achteraf feitelijk een audittrail die inzicht geeft in wie welke budgetmutaties heeft doorgevoerd. 

    Organisatorisch is dan wel van belang dat elke gebruiker van het boekhoudsysteem beschikt over eigen toegangsgegevens (zo mogelijk met een 2-factor authenticatie). 

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier budgetten ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 

 

 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-7-2019 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED