Bewaarplicht
GRC en Assuring > Bewaarplicht
Elke ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren.
Art. 52 AWR (Algemene Wet inzake Rijksbelastingen) bevat de algemene voorschriften en het algemene kader waaraan de administratie van ondernemers moet voldoen. Deze bepalingen gelden eveneens voor de ondernemer voorzover deze de administratie in elektronische vorm voert (lees: via een computerprogramma).
Zie de website wetten.overheid.nl voor de volledige tekst van artikel 52 AWR.
Onderstaande informatie is mede ontleend aan de brochure "Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht" van de Belastingdienst (versie december 2024).
Fiscale bewaartermijn
De fiscale bewaartermijn is normaal gesproken 7 jaar. Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven voor de bedrijfsvoering. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn van 7 jaar. Een huurcontract van 5 jaar verliest bijvoorbeeld pas na deze 5 jaar zijn actuele waarde. Vanaf dat moment start de bewaartermijn van 7 jaar.
Soms is door andere wettelijke bepalingen de termijn langer dan 7 jaar. Voor de btw (omzetbelasting) geldt bijvoorbeeld voor onroerende zaken een bewaartermijn van 9 jaar, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen. En voor de One Stop Shop-regeling (OSS) geldt een bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het jaar waarin de prestaties zijn geleverd.
Welke gegevens bewaren
Alle gegevens over uw organisatie die u ontvangt of vastlegt (op papier of digitaal) horen bij uw administratie. Van de meeste gegevens is duidelijk dat ze bij de administratie horen en fiscaal van belang zijn. Zoals de gegevens uit financiële of logistieke systemen, maar ook de zakelijke gegevens uit de mail of agenda’s Soms kan door het (deels) privé element onduidelijkheid bestaan of deze gegevens tot de administratie behoren. Ook (hoofdzakelijk) privé gebruikte communicatiemiddelen zoals privé e-mailadressen, WhatsApp, Skype, etc kunnen tot de administratie behoren als deze (ook) zakelijk worden gebruikt.
Soorten gegevens
1) Stamgegevens;
Stamgegevens zijn gedurende een bepaalde periode vast. Voorbeelden hiervan zijn prijzentabellen, artikeltabellen en debiteuren- en crediteurengegevens. Voor uw onderneming is de actuele stand van deze gegevens van belang.
2) Bron- en afgeleide gegevens;
Van elke transactie die u sluit, maakt of ontvangt u een eerste of primaire vastlegging (brongegevens). De brongegevens leiden tot vastleggingen in 1 of meer informatiesystemen (afgeleide gegevens). Deze vastleggingen moeten in de informatiesystemen gecontroleerd kunnen worden via de brongegevens.
3) Verdichten en converteren;
Het is belangrijk dat de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens gewaarborgd worden. Voor een factuur bijvoorbeeld is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet is veranderd.
Elektronisch document
Elektronische documenten zijn documenten met gegevens die zijn vastgelegd op een digitale gegevensdrager. Bij machine-to-machine communicatie, zoals UBL- en XML-berichten, moeten deze ook voor de mens leesbaar zijn of gemaakt kunnen worden.
De authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van het elektronisch document moet u waarborgen. U bepaalt zelf hoe u dat doet. Dat kunt u doen met organisatorische maatregelen (zoals controletechnische functiescheiding) en/of technische maatregelen (bijvoorbeeld met een geavanceerde elektronische handtekening).
Tip
Het lijkt ons verstandig vooraf een inventarisatie te maken van uw gegevens en de bewaarplicht van de gegevens af te stemmen met de Belastingdienst.
Conversie van gegevens
Nadere voorwaarden en toelichting bij het converteren van gegevens.
Bij conversie gelden de volgende voorwaarden:
Het is vooral belangrijk dat aandacht wordt besteedt aan echtheidskenmerken (de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van
de inhoud). Bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van
een papieren document. In dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.
Let op!
In het geval van converteren naar portable document format (pdf ) of vergelijkbare formaten kan het zijn dat u niet meer aan de bewaarplicht voldoet.
Het is dan niet nodig de originele gegevens te bewaren. De balans en resultatenrekening moet wel altijd op papier bewaard worden.
In principe is het niet toegestaan computerbestanden af te drukken en digitale bestanden te verwijderen. Dit mag alleen bij een administratie van geringe omvang (overleg vooraf met de Belastingdienst wat wordt verstaan onder geringe omvang) en waarbij controle binnen een redelijke termijn mogelijk is via de afgedrukte bestanden.
Onroerend goed
Voor de omzetbelasting en onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar (In verband met de herzieningstermijn van verrekende voorbelasting).
Bewaartermijn volgens uitvoeringsinstanties
Verder moet u rekening houden met de bewaarplicht die uitvoeringsinstanties stellen. Zo moet u de loonadministratie na afloop van het jaar vijf jaar bewaren.
Aanbevolen op deze website
Auditfiles
Geautomatiseerde controle van uw administratie door de Belastingdienst.
Andere aanbevolen links
