Procesmodel digitaal dossierbeheer, workflow en werkprogramma

Pakketsoort - Audit, dossierbeheer en data analyse > Procesmodel digitaal dossierbeheer, workflow en werkprogramma

De uit te voeren werkzaamheden zijn bepalend voor de software die gebruikt wordt bij het uitvoeren van een bepaalde opdracht. Een voorbeeld om dit te illustreren is de volgende weergave: 

Toelichting weergave:

1. Modellen van werkprogramma’s, vanuit branche organisaties, kunnen als basis dienen voor de werkprogramma’s die per kantoor worden opgesteld voor de diverse opdrachten. 
   Een kantoor kan zelf ook beschikken over modellen voor werkprogramma’s, al dan niet afgeleid van de hiervoor genoemde modellen vanuit branche organisaties. Met als basis de modellen stelt een kantoor een of meerdere werkprogramma’s per opdracht samen. Dat laatste is dan mede afhankelijk van de soort opdracht en bijvoorbeeld klanttype. Zo zullen de uit te voeren activiteiten bij het samenstellen van een jaarrekening voor een transportbedrijf anders zijn dan voor een groothandel met een voorraadbeweging. 
     
2. Als sprake is van een nieuwe klant zal eerst sprake zijn van een traject van compliance en klantacceptatie.
    
3. Opdrachtacceptatie heeft betrekking op elke afzonderlijke opdracht die een cliënt verstrekt. Denk aan een samenstel-, controle opdracht of bijvoorbeeld een eenmalig advies.
     
4. De klant verstrekt, na opdrachtacceptatie, een bepaalde opdracht waarvoor werkzaamheden door het kantoor ingepland worden. Voorafgaand aan de opdrachtacceptatie is het kantoor al nagegaan of de opdracht binnen de gewenste termijn is in te plannen qua beschikbare capaciteit.
     
5. Cijferbeoordeling vindt plaats, waarbij ook vastgesteld wordt welke gegevens van materieel belang zijn in relatie tot betreffende opdracht. Zoals de controle van bijvoorbeeld de jaarrekening.
    
6. Voor zover van toepassing wordt een risico analyse uitgevoerd.
      
7. De opdracht wordt door kantoormedewerkers uitgevoerd, waarbij de achtereenvolgende werkzaamheden bepaald worden op basis van een werkprogramma dat gericht is op betreffende opdracht. Het uitvoeren van de opdracht kan ondersteund worden door ‘Workflow functionaliteit'. De stappen van het werkprogramma zijn dan opgenomen in betreffende workflow, waarbij de volgorde en status van de stappen wordt bijgehouden.
      
8. De opdracht zelf en de onderliggende documenten van de uitgevoerde stappen worden opgeslagen in een dossier. Zo kan het kantoor achteraf verantwoorden hoe tot een bepaalde rapportage (denk aan samenstellen van een jaarrekening of kredietrapportage) is gekomen. Een systeem voor ‘Digitaal dossierbeheer’ kan ondersteuning bieden bij het archiveren van betreffende gegevens en het terugzoeken daarvan. Een directe integratie tussen het ‘Digitaal dossierbeheer’ en de workflow functionaliteit is dan een vereiste.
      
9. Het resultaat van de opdracht wordt opgeleverd in de vorm van een rapportage. Zo zijn de op de jaarrekening opgenomen posten, voor zover van toepassing, hiervoor beoordeeld en opgenomen in het Digitaal dossierbeheer.
   
   In de praktijk zijn er ook systemen waarbij het samenstelproces en het feitelijk opstellen van een rapportage zelf (voor de uitvragende partij) in één systeem plaatsvindt. 
     
10. De rapportage voor of namens de klant kan opgeleverd worden via een cliëntportaal. De klant accordeert de rapportage via het cliëntportaal. Hier is dan sprake van digitaal ondertekenen door de klant. 
      
11. Als het resultaat van een opdracht tevens een rapportage is aan een externe partij, zoals een te deponeren jaarrekening,  kan de rapportage (elektronisch) verzonden worden aan de uitvragende partij.
    
    Vooraf kan sprake zijn van het digitaal ondertekenen van de accountantsverklaring door een accountant met een persoonsgebonden beroepscertificaat. Naast het ondertekenen van de accountantsverklaring wordt het beroepscertificaat ook gebruikt voor het waarmerken van de jaarrekening. Dit wordt “Signing & linking” genoemd als onderdeel van SBR Assurance.