Het begrip ‘boekhouding’ kan opgevat worden als ‘financiële verantwoording van alle activiteiten binnen een organisatie’. Als een organisatie bestaat uit slechts één persoon die slechts één activiteit uitvoert zou een boekhouding ook handmatig bijgehouden kunnen worden. Niet altijd efficiënt, maar het kan. Als een organisatie bestaat uit meerdere personen en/of meerdere activiteiten die uitgevoerd worden is het al snel een vereiste om over te gaan tot het bijhouden van de administratie door middel van boekhoudsoftware. De boekhouding kan dan door een ondernemer in eigen beheer gevoerd worden of uitbesteed aan een administratiekantoor. In beide gevallen wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware. 

Het systeem van boekhouden lijkt de afgelopen 30 jaar niet significant veranderd. De Belastingwetgeving is er niet eenvoudiger op geworden, maar echt grote verschillen heeft dat niet opgeleverd. Journaalposten die 30 jaar geleden werden gemaakt gelden echter voor het overgrote deel vandaag de dag nog steeds.

De rol van boekhoudsoftware kunnen we samenvatten als “het op geautomatiseerde wijze ondersteunen van boekhoudkundige taken, zowel op registrerend niveau als voor het verschaffen van financiële informatie aan belanghebbenden”.

De techniek heeft de afgelopen 30 jaar niet stilgestaan en dat heeft invloed gehad op boekhoudsoftware. De komst van internet heeft de grootste invloed gehad en met name gezorgd dat er steeds meer gegevens elektronisch uitgewisseld worden. Handmatig gegevens intoetsen en bestanden handmatig exporteren en importeren is vervangen door het elektronisch uitwisselen van gegevens. Voorbeelden van dit laatste zijn de BTW-aangifte die vanuit menig boekhoudpakket zo bij de Belastingdienst ingeschoten kunnen worden en betaalopdrachten richting de bank. Elektronisch factureren heeft een langere adem nodig dan eerder werd verondersteld maar is inmiddels ook doorgebroken, waarbij de UBL-standaard een belangrijke rol speelt. Waar in het verleden de nadruk werd gelegd op het zo snel mogelijk kunnen intoetsen van boekingsregels wordt nu de nadruk gelegd op het zoveel mogelijk elektronisch uitwisselen van gegevens. Dit laatste wordt aangeduid als ‘robotic accounting’. Ook het begrip ‘zelfcontrolerende administratie’ in relatie tot data-analyse zal steeds meer van invloed zijn op boekhoudsoftware.

Daarnaast is een verandering te constateren in de functie en status van de boekhouder tot meer controllertaken. Tegenwoordig vervult de boekhouder steeds meer een sleutelfunctie binnen bedrijven en gaat het niet meer alleen om het vastleggen van boekingen maar meer om rapporteren en adviseren. Dat laatste heeft ook zijn invloed op de aangeboden functionaliteit binnen boekhoudsoftware.

Niet iedere ondernemer heeft dezelfde boekhoudkundige taken en daarop aansluitend bevat niet alle boekhoudsoftware dezelfde functies. Het is daarom altijd zaak op zoek te gaan naar de boekhoudsoftware die het beste past bij uw onderneming.

“Het beste boekhoudpakket bestaat niet”. Deze uitspraak hanteert Onderzoeksbureau GBNED al jaren.