Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking is vandaag de dag meer regel dan uitzondering als het gaat om dergelijke functies binnen boekhoudsoftware. Nog even voor de zekerheid: een factuur in PDF-formaat mailen valt niet onder elektronisch factureren. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een Synoniem voor elektronisch factureren is eFacturatie. Het alleen elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking.

Elektronisch factureren in het algemeen komt op deze website uitgebreid aan de orde via het thema Elektronisch factureren en factuurverwerking. Daarnaast verwijzen we naar het initiatief UBL Ketentest met onder meer deelnemers aan de UBL Ketentest, voorbeeldfacturen (in PDF en UBL) en de uitgebreide WIKI UBL.

Hoewel we ook onderstaand veel aandacht hebben voor UBL is dat zeker niet de enige standaard als het gaat om elekronisch factureren. Zo is er bijvoorbeeld ook UN/CFACT CII dat onder meer gebruikt wordt in de logistieke sector en de bouw. Binnen boekhoudsoftware is UBL echter de defacto standaard als het gaat om elektronisch factureren. Maar zeker als het gaat om elektronische factuurverwerking binnen boekhoudsoftware raden we leveranciers van dergelijke software ook aan om na te gaan of er behoefte is aan andere standaards dan UBL. Meer over standaard op het gebied van elektronisch factureren is opgenomen op de thema pagina elektronisch factureren en standaarden.

Binnen boekhoudsoftware kunnen de volgende functies en eigenschappen onderscheiden worden als het gaat om elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking.

Elektronisch factureren (uitgaande facturen):
Onderstaande vragen zijn gebaseerd op boekhoudpakketten die een functie voor (uitgaande) facturen leveren.

  • Kunnen facturen aangemaakt worden in UBL-formaat met aanvullend PDF voor de gebruiker. Dit mag als standaard verondersteld worden binnen boekhoudsoftware, hoewel navraag bij uw leverancier van boekhoudsoftware zeker geen kwaad kan. UBL is de defacto standaard in Nederland voor elektronisch factureren. WIj adviseren altijd zowel een factuur in UBL- als in PDF-formaat elektronisch te verzenden. UBL om automatisch een factuur te verwerken in de boekhouding en desgewenst in automatisch een nieuwe debiteur aan te maken (dat scheelt handmatig invoeren) en PDF om op te nemen in het factuurarchief als leesbaar document voor de gebruiker.   

  • Is door de softwareleverancier deelgenomen aan de UBL Ketentest? Via de UBL Ketentest kan een leverancier van boekhoudsoftware of van andersoortige software aantonen dat sprake is van een juiste UBL. Opgemerkt moet wel worden dat er meerdere UBL-formaten in omloop zijn die niet allemaal verwerkt worden bij inkomende factuurverwerking (zie hierna). Voor meer informatie over de in omloop zijnde UBL-formaten in Nederland wordt verwezen naar de WIKI UBL versies die in Nederland op de markt zijn. Uitgebreide informatie over de UBL Ketentest is te vinden op www.ublketentest.nl

  • Kunnen facturen aangemaakt worden in een ander gestructureerd factuurformaat dan UBL? Hiervoor is al even opgemerkt dat UBL niet de enige standaard als het gaat om elekronisch factureren. Zo is er bijvoorbeeld ook UN/CFACT CII. Leveranciers van boekhoudsoftware ondersteunen in de regel UBL. Als u met een andere standaard werkt is het goed om dat vooraf even af te stemmen met uw leverancier van boekhoudsoftware.  

  • Kunnen facturen per email verzonden worden met UBL+PDF als bijlage? Al jaar en dag worden PDF facturen per email verzonden aan klanten. Het ligt dan voor de hand om UBL-facturen ook per email te verzenden aan deze klanten. Afhankelijk van het boekhoudpakket is dan sprake van een email bijlage in PDF en in UBL. Een andere optie is om een UBL te sturen met daar ingesloten de PDF. De boekhoudsoftware van de ontvangen partij (zie hierna) moet dan de PDF uit de UBL halen. Een belangrijk aandachtspunt bij het versturen van een UBL-factuur (in XML) is of de ontvangende kant (dus uw klant) deze factuur accepteert en deze daar niet in de "spambox" verdwijnt. Een UBL-bijlage kent name de bestandsextensie .xml.

    Weetje: in Duitsland wordt gewerkt met het ZUGFerd formaat (gebaseerd op UN/CEFACT CII) waarbij UN/CEFACT CII is ingesloten in de PDF. Dus precies andersom zoals in Nederland waar de PDF is ingesloten in de UBL.
    Zie https://www.ferd-net.de/ voor meer informatie over ZUGFerd.

  • Kunnen facturen via een ander kanaal elektronisch verzonden worden? Op dit moment is PEPPOL het belangrijkste alternatief om elektonisch facturen te verzenden en ontvangen, PEPPOL staat voor PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online. In de kern verschaft PEPPOL een elektronische (data)transport infrastructuur, die het voor overheden en bedrijven in Europa mogelijk maakt via hun IT systemen op een eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze data en zakelijke documenten (elektronisch) uit te wisselen. Deze (elektronische) gegevensuitwisseling wordt mogelijk gemaakt door middel van open standaarden. Meer informatie over PEPPOL is te vinden op de thema pagina elektronisch factureren en standaarden.

Elektronische factuurverwerking (inkomende facturen):

  • Is inkomende factuurverwerking op basis van UBL mogelijk? Het gaat er dan om dat binnen het boekhoudpakket voorzieningen aanwezig zijn om inkomende facturen in UBL-formaat te kunnen ontvangen. In de meest basale vorm moet de gebruiker een inkomende factuur in UBL (en PDF) vanuit de email zelf opslaan in een bepaalde map (op de computer) en deze handmatig opnemen (uploaden) in het boekhoudpakket. Beter is als het boekhoudpakket een directe koppeling kent met een mailbox waar inkomende facturen binnen komen (facturen@bedrijf). De facturen staan dan als het ware direct klaar in het boekhoudpakket om verder te verwerken door de gebruiker.

    Hiervoor is PEPPOL als even genoemd om elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. PEPPOL komt dat in de plaats van de email, waarbij facturen ook direct in het boekhoudpakket terecht kunnen komen. 

    Het verwerken van inkomende facturen kan enerzijds geheel automatisch en anderzijds door controle en aanvullen van gegevens door de gebruiker. Een voorbeeld van het eerste (geheel automatisch) is bijvoorbeeld het verwerken en boeken van een periodieke factuur van een telecomprovider. Als een dergelijke finkoopactuur eenmaal door een gebruiker is geaccepteerd en toegewezen aan een bepaalde rekening kan het boekhoudpakket de volgende keer een dergelijke factuur (op basis van dezelfde kenmerken) geheel automatisch opnemen in de boekhouding en de factuur archiveren. Het systeem kan bijvoorbeeld automatisch controleren of de afzender dezelfde is, sprake is van het zelfde bankrekeningnummer (IBAN) en het bedrag binnen een toegestane marge blijft. Als betreffende factuur de eerste maal binnenkomt kan het systeem al direct een voorstel doen om de boeking toe te wijzen aan een bepaalde crediteur, de BTW te boeken en de kosten op een bepaalde grootboekrekening. De gebruiker kan dan feitelijk met één druk op de knop betreffende factuur opnemen in de administratie, waarbij het boekhoudpakket een volgende soortgelijke factuur geheel automatisch kan boeken (mits de gebruiker dat aangeeft). We noemen dat boekingsintelligentie als onderdeel van Robotic accounting. Online boekhoudpakketten kunnen al beschikken over functionaliteit om boekingsintelligentie op te bouwen over meerdere administraties heen. 

    De aanwezigheid van bovenstaande functionaliteit moet u vooraf goed afstemmen met de leverancier van betreffende boekhoudsoftware. Want deze functionaliteit en boekingsintelligentie is niet altijd standaard geïmplementeerd.

  • Is inkomende factuurverwerking op basis van UBL per factuurregel mogelijk? Op zich lijkt dit een overbodige vraag, want elke factuur heeft een of meer factuurregels. In de begintijd van elektronische factuurverwerking op basis van UBL (rond 2013/2014) waren er boekhoudpakketten die alleen het factuurtotaal om een UBL-factuur gebruikte om te komen tot een conceptboeking.
    Inmiddels is het verwerken van factuurregels gemeengoed in de meeste boekhoudpakketten. De bedoeling is dan ook dat een factuur (zoveel mogelijk automatisch op basis van boekingsintelligentie) per factuurregel geboekt wordt. 

    Aandachtspunten bij het automatisch boeken van inkomende facturen in UBL zijn ook:

    Een factuurkorting of -toeslag die feitelijk verdeeld moet worden over de factuurregels; Of u moet ontvangen korting op één aparte grootboekrekening willen boeken. 

    Meerdere BTW-percentages op een factuur; Boekt u de BTW dan per factuurregel of als totaal per BTW-percentage? Houdt in elk geval rekening met eventuele afrondingsverschillen en houdt rekening met het feit dat uitgegaan moet worden van de BTW die op de inkoopfactuur staat.

    Betalingskorting en kredietbepering; Wij adviseren in deze tijd van elektronisch factureren zo min mogelijk van betalingskorting en kredietbeperking op uw (uitgaande) facturen te gebruiken. U maakt het u afnemers alleen maar lastig om betreffende facturen automatisch in hun boekhouding te verwerken.

    De verschillende UBL-varianten; UBL kent meerdere varianten, dat wil zeggen subsets. Alleen al in Nederland zijn meerdere varianten op de markt met elk kleine verschillen. Tel hierbij op de Europese variant EN 16931 en daar vanaf geleid weer varianten per land of groep van organisaties. Dan heb je bij elkaar al snel te maken met zo'n 10 varianten, Het gaat in verreweg de meeste gevallen maar om kleine verschillen, zeker als we ons beperken tot Nederland en EN 16931 in de basis. Een negatieve uitzondering in Nederland is UBL-OHNL voor de Nederlandse RIjksoverheid, maar daar houden we even geen rekening mee.
    De belangrijkste andachtspunten voor de UBL gebaseerd op EN 16931 zijn voor softwareleveranciers op een rij gezet in de WIKI UBL Nadere specificaties EN 16931 (norm voor de Europese kernfactuur).

    Advies voor leveranciers van uitgaande facturen is om zoveel mogelijk rekening te houden met EN 16931 en advies voor leverancier van boekhoudsoftware die inkomende UBL facturen verwerken is om zoveel mogelijk UBL varianten te accepteren. Dat laatste betekent echter niet al deze varianten apart inbouwen, maar gewoon minder streng te zijn met de controle van de UBL die verwerkt gaat worden. Een tweetal voorbeelden om dit toe te lichten:

    In EN 16931 is het huisnummer opgenomen als onderdeel van het "Street" element en niet meer via het aparte veld "BuildingNumber". Als nu een UBL-factuur ingelezen wordt controleer dan gewoon even of het veld "Buildingnumber" gevuld is en gebruik dit dan als laatste posities van de inhoud van het veld "Street". 

    In EN 16931 is de registratienaam van een organisatie verplicht bij de Legal gegevens waar bijvoorbeeld ook het KvK-nummer staat. Zij stellen dat alleen een handelsnaam gevuld wordt in de reeks naam, adres en woonplaats (bij leveranciers en afnemer) als de handelsnaam afwijkt van de (juridische) registratienaam. Het advies is altijd te controleren of handelsnaam gevuld is en zo niet dan de registratienaam over te nemen.

    Het gaat dus om simpele controles die zorgen voor een hoop gemak bij het kunnen verwerken van inkoopfacturen in UBL. 

    Creditnota
    EU-N biedt ook standaard de mogelijkheid om een creditnota een aparte “Factuurtype” mee te geven.
    (In Nederland kennen we dat niet, maar bijvoorbeeld in België wel).

    Kenmerken bij een creditnota met het aparte factuurtype (TypeCode 381) zijn:
    - Bedragen in het UBL-bestand zijn in beginsel positief!
    - Onder andere het factuurbedrag wordt dan in beginsel ook POSITIEF opgenomen.
    - Feitelijk worden ALLE bedragen ALTIJD omgedraaid qua teken +/- (een positief bedrag wordt dus negatief en andersom,
      ook wel aangeduid als “bedragen maal -1”).
    - Terwijl een bijgaande factuur in PDF in de regel de bedragen negatief zal tonen.
      Dus precies tegenover gesteld van de inhoud van de factuur in UBL!

    Zie voor een uitgebreide uitleg van de creditnota de WIKI UBL Creditnota...

  • Is inkomende factuurverwerking op basis van een ander gestructureerd factuurformaat dan UBL mogelijk? DIt punt is al genoemd bij de uitgaande facturen hiervoor. Daar is naast UBL ook het formaat UN/CFACT CII genoemd. Of leveranciers van boekhoudsoftware andere formaten dan UBL ondersteunen is natuurlijk maar de vraag. Als u facturen in andere formaten ontvangst is het goed om dat in elk geval met uw leverancier van boekhoudsoftware kort te sluiten.

    Een andere mogelijkheid is gebruk te maken van de diensten van een Billing Service Provides (BSP). Een BSP treedt op als intermediair tussen verzenders en ontvangers van facturen. Bijvoorbeeld door het omzetten van facturen in juiste formaten om door te sturen aan ontvangers. In De complete gids elektronisch factureren vindt u een overzicht van BSP's en de door hun aangeboden diensten.
      
  • Kunnen facturen per email ontvangen worden met UBL+PDF als bijlage? Zorg in elk geval dat dergelijke facturen niet in de spambox terecht komen. Dit is verder hiervoor al toegelicht.

  • Kunnen facturen via een ander kanaal elektronisch ontvangen worden? DIt is hiervoor al togelicht met als voorbeeld PEPPOL.

  • Is er een workflow voor routering en autorisatie van ontvangen facturen? Workflow klinkt als functionaliteit voor grote organisaties met functiescheiding, aparte budgethouders die facturen moeten beoordelen en goedkeuren en een grote stroom aan ontvangen facturen. Maar workflow kan wel degelijk interessant zijn voor kleinere organisaties. Het zorgt er bijvoorbeeld dat een inkoopfactuur vooraf nog even wordt beoordeeld voordat deze wordt geboekt en wellicht automatisch betaalbaar gesteld. Hiervoor is al even gesproken over geheel automatisch registreren en ontvangen van facturen. Het is nogmaals goed vooraf te bepalen voor welke facturen dat het geval is en hoe u om wenst te gaan met andere facturen.

Factuurscenario’s:
Hieronder zijn een aantal voorkomende factuurscenario's op een rij gezet, Uitgebreide informatie over ondersteuning van deze factuurscenario's, zowel uitgaand als inkomend, is in onze WIKI UBL op een rij gezet. Zowel achtergrondinformatie over de factuurscenario's als over de exacte wijze waarop deze scenario's opgenomen worden in UBL-facturen. 

  • Korting- en toeslagen op regel- en factuurniveau; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • Margeregeling; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • BTW verlegd; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • ICP (Intracommunautaire Prestaties); zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • Export; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • Betalingskorting; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • Kredietbeperking; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • G-rekening; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL...
  • En zeker niet onbelangrijk de Creditnota; zie voor uitgebreide toelichting de WIKI UBL Creditnota...

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier elektronisch factureren ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers.


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED