Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Verkoopfacturen

Een eerste aandachtspunt is dat lang niet alle boekhoudpakketten standaard een functie voor het maken en verzenden van uitgaande (verkooop)facturen bevat. Lang niet alle bedrijven factureren vanuit hun boekhoudsoftware, maar bijvoorbeeld van een branchegerichte toepassing of bijvoorbeeld webwinkelsoftware. Een groothandel maakt in de regel gebruik van software voor de groothandel met modules als inkopen, voorraad- en magazijnbeheer en verkoopfacturen. Een dienstverlenende organisatie (denk aan een accountantskantoor, advocatenkantoor of belastingadvieskantoor) hebben in de regel aparte software voor het registreren van (declarabele) uren en declaraties (facturen). Een bouwbedrijf werkt met software voor een projectenadministratie, mede om te factureren. En bijvoorbeeld een installatiebedrijf gebruikt een werkorderadministratie om te factureren. Tot slot zijn er nog de ERP-toepassingen die zowel functies voor de boekhouding bevatten als factureren.

Mede gericht op boekhoudsoftware kunnen voor uitgaande verkoopfacturen de volgende functies en eigenschappen onderscheiden worden:

Basisgegevens en algemene eigenschappen:

  • Wordt er voor de facturering een artikelbestand gebruikt? Of een soortgelijk tarievenbestand op basis waarvan factuurregels samengesteld kunnen worden. In de meest simpele vorm bestaat een factuurregel om een omschrijving, bedrag, BTW-code en omzetrekening. Die elementen kunnen natuurlijk per factuurregel telkens handmatig ingegeven worden. Als het gaat om een paar facturen per jaar is dat natuurlijk goed te doen. Maar als je wat vaker factureert is het handig om dat te doen op basis van een artikel- of soortgelijk bestand. Je kunt in een dergelijk bestand meerdere artikelen of bijvoorbeeld diensten opnemen met elk hun eigen omschrijving, prijs c.q. tarief, BTW-code en grootboekrekening. Op deze wijze komen factuurregels nagenoeg automatisch tot stand met natuurlijk de mogelijkheid om een te factureren aantal op te geven en de andere elementen, zoals de prijs, handmatig aan te passen.

  • Kunnen de prijzen naar keuze in- of exclusief BTW worden opgegeven? Detaillisten en dienstverleners aan consumenten  (B2C) factureren in de regel prijzen c.q. tarieven inclusief BTW. Factureren aan het bedrijfsleven (B2B) gebeurt in de regel met prijzen c.q. tarieven exclusief BTW. 

    Bij tarieven per factuurregel inclusief BTW (al dan niet op basis van een artikelbestand, zoals hiervoor genoemd) wordt de BTW dan vanuit het factuurregelbedrag berekend. Stel we hebben een tarief van 121 euro inclusief BTW en een BTW-percentage van 21% dan is de BTW logischerwijs 100 euro. Bij niet zulke ronde tarieven kunnen er kleine afrondingsverschillen ontstaan bij het berekenen van de BTW. Dit laatste wordt uitgebreid behandeld in onze WIKI UBL Binnenlandse BTW, Tarieven inclusief BTW EN afrondingsverschillen.  
      
  • Kunnen de prijzen per ingangsdatum worden vastgelegd? Prijswijzigingen vinden in de regel plaats per 1-1, maar kunnen natuurlijk ook tussentijds doorgevoerd worden. Als gewerkt wordt met een klein artkelbestand en er geen sprake is van een achterstand bij het maken en verzenden van uitgaande facturen kunnen op enig moment de prijzen c.q. tarieven aangepast worden die vervolgens als basis dienen voor de facturering. Als met een aanzienlijk aantal artikelen gewerkt wordt (bijvoorbeeld meer dan 100) of als sprake is van een achterstand bij factureren en oude tarieven ook nog gebruikt moeten worden is het handig als de prijzen per ingangsdatum vastgelegd kunnen worden per artikel. Afhankeijk van de factuurdatum (of orderdatum) kan dan automatisch de juiste prijs opgehaald worden (dus van voor en na de prijswijziging). Een ander voordeel is dat toekomstige prijswijzigingen alvast ingevoerd kunnen worden zonder consequenties voor de huidige facturering. Zo hoeft u bijvoorbeeld niet op nieuwsjaardag snel nog prijswijzigingen te hoeven invoeren die per 2 januari ingaan. 

    Voor de zekerheid even het volgende voorbeeld:
    Artikel: "Handleiding boekhoudsoftware" met de volgende prijzen:
    00-00-0000 25 euro (excl BTW), de initieel ingegeven verkoopprijs.
    01-01-2019 26 euro (excl. BTW), dus de prijs die geldt vanaf 01-01-2019.
    Als deze handleiding boekhoudsoftware wordt gefactureerd op 15-12-2018 wordt 25 euro in rekening gebracht en als deze handleiding boekhoudsoftware wordt gefactureerd op 2-1-2019 wordt 26 euro in rekening gebracht. 
    Er van uitgaande dat deze prijswijziging vóór 01-01-2019 is ingebracht. Een mogelijkheid is natuurlijk ook dat de orderdatum geldt als peildatum voor het bepalen van de juiste verkoopprijs. 

  • Is het mogelijk om automatisch prijswijzigingen door te voeren? Stel dat alle verkoopprijzen of tarieven die u aan relaties in rekening brengt met 2% stijgen. En u heeft daarbij tientallen of meer artikelen iof diensten. Dan is het zonde van de tijd om de prijswijzigingen handmatig door te voeren. Vraag dan aan uw leverancier van boekhoudsoftware (of van aparte factuursoftware als dat van toepassing) naar de mogelijkheid om automatisch prijswijzigingen door te voeren. Aandachtspunten daarbij zijn:
    - Het kunnen opgeven van een 2% verhoging of verlaging van de prijs.
    - Het kunnen afronden op bijvoorbeeld ronde prijzen (bijvoorbeeld per 5 cent of misschien wel in hele euro's).
    - De prijswijziging te laten gelden per een bepaalde ingangsdatum (zie punt hiervoor).

  • Worden artikelen gekoppeld aan het grootboek? Zo ja, specificeren op welke wijze. Al eerder is genoemd het opgeven van een grootboekrekening per factuurregel of bij een artikel. Als het gaat om veel artikelen (of diensten) is een mogelijke optie om te werken met arikelgroepen en op basis daarvan betreffende grootboekrekening (opbrengst) te koppelen. 

    Interessant kan ook zijn de opbrengstrekening in het grootboek mede te laten bepalen door het feit of aan een afnemer BTW in rekening wordt gebracht. Of dat sprake is van de ICT (intracommunautaire transacties in de EU)  regeling. En als gewerkt wordt met kostenplaatsen of een of meer andere boekingsdimensies is het wellicht gewenst de opbrengst daar naar te laten verbijzonderen.

    Bespreek de mogelijkheden met uw leverancier van betreffende boekhoudsoftware.

  • Is vreemde valuta mogelijk? Vreemde valuta is uitgebreid aan de orde geweest via de WIKI Boekhoudsoftware thema Vreemde valuta en cryptocurrency binnen boekhoudsoftware. Als het gewenst is om in vreemde valuta verkoopfacturen samen te stellen is het van belang dat per factuur bepaald wordt in welke valuta gefactureerd wordt. Een goede optie is om dit vooraf vast te leggen bij de betreffende klant (debiteur). Vervolgens moeten de prijzen c.q. tarieven ook per factuurregel in betreffende valuta vastgelegd kunnen worden. Als gewerkt wordt met een apart artikelbestand met prijzen of tarieven kan de prijs in betreffende valuta omgerekend worden tijdens het vastleggen van een factuurregel op basis van een juiste koers. Deze laatste koers kan dan handmatig opgegeven worden of automatisch bepaald aan de hand van een valuta koerstabel. In de meest uitgebreide vorm kan de prijs per artikel in meerdere valuta opgegeven worden. Bij het verwerken van de verkoopfactuur in de administratie moet zowel de vreemde valuta als de lokale valuta (we veronderstellen de Euro) geregistreerd worden.
       
  • Vindt er een kredietwaardigheidscontrole plaats tijdens het invoeren van orders of facturen? Een kredietwaardigheidscontrole komen we in de regel tegen bij groothandelsbedrijven of detailhandel die dure artikelen (denk aan mobiele telefoons, al dan niet met een abonnement) aan consumenten leveren op rekening of op afbetaling. Vanuit de software zou een koppeling kunnen plaatsvinden met een extern bureau dat kredierwaardigheid controleert, al dan niet samen met een advies over de hoogte van het krediet. Bij de klant (debiteur) wordt dan meestal een kredietlimiet vastgelegd. Zie ook WIKI boekhoudsoftware thema debiteuren- en crediteurenadministratie binnen boekhoudsoftware. Controle op beschikbaar kredietlimiet vindt zo mogelijk plaats bij het maken van een offerte of order. In elk geval in zo'n vroeg mogelijk stadium. Controle kan ook plaatsvinden bij het invoeren van een factuur, maar dan is bij overschrijding het artikel of de dienst vaak al geleverd.

    Controle van een beschikbaar kredietlimiet wordt in de regel als volgt bepaald:
    Bedrag kredietlimiet minus Openstaand factuurbedrag van de debiteur minus Lopende orders. 

  • Kan gewerkt worden met eenmalige debiteuren? In verreweg de meeste gevallen wordt voor elke klant een nieuwe debiteur aangemaakt met bijbehorende basisgegevens. Achteraf is dan inzichtelijk welke facturen aan betreffende klant zijn gezonden en bijvoorbeeld welke facturen nog open staan. Als sprake is van veel eenmalige klanten met het zelfde karakter (bijvoorbeeld altijd binnenland) kan het handig zijn te werken met een verzameldebiteur. Facturen, openstaande posten en betalingen worden dan verwerkt via deze verzameldebiteur. Een aandachtspunt is dat een rekeningoverzicht of aanmaning dan per factuur afgehandeld moet kunnen worden door het boekhoudpakket. Want je hebt er natuurlijk niets aan om een aanmaning te sturen aan een "verzameldebiteur". Voor de meest gedetailleerde werkwijze en inzicht wordt niet aangeraden om te werken met verzameldebiteuren. Je kunt dan bijvoorbeeld niet per klant de omzet zien via het boekhoudpakket.

  • Kunnen kortingsafspraken voor debiteuren vastgelegd worden? Zo ja, specificeren op welk niveau. Over kortingsafspraken (en toeslagen) kunnen we wel een eigen WIKI maken met vele pagina's. In de meest simpele vorm geniet een klant een bepaalde percentage korting op alle geleverde goederen en/of diensten. Al iets uitgebreid is per klant een korting toe te kennen per productgroep en zelfs per artikel. Een kortingsafspraak kan gelden voor een bepaalde periode. Er kan gewerkt worden met actiekorting in een bepaalde periode voor alle klanten, een groep van klanten of zelfs een individuele klant. Een korting kan afhangen van het bedrag of aantal geleverde goederen, al dan niet in een bepaalde periode in het verleden. Actiekorting kan natuurlijk ook betrekking hebben op een bepaalde groep van artikel of een individueel artikel.

    Kunt u het nog volgens? Want we zijn er nog lang niet:
    Zo kan er met staffelkorting gewerkt worden per klant, per artikel, per klantengroep, per artikelgroep of zelfs per een combinatie daarvan, al dan weer niet gebonden aan een bepaalde periode. Weer en heel andere manier is werken met actieprijzen gedurende een bepaalde periode of wat dacht u van een aanbieding van 3 halen is 2 betalen. En bij dit laatste hoeft het niet eens te gaan om dezelfde artikelen, maar bijvoorbeeld artikelen uit een bepaald assortiment of een deel daarvan. Korting kan ook als een vast bedrag verleend worden. En naast regelkorting (dus per artikel) kan dan weer factuurkorting gelden of bijvoorbeeld elkaar uitsluiten.

    Bent u er nog? 
    Wij stoppen maar met het weergeven van alle kortingsmogelijkheden en structuren, want die lijken in de praktijk oneindig. Het is dan ook zeker niet dat bovengenoemde mogelijkheden geboden worden door standaard boekhoudsoftware. Dan kom je al snel terecht op specifieke ERP-software, software voor de groothandel of webwinkeltoepassingen. In boekhoudsoftware kom je in de regel een korting tegen per factuurregel en/of per factuur (zie ook hierna). Het is wel goed om dit laatste te beseffen voordat u gaat factureren van een standaard boekhoudpakket.

    Graag verwijzen wij u ook naar onze Gids ERP & Logistieke softwaresystemen, gericht op handels- en productiebedrijven en logistieke dienstverleners.

Facturen vastleggen c.q. registreren in boekhoudsoftware:

  • Kunnen aantallen worden opgegeven? DIt mag als een basiseigenschap verondersteld worden. Aantallen zijn niet nodig als bijvoorbeeld een vast bedrag wordt gefatureerd dat toegelicht wordt door een omschrijving.

  • Kunnen eenheden worden opgegeven? Het gaat dan om eenheden waarin het te factureren aantal wordt uitgedrukt, zoals: stuks, uren en minuten.

  • Kan de prijs worden opgegeven? Kan dus afgeweken worden van bijvoorbeeld een prijs per artikel. DIt mag als een basiseigenschap verondersteld worden. 

  • Zijn vrije tekst factuurregels mogelijk? In dit geval worden alleen enkele tekstregels opgegeven. Bijvoorbeeld als toelichting op de geleverde goederen en/of diensten. Het eventueel factureren van een bedrag moet dan wel via een artikel of tariefcode plaatsvinden.

  • Is een korting per regel mogelijk? Hier wordt dan een percentage korting bedoeld over de regelprijs. Gefactureerd aantal maal regelprijsminus de korting resulteert dan in het netto regelbedrag.

  • Is een korting per factuur mogelijk? Ook hier wordt een percentage korting bedoeld, maar dan over het totaalbedrag van alle regels tezamen vóór de BTW berekening. 

  • Kent het pakket regelmatig terugkerende facturen? Bijvoorbeeld periodieke contributie orders of bijvoorbeeld abonnementen. Het is dan handig als deze facturen periodiek gefactureerd kunnen worden door vooraf bijvoorbeeld alleen opgave van de periode die dan voor alle betreffende facturen geldt. In wat meer uitgebreidere vorm kan een start- en einddatum van fatureren worden opgegeven. Bijvoorbeeld de start- en einddatum bij een abonnement. Voor uitgebreidere mogelijkheden op het gebied van software voor abonnementen of contributies wordt verwezen naar de pakketsoort Abonnementen- en Ledenadministratiesoftware. 

  • Kunnen offertes vastgelegd worden? Die later om te zetten zijn in een factuur, waarbij alle offertegegevens (benodigd voor facturering) automatisch omgezet worden in een factuur. Het dan handig om inzicht te krijgen in nog openstaande offertes en offertes die in een order hebben geresulteerd. 

Facturen afhandelen:

  • Kunnen facturen verwerkt worden in de boekhouding? Omdat factureren in dit geval onderdeel is van een boekhoudpakket is dit hier feitelijk een overbodige vraag. Er zijn echter ook losse factuuroplossingen die geen grootboek- en onderliggende subadministraties kennen. Die laatste factuurtoepassingen moeten niet met een boekhoudpakket verward worden, vandaar deze vraag.

  • Kunnen vooraf proeffacturen worden opgevraagd? In de regel wordt een factuur in een boekhoudpakket geregistreerd en wordt deze verzonden aan de klant (meestal elektronisch) en verwerkt in de boekhouding. Het kan handig zijn als geregistreerde facturen eerst nog nagezien kunnen worden voordat deze verzonden worden en verwerkt in het boekhoudpakket. Dit laatste zijn dan feitelijk de proef- of conceptfacturen. Een aandachtspuntje bij dit laatste is op welk moment het definitieve factuurnummer uitgereikt wordt en wanneer de factuurdatum bepaald wordt. Wij adviseren leveranciers van boekhoudsoftware om eerst facturen op te slaan op basis van een intern volgnummer dat verder geen administratieve functie heeft en pas bij het definitief maken een factuurnummer uit te reiken, direct gevolgd door verzenden en verwerken in de boekhouding. Je kunt ook een boekhoudpakket treffen dat direct een factuurnummer toekent bij het invoeren van een verkoopfactuur. Als je dan achteraf deze factuur nog wilt verwijderen zit je met een definitief uitgereikt factuurnummer. Uitgereikte facturen moet nu eenmaal een opeenvolgend facturnummer hebben.

  • Kunnen facturen in PDF aangemaakt worden? Zo rond 2010 was het maken van verkoopfacturen in het digitale formaat PDF sterk in opkomst, evenals het per email versturen van facturen. Dit scheelde de ondernemer portikosten en extra handmatige werkzaamheden (factuur inpakken en op de post doen). Vandaag de dag worden nog steeds veel facturen in PDF verzonden en dat is natuurlijk prima voor het digitaal factuurarchief van de ontvanger. Maar in veel gevallen moet de ontvanger de factuur dan nog wel handmatig vastleggen in de administratie of gebruik maken van functies als scannen en herkennen van boekingsdocumenten. Het ligt dan ook voor de hand dat elektronisch factureren inmiddels de standaard is geworden op het gebied van factureren (zowel uitgaand als voor inkomende factuurverwerking). 

  • Kunnen facturen per email verzonden worden? Is hiervoor al even aan de orde geweest bij behandeling van facturen in PDF. Ook bij elektronisch factureren is email een optie om als (verzend- en ontvangst)kanaal te gebruiken. Het is alleen van belang dat het factuur emailadres van de klant bekend is in de administratie.

  • Kan met automatische incasso worden gewerkt? Zeker in relatie tot contributies en abonnementen wordt veelvuldig gebruik gemaakt van automatische incasso conform de standaard SEPA Direct Debet (SDD). ZIe ook de standaard SEPA op deze website.

    Ook andere methoden worden gebruikt als het gaat om uitgaande facturen in relatie tot een betaling, zoals:
    - Een QR-code die op de factuur aanwezig is;
    - Een Ideal koppeling.
    ZIe ook het thema WIKI Betalingsverkeer en boekhoudsoftware.

Voor elektronisch factureren, zoals in het formaat UBL, verwijzen we naar het onderdeel Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking in deze WIKI voor boekhoudsoftware.

Layouts instellen:
In het huidige tijdperk van elektronisch factureren zijn onderstaande eigenschappen niet meer zo relevant. Als gewerkt wordt met facturen in PDF-formaat (al dan niet naast UBL of een andere standaard) dan kunnen enkele van onderstaande eigenschappen een rol spelen.

  • Zijn de factuurlayouts zelf in de delen? In het papieren factuurtijdperk werd meestal de mogelijkheid geboden om de factuurlayout min of meer naar eigen wens in te delen. In relatie tot PDF zien we dat ook wel, zij het in beperkte mate. Het bedrijfslogo en adresgegevens noemen we als voorbeeld van elementen op als gebruiker zelf op een PDF-factuur kan plaatsen.

  • Kunnen layouts gekoppeld worden aan een debiteur? Vandaag de dag bepaalt het formaat van een elektronische factuur (bijvoorbeeld UBL) weke factuurelementen ingevuld worden. De layout is daarbij niet meer van belang. Hooguit in PDF voor het factuurarchief.

  • Er is een koppeling van de documenten met een Office toepassing? Bijvoorbeeld MS Word.
    Dit punt is feitelijk verleden tijd en stamt uit de tijd dat facturen op papier werden aangemaakt en verzonden.

  • Kunnen de documenten in meerdere talen worden opgegeven? Ook dit punt is feitelijk niet meer echt van toepassing voor een factuur die in een elektronische factuurstandaard opgemaakt wordt. Wel geldt weer dat meerdere talen handig is met PDF wordt gewerkt. 

  • Is de taal van de documenten per relatie op te geven? Voor een belangrijk deel zou de landcode van de klant bepalend kunnen zijn voor de taal waarin een PDF-factuur opgemaakt wordt. Desgewenst zou dan per relatie nog een afwijkende taalcode opgegeven kunnen worden. In de regel wordt (naast Nederlands) dan gewerkt met Duits, Frans en Engels.

Factuurinformatie:

  • Opslag en afdruk kopie facturen; vandaag de dag worden facturen opgeslagen in een elektronisch factuurformaat (zoals UBL) en/of digitaal in PDF. Een functie om een kopie te verzenden mag natuurlijk niet ontbreken in een boekhoudpakket met de mogelijkheid om utgaande facturen samen te stellen en te verzenden.
     
  • CBS en Intrastat aangifte; INTRASTAT is het stelsel voor de statistieken van de handel met EU-landen. Het stelsel berust op rechtstreekse verstrekking van handelsgegevens door ondernemers aan de statistiekdiensten in de lidstaten. Voor Nederland vindt de opgave plaats aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Het gaat hierbij om invoer uit EU-lidstaten (ICV of IntraCommunautaire Verwerving) en/of uitvoer naar EU-lidstaten (ICL of IntraCommunautaire Levering). Zie voor dit laatste ook de ICP opgave aan de Belastingdienst bij het WIKI thema BTW-aangifte binnen boekhoudsoftware. Voor de Intrastat aangifte geldt een drempel. De opgave geldt dan ook lang niet voor alle bedrijven. De Intrastat aangifte komt in de regel niet voor binnen standaard boekhoudsoftware, maar meer binnen logistieke software. Voor de volledigheid hebben we het wel opgenomen.

  • Factuurhistorie; facturen worden meestal bewaard in PDF-formaat in de boekhoudsoftware. Het is wel goed dit even na te gaan omdat dit niet altijd het geval is. Het gaat dan zowel om inkomende als uitgaande facturen. Natuurlijk is het ook mogelijk de factuurhistorie te bewaren in een elektronisch factuurformaat, zoals UBL. Dit laatste is echter niet standaard leesbaar voor de gebruiker en daarom adviseren wij om gebruik te maken van PDF. Enerzijds is factuurhistorie van belang voor de ondernemer, bijvoorbeeld om een factuur te raadplegen bij het inzien van een openstaande post. Daarnaast is factuurhistorie van belang voor een accountantscontrole en vanwege de fiscale bewaarplicht.

    Als sprake is van een online boekhoudsysteem dat ook toegankelijk is voor de accountant dan is sprake van het grote voordeel dat een accountant benodigde facturen zelf online kan raadplegen. Er hoeven dan in het ergste geval geen facturen op papier uitgewisseld te worden, zoals in vroegere tijden meestal het geval was. 

  • Omzetrapportages per relatie, per groep en per artikel; Als sprake is van slechts enkele facturen per maand zal inzicht in de omzet verkregn worden via het grootboek, al dan aangevuldmet kostenplaatsen en andere boekingsdimensies. Als sprake is van tientallen of meer facturen per maand zal behoefte zijn in uitgebreider inzicht van de behaalde omzet. In softwaresystemen voor de groothandel en webwinkelsystemen zal dit inzicht tot de standaard functionaliteit van betreffende software behoren. In boekhoudsoftware is in de regel geen uitgebreide omzetrapportage naar meerdere gezichtspunten aanwezig. 

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier verkoopfacturen ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers.

 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-7-2019 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED