Softwarepakketten.nl

Functies en eigenschappen Point of Sale (POS), kassasystemen

Pakketsoort - Point of Sale (POS) en Verkoop > Functies en eigenschappen Point of Sale (POS), kassasystemen

Onderstaande kassafuncties en -eigenschappen zijn ontleend aan de "Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software, subset: POS (point of sale)”. Het betreft hier functionaliteit die betrekking heeft op de kassasystemen voor de verkoop.

  • Automatische overname bedrag op betaalterminal;
  • Terugdraaien bon bij foutieve afrekening op kassa;
  • Tijdelijke bon kunnen opvragen; bijvoorbeeld voor prijsopgave.
  • Wachtstand kassa; waarbij een andere klant eerst geholpen kan worden.
  • Meerdere kassaschermen; waarbij meerdere verkoopmedewerkers op 1 kassa kunnen werken.
  • Verkoop op rekening via de kassa afhandelen;
  • Meerdere verkoopmedewerkers opnemen in het kassasysteem;
    Up-sell en cross-sell suggesties bij afrekenen; per artikel advies over gerelateerde producten die bij gekochte product behoren. Zoals een batterij bij een zaklamp.

Artikelgegevens in relatie tot kassasysteem

  • Consolidatie zelfde artikelen op 1 regel; i.p.v. het steeds opnieuw scannen van dezelfde artikelen.
  • Artikelen via kassasysteem zoeken op meerdere kenmerken;
  • Artikelomschrijving aanpassen tijdens verkoop op kassasysteem;
  • Ingave serienummer; afhankelijk van gekozen artikel.
  • Ingave partijnummer; afhankelijk van gekozen artikel.
  • Andere artikelen kunnen opzoeken tijdens verkoop op kassasysteem;
  • Scannen barcode artikelen bij verkoop via kassasysteem;
  • Losse verkoop; zonder aanwezigheid van een artikel in het kassasysteem.

Opzoeken artikelen vanuit kassascherm

  • Op SKU niveau; Stock Keeping Unit niveau – Laagste voorraaghoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40.
  • Op model, omschrijving, serienummer en artikelcode (EAN, ISBN of eigen).

Raadplegen artikelgegevens via het kassascherm

  • Plaats (waar bevindt het artikel zich), omschrijving, serienummer en afbeelding.
  • Data; eerstvolgende leverdatum, ontvangstdatum, datum in winkel, vervaldatum (zoals versdatum) en besteldatum.

Kassasysteem en klanten

  • Koppeling klantenbestand met kassasysteem bij verkoop op rekening;
  • Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop; tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen.
  • Selecteren klant op kassascherm;
  • Direct inzicht in reeds gedane aankopen;
  • Signalering (nog) openstaande facturen;
  • Klant op zwarte lijst plaatsen;
  • Klant opzoeken op meerdere kenmerken; klantnummer, naam, telefoonnummer, e-mailadres, (thuis)adres, bedrijfsnaam of bedrijfsadres.
  • Klant opzoeken door scannen klantenpas;
  • Lopende reserveringen (van klanten) raadplegen.

Ruilen en retourname via het kassasysteem

  • Ruilen mogelijk via kassa;
  • Tegoedbon afdrukken via kassa bij retour;
  • Opgave reden van betalen bij retourname;
  • Autorisatie retouren; bijvoorbeeld door geautoriseerde (kassa)medewerker.

Voorraadgegevens en het kassasysteem

  • Automatisch voorraad afboeken bij kassaverkoop;
  • Verkoop mogelijk bij negatieve voorraad;
  • Tonen nog beschikbare voorraad; voor tijdige signalering leegloop.
  • Raadplegen voorraad andere filialen en voorraad centraal magazijn;
  • Realtime inzicht in alle voorraad; per kassapunt direct inzicht in voorraad lokaal, alle filialen en eventueel centraal magazijn.
  • Artikelgegevens wijzigen; gegevens van artikelen op voorraad wijzigen via de kassa.
  • Registratie NEE verkopen.

Prijsgegevens en het kassasysteem

  • Signalering combinatieprijzen; losse artikelen die bij elkaar aangeboden worden voor combinatieprijs.
  • Prijs tonen van artikel zonder verkoopactie;
  • Prijsopgave/offerte maken via kassascherm;
  • Minimaal 3 BTW percentages;
  • Snel wisselen van excl. naar incl. BTW;
  • Inkoopprijs raadplegen via kassa;
  • Opzoeken prijsopgave; o.b.v. klantnummer, naam of telefoonnummer.

Toekennen kortingen en prijswijzigingen

  • Per artikel (bonregel), per gehele bon, procentueel en bedrag in euro’s;
  • Via tegoedbonnen, kortingscoupons; zodat promotionele acties gevolgd kunnen worden.
  • Notificatie als verkoopprijs onder kostenniveau; verkoopprijs door kortingen onder kostenniveau brengen.
  • Verkoopprijs onder kostenniveau geautoriseerd; kortingen die verkoopprijs onder kostenniveau brengen, mogen alleen na goedkeuring management worden toegekend.
  • Opheffen van automatische kortingen geautoriseerd; alleen met juiste gebruikersrechten.
  • Personeelskorting mogelijk;
  • Opgave reden voor korting; bijv. defect, actie, etc.

Cadeaubonnen en cadeaukaarten (pas)

  • Ondersteuning cadeaubonnen en/of cadeaukaarten; cadeaukaarten in de vorm van een kas.
  • Cadeaubonnen en/of -kaarten uitgeven;
  • Cadeaubonnen en/of -kaarten volgen;
  • Validatie cadeaubonnen en/of -kaarten mogelijk.

Tegoed-/waardebonnen

  • Ondersteuning tegoed-/waardebonnen;
  • Tegoed-/waardebonnen uitgeven;
  • Tegoed-/waardebonnen volgen;
  • Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk.

Continuïteit kassasysteem

  • Bij (netwerk)storing doorwerken op kassasysteem; oftewel kan afrekenpunt zelfstandig draaien?
  • Synchronisatie na herstel storing; gegevens kassasysteem synchroniseren met centrale server.
  • Automatische backup van (kassa)gegevens.

Controle en beveiliging kassasysteem en bediening daarvan

  • Logging van alle kassahandelingen;
  • Inzicht in handmatige aanpassing; prijzen, korting, e.d.
  • Registratie cadeau-, tegoedbonnen op nummer;
  • Alleen kassatransactie bij gesloten kassalade kunnen uitvoeren.
  • Kassa vergrendelen na elke transactie;
  • Toegangsbeveiliging per medewerker; sleutel, pincode, pasje, e.d.
  • Activeren handmatig aanpassen prijzen; per medewerker.
  • Inzage medewerker die afrekent; dus per kassatransactie.
  • Inzage kassa open zonder handelingen; data en tijden.
  • Grens bedrag dat caissière mag teruggeven;
  • Handmatig kortingen toekennen na goedkeuring; winkelmanagement moet korting bevestigen.
  • Prijsdaling onder inkoopprijs na goedkeuring; winkelmanagement moet prijs bevestigen.

Kassabon/factuur

  • Direct factuur afdrukken via kassascherm; feitelijk een baliefactuur, zoals aanwezig in verkoopsysteem of bijvoorbeeld werkordersystemen. 
  • Bonnummer in vorm van barcode afdrukken; om later eenvoudig bon te kunnen scannen om transactie weer op te roepen.
  • Nul- / garantiefactuur kunnen opvragen;
  • Verzendkosten op de bon zetten; inclusief automatische berekening van de verzendkosten.
  • Kassabon zonder bedragen; als ruilbewijs, zodat ontvanger dit kan omruilen. Bijv. bij een cadeau.
  • Pinbon op kassabon;
  • BTW op kassabon;
  • Kopie kassabon en factuur kunnen printen; historie kassabonnen en facturen, voor als klant bon of factuur is verloren.
  • Uitgaande facturen vasthouden via kassa; voor latere verwerking, zoals bij verzamelfacturen het geval is.

Klantrekeningen en kassasysteem

  • Nieuwe klantrekeningen kunnen openen via het kassasysteem;
  • Klantrekeningen muteren via het kassasysteem; denk aan een adreswijziging of contactpersoon.
  • Raadplegen factuuradres en (af)leveradres;
  • Raadplegen openstaand klantkrediet;
  • Raadplegen specificaties van koop-, leveringsvoorwaarden;
  • Raadplegen specificatis, instructies/aantekeningen;
  • Zoeken facturen/bonnen; o.b.v. transactienummer, klantnummer of uitgiftedatum.

Uitprinten transactiegegevens via kassasysteem (en daaraan gekoppelde printer)

  • Facturen, creditnota’s, pakbonnen, afleverbonnen, afhaalbewijzen, betaalbewijzen, remboursformulieren en stuklijsten (als aankoop is samengesteld uit meerdere losse artikelen c.q. onderdelen).

Bon- en factuurlayout via kassasysteem

  • Layout kassabon zelf samenstellen;
  • Layout overige documenten zelf samenstellen;
  • Logo opnemen op bon en documenten;
  • Meerdere soorten kassabonnen;
  • Tekst klantendisplay zelf kunnen opgeven;
  • Onderdrukken detailregels op factuur;
  • Speciale boodschap bon/factuur opgeven; minimaal 300 karakters.
  • Verkorte artikelomschrijving op kassabon.

Manier van betalen via het kassasysteem

  • Betalen met contact geld, bankpas, betalen met creditcard;
  • Betalen met cadeaubonnen of cadeaukaart;
  • Betalen met eigen (winkel)card;
  • Verschillende betaalwijzen per betaling; bijvoorbeeld deel contant en deel pin.
  • Bij pinnen hoger/lager bedrag kunnen kiezen; bijv. deel contact en deel pinnen.
  • Deelbetaling, rest op rekening;
  • Terugbetalen aankoop bij retourname; niet goed, geld terug.
  • Terugbetalen aankoop via tegoedbon;
  • Aanbetaling; of gedeeltelijke betaling.
  • Scannen van barcodes aan de kassa;
  • Betalen met tegoed-/waardebon.

Kassamutaties (overige) via kassasysteem

  • Kassamutaties registreren; opnames contant of stortingen contant.
  • Opgave van medewerker;
  • Omschrijving, bedrag, datum en boekstuknummer mutatie.
  • Bijhouden historie kassamutaties.

Kassa opmaken en afsluiten

  • Ingave beginsaldo (begin van de dag);
  • Ingave eindsaldo (eind van de dag);
  • Tussentijds overtollig kasgeld afstorten;
  • Autoriseren kasverschil boven op te geven limiet;
  • Kasstaat op te vragen;
  • Bonhistorie op te vragen.

Configuratie en levering (rand)apparatuur kassasysteem

  • Koppelen Betaalautomaat, Barcodescanner, Klantendisplay, Bonnenprinter, Factuurprinter, Barcode-/etikettenprinter, 
    Weegsysteem, Prijsopgaaf apparaat, Touchscreen, Klantenteller, Prijspalen en overige onderdelen.
  • Koppelen Portable Data terminals (PDT); t.b.v. fysieke inventarisatie van de voorraad en invoeren van bestellingen en facturering
    (door barcodes op artikel- of schapkaart te scannen).
  • Ondersteuning OPOS; Open POS drivers. 
  • Leverancier van (rand)apparatuur;
  • Ondersteuning en onderhoudscontract hardware; met reparatie of vervanging frontoffice apparatuur.
  • Levering vooraf geconfigureerde hardware; inclusief vooraf geïnstalleerde/geconfigureerde software.
  • Installatie en configuratie hardware op locatie.  

Onerzoeksbureau GBNED