Inleiding

Geïnteresseerden inzicht bieden in visie, ontwikkeling en oplossingen gericht op "Practice management", oftewel de backoffice processen van een accountants-, administratie- en belastingadvieskantoor. Met functies als relatiebeheer, dossierbeheer, document management, urenregistratie, declareren c.q. factureren, procesbeheer (met workflow), planning & control, correspondentie, dossiers en documenten. En dat zoveel als mogelijk in de cloud.

Een belangrijk aandachtspunt zijn afhankelijkheden. Practice management betekent niet per definitie dat een oplossing alle gewenste modules bevat. Vaak is sprake van een ‘best of breed’ oplossing.  Welke (deel)oplossingen sluiten dan het beste op elkaar aan? Ook de koppeling c.q. integratie met bestaande administratiesystemen is een aandachtspunt. Zo zit niemand erop te wachten om relatiegegevens handmatig in te voeren of te wijzigen in verschillende softwaresystemen. 

Hoe efficiënt zijn de oplossingen vandaag de dag in de praktijk? Welke functionaliteit wordt geboden? Wat zijn eventuele valkuilen en wat kun je van elkaar leren?  

 Dit is de insteek van de praktijkdag "Practice management software" op woensdag 4 december 2024.

Doelgroep

Financials, accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren, softwareleveranciers en andere geïnteresseerden die geïnformeerd willen worden over de laatste stand van zaken op het gebied van Pratice managemet software. 

Programma (onderhanden en onder voorbehoud)

Ontvangst vanaf 12:45 uur met koffie.

13:15 uur
Inleiding en toelichting practice managementsoftware door dagvoorzitter Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED. Met een toelichting op het rapport "Practice management software voor de accountancy".

13:45 uur
Goed Practice management: afstemmen interne kantoorprocessen is voorwaarde 
Practice managementsoftware voor de accountancy is er in vele soorten en maten, als suite, als best of breed en steeds meer in de cloud. Welke software oplossingen je ook kiest, goed afstemmen van kantoorprocessen is voorwaarde voor een succesvolle implementatie.

Adriaan Heijboer, mede oprichter van Bottleneck.it, is expert in het optimaal inrichten van processen binnen accountantskantoren. Adriaan kent door zijn bedrijfseconomische achtergrond en jarenlange praktijkerving in de accountancysector als geen ander de in- en outs van kantoorprocessen en de ondersteuning daarvan door practice managementsoftware. Adriaan legt haarfijn uit wat de aandachtspunten zijn bij verschillende kantoorprocessen en geeft nuttige tips over de implementatie van practice managementsoftware.

14:15 uur
Microsoft tools voor Practice management
Vrijwel alle accountants- en administratiekantoren werken standaard met Microsoft tools, op dit moment onder de noemer Microsoft 365. We noemen Microsoft Office en Microsoft Power Platform. Binnen Microsoft Office beschouwen we Word, Excel, PowerPoint en Outlook als bekend. Teams en OneDrive zijn inmiddels ook gemeengoed.

Tijdens deze sessie wordt ingegaan op andere tools van Microsoft office, zoals SharePoint, Exchange en Microsoft Loop. Vaak standaard inbegrepen in bestaande licenties. Ook wordt ingegaan op het Microsoft Power Platform met Power BI, Power Apps en Power Automate.

14:45 uur
Pauze met koffie, thee, frisdrank en netwerken. 

15:15 uur
Leveranciersmarathon
Tijdens korte (10-minuten) sessies presenteren aanbieders, via korte video’s, hun practice management tools. Op deze wijze krijgen de deelnemers in een relatief kort tijdbestek inzicht in de tools en mogelijkheden daarvan. Tijdens en na afloop van de sessies (zie hierna) is ook tijd voor vragen vanuit de deelnemers.

De volgende leveranciers nemen deel aan deze sessie:

• 

  SultanCRM;
  Sultan CRM voor accountants is CRM software, speciaal gemaakt met het accountantskantoor in onze gedachten. In tegenstelling tot vroeger dwingen nieuwe verdienmodellen tot prijsafspraken en een strakke monitoring van deze afspraken, denk hierbij aan “projectbenadering” en “budgetbewaking”. Sultan CRM biedt naast het primaire relatiebeheer ook andere functionaliteiten speciaal gericht op de accountancy. Specifiek ingericht met extra tools als projectregistratie, budgetbewaking, compliance en rapportage.

• 

  Hix;
  Bij Hix helpen we accountants- & administratiekantoren om de samenwerking tussen de ondernemer en de accountant makkelijker te maken. Daarnaast maken wij de toegang tot online applicaties makkelijker, beheersbaar en vooral veiliger. Wij geloven in een uniforme communicatie tussen accountants- en administratiekantoren en haar klanten. Of het nu gaat om een aangifte, een jaarrekening of een vergeten bon of factuur; het is fijn al je klant weet wat hij kan verwachten en op een hele laagdrempelige manier kan reageren. Werk veilig en gemakkelijk met Single Sign On en deel aangiftes en andere documenten met je klant.

• 

  Radar Software;
  De CRM-oplossing voor klantgerichte accountants. Krijg een compleet 360-graden klantinzicht, werk efficiënter en verhoog de winstgevendheid van je kantoor. Alles in de cloud, gebruiksvriendelijk en gericht op jouw succes. Radar360 is al meer dan 25 jaar dé partner voor accountantskantoren van klein tot groot. Ons systeem verbetert de efficiëntie van klantcommunicatie en dossierbeheer met een SharePoint integratie, workflow automatisering en meer. Focus op je dienstverlening, terwijl wij de manuele taken uit handen nemen. De herkenbaarheid en het gebruikersgemak zijn belangrijke speerpunten voor Radar.

• 

  AdminPulse;
  AdminPulse de all-in-one CRM voor accountants die de werking van je kantoor vereenvoudigt en automatiseert. Als het hart van jouw kantoor biedt AdminPulse een uniek 360° zicht op je klanten met een overzicht van alle communicaties, taken, facturen, documenten en wettelijke verplichtingen waaronder de kwaliteitstoetsing. AdminPulse is intuïtief en klaar voor gebruik, maar biedt ook een grote flexibiliteit en aanpasbaarheid aan de behoeften van elk kantoor. Dankzij het open platform en de connectiviteit met andere applicaties versterkt AdminPulse de automatisatie en verhoogt het de efficiëntie. Door de gemoedsrust die AdminPulse je brengt, kan je je concentreren op je kernactiviteiten, namelijk klanten adviseren.

• 

  PKIsigning;
  Het platform van PKIsigning is een handig online Saas-product dat helpt om je processen te stroomlijnen, klantbeleving te verbeteren en te bouwen aan betere beveiliging en compliance. Het platform bevat specialistische functies voor de accountancymarkt en loopt hierin voorop. In een paar jaar zijn er een paar honderd accountantskantoren gestart of overgestapt naar PKIsigning. Starten kan al vanaf een bescheiden bedrag per maand voor je kantoor. Dat maakt het extra laagdrempelig.

• 

  Visma eAccounting;
  Financieel en practice management voor accountants. Visma Advisor is de tool voor accountants- en administratiekantoren om volledige grip te hebben op het interne kantoorbeheer met CRM, Workflow management, Resource planning, Voortgangsbewaking, Urenregistratie en declaratie. Visma Advisor brengt alle documenten, e-mailberichten en notities op een centrale locatie bijeen. Geen losse lijstjes voor allerlei processen, maar alles in één systeem, zodat je altijd snel de informatie kunt vinden die je nodig hebt. Ook biedt het uitmuntende planningsmogelijkheden, zodat je precies weet of er voldoende medewerkers beschikbaar zijn voor de uit te voeren taken.

• 

  Mijn kantoor;
  Mijn Kantoor is een integratie- en communicatie platform gemaakt voor klantgerichte communicatie en operational excellence. Het integreert met (accountancy) applicaties op het gebied van administratie, loonverwerking, fiscale aangiften of dossier. Het CRM is geïntegreerd met de klant- en teamcommunicatie, klant processen, taken en het online dossier. Kwaliteit wordt op het platform gefaciliteerd en gestimuleerd door bewerkbare templates voor werkprocessen, checklisten en communicatie. Klanten van het kantoor kunnen eenvoudig ondertekenen, accorderen, communiceren of gegevens aanleveren. Het platform borgt compliance met betrekking tot de WWFT, klant acceptatie, NV COS en de AVG.

• 

  Qwoater;
  Qwoater is een online document management oplossing voor accountants gericht op de cliëntdossiers. Als accountantskantoor herken je het belang van een goed werkend en gestructureerd cliëntdossier. Het verwerken van alle documenten die op verschillende wijze ontvangen worden maakt het lastig om het cliëntdossier actueel, compliant en overzichtelijk te houden. Qwoater is er volledig op gericht om jouw document-gerelateerde cliëntprocessen efficiënt te ondersteunen. Qwoater lost de uitdagingen op door het bieden van een centraal cliëntdossier waar je rechtstreeks of via gekoppelde cloudoplossingen eenvoudig toegang toe hebt.

16:45 uur
Pauze met koffie, thee, frisdrank, snack en netwerken.  
Er is geen informatiemarkt, maar wel gelegenheid om individueel vragen te stellen aan de aanbieders, naar aanleiding van de gegeven presentaties. 

17:15 uur
Terugkoppeling
Plenaire terugkoppeling van de leveranciersmarathon met inbreng van deelnemers.

17:35 uur
Noviteiten
Welke ontwikkelingen hebben impact op accountants- en administratiekantoren in het algemeen en op practice management in het bijzonder.

• Als onderdeel van Practice management kennen we ook uren en declareren aan cliënten. Is elektronisch factureren dan mogelijk?
  Factureren op basis van Excel, Word en/of PDF per email is straks echt achterhaald. Elektronisch factureren (op basis van UBL en Peppol) wordt steeds meer verplicht. In België per 2016 ook verplicht voor B2B. Dergelijke factureren worden dan ook automatisch verwerkt in de boekhouding. In de meest optimale situatie voorzien van RGS MKB codering. Wat betekent dit voor uw practice managementsysteem?

• Open Api en Single sign-on
  Zeker als sprake van is een 'best of breed' oplossing is de bedoeling dat tools onderlang vlekkeloos samenwerken. Open Api en Single sgn-on zijn hiervoor belangrijke voorwaarden.

18:00 uur
Afsluiten en einde bijeenkomst. 

Locatie, kosten en inschrijven

Locatie 
Regio Amersfoort / Utrecht.

Kosten
De kosten voor het bijwonen van het congres bedragen 200 euro per persoon, inclusief koffie/thee en een warme snack, excl. BTW.

Inschrijven
Naar inschrijven....

Bij vragen of meer informatie kan desgewenst contact opgenomen worden met Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne.
E gerard@gbned.nl.
M 06 10069402.