Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Betalingsverkeer

Betalingsverkeer binnen boekhoudsoftware is onder te verdelen in: automatische betalingen debiteuren, automatische incasso crediteuren en elektronisch bankieren (waaronder ook functies als Ideal). In relatie tot het betalingsverkeer zijn onderwerpen als SEPA en PSD2 van belang. In meer uitgebreidere vorm spelen onderwerpen als Treasury-, Cash- en Payment management waarvoor aparte softwaresystemen aangeboden worden. Cryptocurrencies, zoals de Bitcoin, kunnen ook een rol spelen bij betalingsverkeer. 

Als het gaat om betalen worden er steeds meer mogelijkheden en diensten geboden die ook geïntegreerd of gekoppeld worden aan boekhoudsoftware. We hebben het dan over diensten van een Payment service provider (die deels ook via de eigen bank van de ondernemer kunnen lopen). Het voordeel van een payment service provider is dat een leverancier van boekhoud- en bijvoorbeeld ERP-software niet zelf allerhande koppelingen hoeft te maken. Het gaat dan om de volgende betaalmogelijkheden:

  1. Internetkassa; in veel gevallen van toepassing op een webshop met bijvoorbeeld iDEAL, Bancontact, PayPal, creditcards en achteraf betalen met een automatische credit check.
     
  2. Betaalverzoeken per e-mail; bijvoorbeeld bij het versturen van de factuur per email met een betaalknop. Dit is feitelijk het alternatief voor de acceptgiro.

    Betaalinstructie
    Onder de noemer "Betaainstructie" heeft de Betaalvereniging Nederland en haar leden de Betaalinstructie, een sjabloon voor een standaard indeling en opmaak van betaalgegevens op facturen. Een optionele QR-code op de Betaalinstructie biedt de mogelijkheid om de betaalgegevens met een bankapp op een smartphone te scannen, zodat de betaler die niet zelf hoeft over te tikken in internetbankieren of in de mobiele app van zijn bank. In de Betaalinstructie kan een Nederlands betalingskenmerk of een (nieuwer) ISO betalingskenmerk worden afgedrukt.

    De betaalgegevens staan in de volgorde waarin ze moeten worden ingevuld in internetbankieren of mobiel bankieren, te weten:
    - Te betalen bedrag;
    - Naam van de begunstigde; 
    - IBAN van de begunstigde;
    - Betalingskenmerk of omschrijving.

    Voorbeeld betaalinstructie

    In plaats van een Nederlands betalingskenmerk van 16 cijfers (voorheen het Acceptgirobetalingskenmerk) mag de verzender in de Betaalinstructie een internationaal ISO-betalingskenmerk gebruiken, met 21 vrij in te vullen cijfers én letters.

    De verzender van een Betaalinstructie kan desgewenst ook een QR-code afdrukken die de betaler met een bankapp op zijn smartphone kan scannen. Alle betaalgegevens worden dan automatisch klaargezet in de bankapp, zodat de betaler die niet zelf hoeft over te tikken. Daarbij kan de betaler dan ook geen tikfouten maken. De QR-code mag een generieke QR-code voor Europese overboekingen zijn of een iDEAL QR-code.

    De Betaalinstructie kan gezien worden als het alternatief voor de acceptgiro (die nauwelijks meer wordt ingezonden).
    Andere alternatieven voor de acceptgiro zijn (digitaal) Incassomachtigen, betaalverzoeken met een iDEAL-betaallink en de iDEAL QR-code. 

    Een iDEAL-betaallink kan door de verzender van een factuur via e-mail of met een mobiel bericht worden verzonden. De ontvanger hoeft alleen maar op de iDEAL-link te klikken om veilig en vertrouwd via de eigen bank te betalen.
    Een iDEAL QR-code kan ook met een e-mail worden verzonden en bovendien op papier worden afgedrukt. Een factuur kan dan makkelijk en foutloos worden betaald door die QR-code met een smartphone te scannen. 

In relatie tot standaard boekhoudsoftware worden verder de volgende functionaliteiten onderscheiden op het gebied van betalingsverkeer:

Fuctionaliteit en basisgegevens:

  • Is automatische betalingen crediteuren aanwezig? Het gaat er om dat er een exportbestand aangemaakt kan worden in het formaat SEPA Credit Transfer. In de regel wordt dit gebruikt door organisaties met toch wel tientallen betalingen per maand. 

  • Is automatische incasso debiteuren aanwezig? Het gaat er om dat er een exportbestand aangemaakt kan worden in het formaat SEPA Direct Debet. Automatische incasso debiteuren komen we meestal tegen in relatie tot abonnementen of contributies die dan automatisch geïncasseerd worden.

  • Is elektronisch bankieren mogelijk met het pakket? Hiermee wordt bedoeld het inlezen (via download internetbankieren) van elektronische bankafschriften en deze verwerken.

  • Is een automatische bankkoppeling mogelijk? Waarbij de bankafschriften vanuit de bank automatisch in het boekhoudpakket terecht komen, zonder aparte upload/download. Het duurt dan maximaal 24 uur tot de bankafschriften zijn opgenomen in het boekhoudpakket.

    In aanvulling hierop bieden sommige banken (zoals Bunq) een real-time bankkoppeling. Transacties (zowel inkomend als uitgaand) zijn dan binnen luttele seconden uitgewisseld tussen bank en boekhoudpakket. Deze werkwijze zal in de toekomst alleen maar toenemen in het kader van PSD2 en Instant Payments (als onderdeel van SEPA). 

  • Kunnen in het pakket gegevens opgegeven worden voor buitenlandse debiteuren en crediteuren? Naast een bankrekeningnummer (tegenwoordig IBAN) is ook een BIC-code nodig bij overboekingen naar het buitenland.

  • Is een IBAN-nummer op te geven per crediteur? IBAN staat voor “International Bank Account Number”. Vandaag de dag wordt dit als standaard verondersteld. Sinds 2007 zijn BIC en IBAN verplicht bij overboekingen naar landen binnen het SEPA gebied binnen Europa. Sinds 1 augustus 2014 is IBAN de standaard bij betalingsverkeer in Nederland zelf en wordt het oude bankrekeningnummer niet meer geaccepteerd. 

  • Is een BIC-code op te geven per crediteur? BIC staat voor “Bank Identifier Code” van de bank waar de rekening van de begunstigde loopt -voorheen SWIFT-adres genoemd. Bij overboekingen in het binnenland is een BIC-code niet nodig. 

  • Is een aparte G-rekening op te geven per relatie? G-rekening staat voor “Geblokkeerde betaalrekening” voor onderaanneming. Uitgebreide informatie over het gebruik van de G-rekening (mede in relatie tot elektronisch factureren) is opgenomen in de WIKI UBL G-rekening (ten behoeve van inlenersaansprakelijkheid).

  • Zijn per relatie meerdere bankrekeningnummers op te geven? Dit kan van toepassing zijn als u bijvoorbeeld zaken doet met onderneming waarbij meerdere bankrekeningnummers worden gebruikt, bijvoorbeeld afhankelijk van de soort activiteiten.

Automatische betalingen en boekhoudsoftware:

  • Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zo ja, graag specificeren met welke banken en/of payment service providers. Er bestaan koppelingen met banken voor het aanleveren van automatische betalingen. Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van een payment service provider die als het ware tussen het boekhoudpakket en de bank zit. Naarmate het aantal banken toeneemt zullen steeds meer leveranciers van boekhoudpakketten kiezen voor de diensten van een payment service provider, in plaats van een koppelen met individuele banken. Zeker als het boekhoudpakket ook gebruikt wordt buiten Nederland of in Nederland, maar dan door bedrijven die internationaal zaken doen. 

  • Kan eerst een betalingsvoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen? Een betalingsvoorstel is bedoeld als sprake is van meerdere openstaande facturen. Er wordt dan eerst een voorstel gmaakt van facturen die in aanmerking komen voor betaling. Er kan dan ook gecontroleerd worden of het banksaldo toereikend is om het betalingsvoorstel uit te voeren of dat het verstandiger is de betaling van een of meer posten uit te stellen. Andersom is het ook mogelijk om nog niet vervallen posten juist aan het voorstel toe te voegen. Als het voorstel akkoord is (bij grotere organisaties is ook functiescheiding hierbij van belang) kunnen de betalingen vervolgens aangeboden worden aan de bank (via elektronisch bankieren). Een betalingsvoorstel wordt in de regel gebruikt door bedrijven die periodiek een behoorlijk aantal betalingen doen.

  • Kunnen creditnota’s van debiteuren worden betaald via deze functie? Naast het betalen van openstaande facturen van crediteuren (dus uw leveranciers) kan het handig zijn direct creditnota's van debiteuren te betalen. Voorwaarde is dan dat bankrekeningnummers van betreffende debiteuren bekend zijn in het systeem. 

  • Kunnen buitenlandse betaalopdrachten worden aangemaakt? Bij betalingen buiten het SEPA-gebied is een IBAN en eventuele BIC onvoldoende. Van belang kan dan zijn: de naam van de bank en in sommige gevallen een bankcode.   

  • Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt? De boekhouding wordt bij automatische betalingen altijd bijgewerkt. Zij het dat er twee manieren zijn om de openstaande posten, die betaald worden, af te boeken in het boekhoudpakket. Te weten:

    De klassieke methode: stamt uit de tijd dat bankafschriften handmatig werden geboekt.
    Alle posten wordt direct als betaald geboekt tijdens het definitief verwerken van de automatische betalingen die naar de bank gaan. Hieruit volgt dan de volgende boeking in het grootboek:
    - Betalingen onderweg (credit)
    - Crediteuren (debet)
    Via het bankafschrift dat daarna van de bank wordt ontvangen volgt dan de boeking:
    - Betalingen onderweg (debet)
    - Bank (credit)
    Als de bank niet alle betalingen heeft kunnen verwerken zal er een saldo blijven staan op de rekening "Betalingen onderweg".
    Dit verschil moet dan uitgezocht en geboekt worden. 

    De moderne methode: op dit moment de geadviseerde methode.
    Posten die opgenomen zijn in het betaalbestand voor de bank worden geblokkeerd voor nogmaals betalen. Deze posten krijgen feitelijk de status "betaling onderweg". In de boekhouding wordt als zodanig niets geboekt.
    Via het bankafschrift dat daarna (elektronisch) van de bank wordt ontvangen volgt dan de boeking:
    - Crediteuren (debet)
    - Bank (credit)
    De hiervoorgenoemde tussenrekening (betaling onderweg) is niet meer van toepassing en kan dan ook geen saldo mee bevatten. Alleen de posten die daadwerkelijk betaald zijn door de bank worden daadwerkelijk als betaald geboekt. Posten met de status "betaling onderweg" moeten dan weer de status "openstaand" krijgen. 

  • Kunnen minimum en maximum te betalen bedragen worden opgegeven? Bij minimumbedragen moet gedacht worden aan kleine afrondings- en betalingsverschillen (bijvoorbeeld in te stellen op 0,05 cent) en bij grote bedragen ter voorkoming dat de liquiditeit van een onderneming opeens in gevaar kan komen of dat er ongewenst grote bedragen overgemaakt kunnen worden. 

  • Op welk niveau zijn autorisaties mogelijk bij het betalingsverkeer? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een betaalopdracht voor de bank. Dit is van belang voor wat grotere organisaties die te maken hebben met functiescheiding. Het aanmaken van een betalingsvoorstel zal dan in de regel door iemand anders plaatsvinden dan degene die het voorstel goedkeurt. 

Automatische incasso en boekhoudsoftware:

  • Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zo ja, graag specificeren met welke banken en/of payment service providers. Hiervoor geldt in feite het zelfde als hiervoor genoemd bij automatische betalingen.

  • Kan eerst een incassovoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen? Ook dit is analoog aan hetgeen genoemd bij autoamtische betalingen.

  • Kunnen minimum en maximum te incasseren bedragen worden opgegeven? Bij minimumbedragen moet, net als genoemd bij automatische incasso hiervoor, voorkomen worden dat bijvoorbeeld afrondingsverschillen geïncasseerd worden. De kosten van incasso zijn dan in de praktijk hoger dan het afboeken van deze bedragen. En een maximum te incasseren bedrag kan ingesteld worden bij fraude te voorkomen.

  • Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt? Hiervoor geldt precies het zelfde als genoemd bij automatische betalingen.

  • Zijn eenmalige incasso’s mogelijk? In bokehoudsoftware kan vaak per relatie (debiteur of crediteur) aangegeven worden of sprake is van autoamtische incasso. Bij crediteuren wordt dit gedaan ter voorkoming dat een factuur die door de leverancier geïncasseerd wordt ook tercht komt in een automatische betaling. Bij debiteuren wordt dit gedaan om aan te geven dat openstaande facturen van betreffende debiteuren meegenomen worden in de automatische incasso's. Soms kan het handig zijn een eenmalige incasso uit te voeren voor een bepaalde factuur. De vraag is dan of dit laatste opgenomen is in uw boekhoudpakket. 

Elektronisch bankieren (elektronische rekeningafschriften) en boekhoudsoftware:

  • Is het automatisch matchen van openstaande posten mogelijk? Dit wordt ook wel reconciliatie genoemd. Van belang is op welke kenmerken mutaties toegewezen kunnen worden, zoals:
    - op alleen factuurnummer?
    - op bedrag en factuurnummer?
    - op bedrag, factuur en debiteur?
    - op bankrekening en bedrag? 
    Hierbij is het lerend vermogen van het boekhoudpakket van belang. Als bijvoorbeeld een betaling binnenkomt van een bepaald bankrekeningnummer en die betaling wordt (handmatig) toegewezen aan een bepaalde debiteur dan is het handig als het boekhoudpakket een volgende keer het bankrekeningnummer herkent en de betaling automatisch kan toewijzen aan betreffende debiteur. Het zelfde doet zich bijvoorbeeld voor bij de naam van de debiteuren die vermeldt staat op bij de betaling. Hoe slimmer het boekhoudpakket hoe minder werk er is voor de administrateur of ondernemer zelf.

  • Kunnen vooruitbetalingen worden geboekt in de administratie? Dit betreft betalingen waarvoor nog geen factuur is gezonden. 

  • Kunnen mutaties toegewezen worden aan grootboekrekeningen? Sommige bankmutaties kunnen geen onderliggende openstaande post van een debiteur of crediteur. Denk bijvoorbeeld aan bankkosten de periodiek worden afgeschreven of een periodiek abonnement dat doorlopend is en waarvoor geen factuur wordt ontvangen. Of een privé uitgave of privé storting. Deze transacties moeten feitelijk direct op de corresponderende grootboekrekeningen geboekt worden. Ook hier speelt het leverd vermogen van het boekhoudpakket een belangrijke rol. Als eenmaal een transactie is toegewezen aan een bepaalde grootboekrekening kan dat onthouden worden voor een volgende keer.

  • Komt er een voorstel op het scherm van toewijzingen met de mogelijkheid om dit aan te passen? Zoveel mogelijk automatisch administreren is natuurlijk prima. Je kunt er voor kiezen toegewezen banktransacties direct definitief te laten boeken en alleen de nog niet toegewezen banktransacties in beeld te brengen. Een andere optie is om zowel de toegewezen als niet toegewezen banktransacties in beeld te brengen en zo nog een visiuële controle te kunnen uitvoeren en zich te houden op het hetgeen aan transacties plaatsvindt. De gekozen werkwijze is allereerst afhankelijk van de mogelijkheden (en onmogelijkheden) die het boekhoudpakket biedt. En daarnaast van de omvang van het betalingsverkeer. Een grote organisatie met honderden transacties per maand zal mogelijk kiezen voor het alleen in beeld brengen van de uitzonderingen en een kleine organisaties met slechts enkele transacties per maand om alle transacties even te tonen.  

  • Is het mogelijk banktransacties (vroeger ook wel bank- of dagafschriften genoemd) van meerdere banken in te lezen binnen één administratie? Oftwel kan binnen één administratie gewerkt worden met meerdere bankrekeningen waarop betalingsverkeer plaatsvindt.

  • Is de historie van banktransacties opvraagbaar? Vroeger hadden we (papier) bankafschriften en daarmee inzicht in alle banktransacties van een boekjaar of bepaalde periode. Is er een overzicht van alle digitale tranascties aanwezig met een soortgelijke functie om inzicht te krijgen in alle banktransacties. 

  • Wordt automatisch rekening gehouden met betalingskorting op basis van aantal dagen? Het werken met betalingskorting (bij betaling binnen een aantal dagen) zien we in het tijdperk van elektronische gegevensuitwisseling steeds minder. Maar als met betalingskorting wordt gewerkt is het prettig als hiermee rekening gehouden wordt bij het toewijzen en boeken van banktransacties. Dit kan door het volledig automatisch verwerken en dus boeken van de betalingskorting als betaling plaats heeft gevonden binnen de gestelde termijn voor de betalingskorting. Feitelijk wordt dan geboekt:
    - Debiteuren (credit), stel 121 euro.
    - Bank (debet), stel 119 euro.
    - Betalingskorting (debet), stel 2 euro.
    De openstaande facuur is dan als volledig betaald geboekt en de betalingskorting is op de corresponderende (kosten)rekening geboekt.

    Of bijvoorbeeld door het signaleren van betalingskorting op het eerder genoemde voorstel.
    Meer over het verwerken van betalingskorting (zowel uitgaand op de factuur als inkomend) is te vinden in de WIKI UBL thema BTW en betalingskorting.

  • Wordt automatisch rekening gehouden met kredietbeperking op basis van aantal dagen? Het werken met kredietbeperkingen komt volgens ons ook steeds minder vaak voor. Meer over het verwerken van kredietbeperking (zowel uitgaand op de factuur als inkomend) is te vinden in de WIKI UBL thema BTW en kredietbepering.

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier automatische betalingen, automatische incasso en elektronische rekeningafschriften ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-7-2019 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED