Softwarepakketten.nl

Practice management software > Functionaliteit accountancy

Pakketsoort - Practice management software > Practice management software > Functionaliteit accountancy

Rapport: Practice management voor de accountancy
Het rapport "Practice management voor de accountancy" is gratis beschikbaar met aandacht voor software met functionaliteit op het gebied van relatiebeheer, adresbeheer, digitaal dossierbeheer, document management, urenregistratie, factureren, procesbeheer, planning & control, correspondentie, zoekfunctionaliteit naar relaties, dossiers en documenten, rechten en rollen, portaalfunctionaliteit en managementrapportage.
Naar gratis opvragen rapport: CRM voor de accountancy.
   

Functionaliteit

Een aantal functionaliteiten en eigenschappen van Practice management software voor de accountancy zijn hieronder op een rij gezet:

  • Relatiebeheer
  • Adresbeheer
  • Digitaal dossierbeheer
  • Document management
  • Urenregistratie
  • Factureren
  • Procesbeheer
  • Planning & control
  • Correspondentie
  • Zoekfunctionaliteit; naar relaties, dossiers en documenten.
  • Rechten en rollen
  • Portaalfunctionaliteit
  • Managementrapportage.

Een en ander onderverdeeld naar de volgende eigenschappen per functionaliteit:

Relatiebeheer
Relatiebeheer gaat (veel) verder dan louter klantbeheer en het daarbij registreren van de klantgegevens. Leveranciers, partners en uitvoeringsinstanties zijn ook voorbeelden die vallen onder relatiebeheer. En wat te denken van relaties van kantoorcliënten, zoals kantoor belastingdienst, notaris en bankrelatie. Dit alles met de mogelijkheid om afzonderlijke contactgegevens te registreren. 

  • Is er onderscheid naar soort van relaties?
  • Is er onderscheid naar rechtsvorm van de relatie?
  • Is er onderscheid tussen bedrijven en natuurlijke personen?
  • Zijn partnergegevens (bij particulieren) vast te leggen en gekoppeld?
  • Kunnen contactpersonen geregistreerd worden?
  • Kan telefoonnummer en e-mailadres per contactpersoon vastgelegd worden?
  • Kan een afdeling en functie per contactpersoon vastgelegd worden?
  • Zijn er vrije velden mogelijk voor contactpersonen?
  • Kunnen relaties van cliënten worden vastgelegd? Zoals belastingdienst, notaris en bankrelatie van een cliënt.
  • Is een holdingstructuur vast te leggen?
  • Kunnen specifieke accountancygegevens worden vastgelegd? Zoals bij een relatie de fiscale nummers en de rechtsvorm.
  • Kunnen specifieke gegevens vastgelegd worden in het kader van SBR? Denk aan ‘vaste’ gegevens voor een SBR-jaarrekening of kredietrapportage?
  • Kan de gebruiker zelf velden toevoegen aan het CRM systeem om het op deze manier volledig passend te maken voor het kantoor.
  • Kunnen relatiegegevens gebruikt worden in andere pakketten? En zo ja in welke pakketten.
  • Kunnen (kantoor)medewerkers gekoppeld worden aan een relatie?
  • Is registratie van afspraken aanwezig?
  • Is er een koppeling met agendabeheer? Bijvoorbeeld met MS Outlook.
  • Is een automatische  synchronisatie van afspraken en agendabeheer mogelijk?
  • Is raadplegen van een persoonlijke agenda van een medewerker aanwezig?
  • Is raadplegen van de agenda van andere medewerkers aanwezig?
  • Is er een volledigheidscontrole voor de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme)? Graag specificeren welke gegevens.
       
  • Is er een cliëntacceptatieprocedure opgenomen in de software? In het kader van de WTA (Wet Toezicht Accountantsorganisaties) is er ook aandacht voor cliënt- en opdrachtacceptatie). De WTA spreekt van opdrachtaanvaarding en -continuëring. Het gaat erom dat de software functies bevat die cliént- en opdrachtacceptatie ondersteunen. Bijvoorbeeld door het vooraf registreren van het (kantoor)beleid (welke soort klanten worden wel en niet aangenomen) en het toetsen bij de opdrachtaanvaarding. Veelal gaat het hierbij om het aflopen van een checklist, waarbij de resultaten daarvan in het digitale dossier vastgelegd worden. Op deze wijze kan achteraf aangetoond worden op welke wijze acceptatie is getoetst. 
        
  • Is er de mogelijkheid om de 'stand van zaken' op een bepaald moment te bevriezen en archiveren. Bijvoorbeeld om de stand van zaken na te kunnen zien van het moment van een controle in het verleden.
       
  • Cockpit vanuit relatie(kaart). Gegevens vanuit de relatie(kaart) op te vragen? De relatiekaart is dan in feite de centrale cockpit voor alle onderliggende gegevens.

Adresbeheer
Het gaat hier om het adresbeheer van de hiervoor genoemde relaties.

  • Is er een koppeling met een postcodedatabase? Op basis van postcode en huisnummer automatisch het juiste adres bepalen?
  • Is er een koppeling met de KvK om direct relaties (en bijbehorende adressen) op te zoeken?
  • Is er een signalering op dubbele invoer van adressen?
  • Is ontdubbelen van relaties mogelijk (op huisnummer en postcode)?
  • Is opgave van buitenlandse adressen mogelijk?
  • Kunnen meerdere e-mailadressen per relatie opgegeven worden? Zo ja, waarvoor.

Digitaal dossierbeheer
Binnen practice management kan dossierbeheer betrekking hebben op meerdere soorten dossiers, zoals hieronder gespecificeerd.

Daarnaast is er sprake van digitaal dossierbeheer in relatie tot de auditfunctie. Een kenmerk van deze laatste vorm van digitaal dossierbeheer is een directe integratie met werkprogramma’s. Dergelijke software is primair gericht op het ondersteunen van werkprocessen om te komen tot betrouwbare gegevens voor een bepaalde rapportage en komt hier verder niet aan de orde. Zie digitaal dossierbeheer voor de auditfunctie.

  • Hoe is de dossierindeling geregeld?
  • Kunnen dossiers aan elkaar gekoppeld worden? Op welke wijze gebeurt dit.
  • Kan een dossier gereed gemeld en afgesloten worden? Waarna er geen mutaties meer mogelijk zijn.
  • Is registratie van permanente dossiers mogelijk?
  • Is registratie van jaardossiers mogelijk? Voor met name de jaarlijkse controle van de jaarrekening.
  • Is registratie van projectdossiers mogelijk? Het gaat hier feitelijk om eenmalige opdrachten waarvan de resultaten in een dossier worden vastgelegd. Bijvoorbeeld een adviesopdracht.
  • Worden standaard dossierindelingen meegeleverd met het pakket? Zo ja, om welke indelingen gaat het dan.

Document management
Het gaat dan om het opslaan en beheren van digitale documenten en gedigitaliseerde (bijvoorbeeld gescande) documenten.

  • Is een document archieffunctie aanwezig?
  • Kan email gearchiveerd worden?
  • Kan gezocht worden in de inhoud van documenten (full retrieval)?
  • Kan de toegang tot documenten beveiligd worden op basis van autorisatie?
  • Kunnen documenten eenvoudig opgenomen worden bij een dossier/opdracht?
  • Is scannen van documenten mogelijk?
  • Is naar keuze opslaan van documenten op papier of in PDF mogelijk?
  • Worden documenten binnen dossiers opgeslagen (embedded) of is er alleen een koppeling (link) naar documenten?
  • Kunnen geheime documenten afgeschermd worden? Op welke wijze gebeurt dit dan.

Urenregistratie
Betreft het registreren van de uren per medewerker, al dan niet verbijzonderd naar directe en indirecte uren.

  • Is een budgettering mogelijk?
  • Kunnen uren, KM’s en onkosten geregistreerd worden?
  • Kunnen uren naar keuze op dossiers geregistreerd worden?
  • Is urenregistratie mogelijk via een App-functie voor smartphones?

Factureren
Het gaat hier om declaraties aan cliënten voor uitgevoerde werkzaamheden, al dan niet op basis van de geregistreerde uren per medewerker.

  • Kan met voorschotten gewerkt worden?
  • Kan met termijnfacturen gewerkt worden?
  • Kunnen facturen naar keuze verdicht worden?
  • Kan achteraf nog een urenspecificatie van een bepaalde factuur opgevraagd worden?
  • Kunnen facturen in PDF-formaat aangemaakt en verzonden worden?
  • Is elektronisch factureren mogelijk op basis van UBL?
  • Is deelgenomen aan de UBL Ketentest?

Procesbeheer
Met name het toewijzen van medewerkers aan taken en processtappen om op basis van een voor gedefinieerde workflow opdrachten uit te voeren voor cliënten.

  • Zijn medewerkers en afdelingen toe te wijze aan taken?
  • Is een (groeps-)agenda met taken en afspraken aanwezig?
  • Is workflow management (WFM) mogelijk? Regelt de wijze en volgorde van de activiteiten binnen een proces.
  • Is ‘human task support’ aanwezig? Processtappen worden opgegeven met tijdstippen waarop uit te voeren en door welke medewerkers.
  • Is het uitvoeren, accorderen, wijzigen en controleren (c.q. bewaken) van workflow taken of signaleringen aanwezig?
  • Kan met templates gewerkt worden voor in te richten workflows?
  • Zijn er functies op het gebied van werkprogramma’s opgenomen? Geef hiervan een korte toelichting.
  • Kan per opdracht worden aangegeven welke onderdelen van een werkprogramma uitgevoerd moeten worden?
  • Kan per opdracht een bestaand werkprogramma aangepast worden. Dus bijvoorbeeld nieuwe activiteiten toevoegen.
  • Kan per opdracht een werkprogramma nieuw aangemaakt worden?
  • Kan een team worden toegekend aan een dossier of opdracht? Zoals teamleider, accountant, assistent accountant en fiscalist.

Planning & control
Het gaat om een overall planning op kantoorniveau van opdrachten en medewerkers. Op basis van een voortgangsrapportage vindt dan controle op de voortgang plaats en de mate waarin de planning nageleefd wordt.

  • Zijn er functies op het gebied van planning en voortgangsbewaking opgenomen? Geef hiervan een korte toelichting.
  • Is het mogelijk een jaarplanning vast te leggen?
  • Kunnen opdrachten gepland worden?
  • Is de voortgang van een opdracht te volgen met bijbehorende status?
  • Is de voortgang per medewerker te volgen?
  • Zijn er voortgangsrapportages naar meerdere inzichten mogelijk?

Correspondentie
Het ondersteunen van correspondentie tussen kantoor(medewerkers) en cliënten, zowel op papier als digitaal.

  • Zijn er functies voor het vervaardigen van correspondentie opgenomen? Geef een korte toelichting.
  • Zijn sjablonen in te richten? In welke formaten is dit dan mogelijk.
  • Is er een functie om etiketten te maken?
  • Kan een brief gekoppeld worden aan een opdracht c.q. dossier?
  • Kan een brief gekoppeld worden aan een relatie?
  • Kan vanuit een relatie en opdracht c.q. dossier direct een email gezonden worden met bijlage die tevens gearchiveerd worden bij een dossier?
  • Kunnen ontvangen emails en bijlagen van emails opgenomen en geraadpleegd worden?
  • Is een scanfunctionaliteit aanwezig om correspondentie op te slaan?
  • Is een uploadfunctie aanwezig om correspondentie op te slaan?
  • Is registratie van telefoongesprekken mogelijk?
  • Is een koppeling met spraakherkenning mogelijk? Zo ja met welke systemen?
  • Is een directe integratie met Word mogelijk? Hoe is dit dan opgelost. Bijvoorbeeld een extra knop in Word. Of vanuit een dossier direct Word aanroepen. En wat zijn dan de versies van Word die ondersteund worden.
  • Is een directe integratie met Excel mogelijk? Hoe is dit dan opgelost. Bijvoorbeeld een extra knop in Excel. Of vanuit een dossier direct Excel aanroepen. En wat zijn dan de versies van Excel die ondersteund worden.
  • Zijn er andere integraties met een Office omgeving? Geef hier een korte toelichting.
  • Is er een mailingfaciliteit opgenomen en zo ja op welke wijze?
  • Is een selecties op meerdere velden mogelijk (bij een mailing)?
  • Kan een mailing op papier plaatsvinden?
  • Kan een mailing per email plaatsvinden?
  • Kan een mailing nog op andere wijzen plaatsvinden? Zo ja op welke wijze (bijv. sms of social media).
  • Kan de response op een mailing geregistreerd worden?
  • Is er een integratie met een extern mailing c.q. nieuwsbriefsysteem?
  • Zijn er nog andere functies op het gebied van correspondentie opgenomen? Zo ja, welke functies. 

Zoekfunctionaliteit
Het gaat om het zo efficiënt mogelijk opzoeken van relaties en (digitale) bescheiden. 

  • Volgens welke criteria is zoeken naar relaties, dossiers en documenten mogelijk?

Rechten en rollen
Het gaat hier om het vastleggen van autorisatie tot bepaalde programma’s en/of functies binnen programma’s. Allereerst worden rollen vastgelegd die bepalen welke programma’s en/of functies toegankelijk zijn. Vervolgens worden medewerkers (al dan niet op basis van functiegroepen) toegekend aan rollen.

  • Zijn er rechten en rollen aanwezig en zo ja op welke wijze is dat geregeld?

Portaalfunctionaliteit
In beginsel gaat het hier om een intranet voor eigen medewerkers. Desgewenst aangevuld met portaalfunctionaliteit voor cliënten, zoals het raadplegen van documenten en/of het beoordelen en goedkeuren van aangiftes.

  • Is er een intranet voor eigen medewerkers beschikbaar, waarmee medewerkers digitaal kunnen communiceren?
  • Is er een extranet voor klanten beschikbaar?
  • Kan ook een (algemene) website voor het kantoor ingericht worden?
  • Is onderling communiceren van medewerkers, leveranciers en cliënten mogelijk?
  • Is Single sign-on beschikbaar? Zo ja, met welke toepassingen?
    (eenmalig inloggen door gebruiker en dan toegang tot alle toepassingen)
  • Is eigen huisstijl mogelijk? Zo ja, voor welke onderdelen?
  • Draait de portal onder meerdere webbrowsers? Zo ja, op welke webbrowsers.
  • Zijn er ook portaalfuncties beschikbaar voor Smartphones? Zo ja, welke functies.
  • Wordt de hosting van het portal door de leverancier van de software geregeld?

Managementrapportage
Het gaat hier nadrukkelijk om interne rapportages om de kantoor resultaten naar meerdere inzichten te maken. Zo mogelijk aangevuld met de gegevens uit de kantooradministratie (boekhouding van het eigen kantoor). Zie voor dit laatste ook de onderverdeling van de  rapportages die de IFAC hieronder noemt.

  • Is een management dashboard in te richten?
  • Worden grafieken en tabellen weergegeven?
  • Maken standaard analyses deel uit van de rapportage?
  • Is het mogelijk zelf maatwerk (BI) analyses samen te stellen en zo ja in welke mate en met behulp van welke functie c.q. tool?

Interessant om naar te verwijzen is de uitgebreide opsomming van kantoor resultaten in het rapport “Guide to Practice Management for Small and Medium-Sized Practices” van de IFAC. Dat rapport maakt een onderverdeling naar:

  • Externe benchmarking; onderverdeeld naar: winstgevendheid, productiviteit van medewerkers, liquiditeit en overig.
  • Bedrijfsbrede KPI’s, toegepast voor interne trend rapporten.
  • Operationele KPI’s toegepast voor interne vergelijking; bijvoorbeeld een vergelijking tussen afdelingen of werkgroepen.

Gegevensuitwisseling (import- en exportfuncties)

  • Kunnen er gegevens geïmporteerd worden? Zo ja, welke gegevens en in welke formaten.
  • Kunnen er gegevens geëxporteerd worden? Zo ja, welke gegevens en in welke formaten. 

Koppelingen 

  • Is er een koppeling met Boekhoudsoftware? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met Salaris- en HRM-software? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met software voor Digitaal dossierbeheer (audit) en werkprogramma’s? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met software voor Documentbeheer? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met Jaarrekeningsoftware? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met rapportagesoftware, inclusief dashboards en BI? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met Data-analyse (audit)software? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met Fiscale aangifte (IB, VpB) software? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met Portaaltoepassingen? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met Office toepassingen? Zo ja, met welke systemen.
  • Is er een koppeling met CTI toepassingen? Zo ja, met welke systemen. CTI staat voor computer telefonie(centrale) integratie.
  • Is er een koppeling met overige toepassingen? Zo ja, met welke systemen.

Ontleend aan het rapport "Practice management software voor de accountancy".


Onerzoeksbureau GBNED