Softwarepakketten.nl
Exact Software

Procesmodel digitaal dossierbeheer, workflow en werkprogramma

Pakketsoort - Audit en dossierbeheer > Procesmodel digitaal dossierbeheer, workflow en werkprogramma

De uit te voeren werkzaamheden zijn bepalend voor de software die gebruikt wordt bij het uitvoeren van een bepaalde opdracht. Een voorbeeld om dit te illustreren is de volgende weergave: 

Weergave procesmodel workflow dossierbeheer en werkprogramma's

Toelichting weergave:

  1. Modellen van werkprogramma’s (zie hoofdstuk 2.2) kunnen als basis dienen voor de werkprogramma’s die per kantoor worden opgesteld voor de diverse opdrachten. Modellen kunnen op papier of in digitale vorm verstrekt worden.
       
  2. Als kantoor beschikt u over werkprogramma’s die de werkzaamheden per soort van opdracht bevatten. Differentiatie naar bedrijfstype (feitelijk uw type van klanten) kan ook van toepassing zijn. Zo zullen de uit te voeren activiteiten bij het samenstellen van een jaarrekening voor een transportbedrijf anders zijn dan voor een groothandel met een voorraadbeweging. Werkprogramma’s kunnen op papier of digitaal ondersteund worden.
      
  3. Uw klant verstrekt een bepaalde opdracht waarvoor u werkzaamheden moet inplannen.
       
  4. De opdracht wordt door u uitgevoerd, waarbij de achtereenvolgende werkzaamheden bepaald worden op basis van een werkprogramma dat gericht is op betreffende opdracht. Het uitvoeren van de opdracht kan ondersteund worden door ‘Workflow functionaliteit, zoals dat eerder is beschreven. De stappen van uw werkprogramma zijn dan opgenomen in betreffende workflow, waarbij de volgorde en status van de stappen wordt bijgehouden.
       
  5. De opdracht zelf en de onderliggende documenten van de uitgevoerde stappen worden opgeslagen in een dossier. Zo kunt u achteraf verantwoorden hoe u tot een bepaalde rapportage (denk aan samenstellen van een jaarrekening of kredietrapportage) bent gekomen. Een systeem voor ‘Digitaal dossierbeheer’ kan ondersteuning bieden bij het archiveren van betreffende gegevens en het terugzoeken daarvan. Een directe integratie tussen het ‘Digitaal dossierbeheer’ en de workflow functionaliteit is dan een vereiste.
       
  6. Het resultaat van de opdracht wordt opgeleverd in de vorm van een rapportage, al dan niet digitaal vastgelegd. Hier kan eventueel een rapportgenerator uitkomst bieden om een jaarrekening op te stellen. De op de jaarrekening opgenomen posten zijn dan, voor zover van toepassing, hiervoor beoordeeld en opgenomen in het Digitaal dossierbeheer.

    In de praktijk zijn er systemen waarbij het samenstelproces en het feitelijk opstellen van een rapportage zelf (voor de uitvragende partij) in één systeem plaatsvindt. Of u werkt met een apart systeem voor het samenstelproces en het vervaardigen van een rapport (dit laatste wordt ook wel aangeduid als rapportgenerator), al dan niet digitaal in bijvoorbeeld XBRL-formaat.
      
  7. De rapportage voor of namens de klant kan op papier geleverd worden of digitaal via een (klant)portaalsysteem. Dit laatste systeem kan dan ondersteuning bieden bij:
       
    7.1 Het beoordelen en accorderen van betreffende rapportage door de klant;
    7.2 Het digitaal verzenden van de rapportage aan een uitvragende partij;
    7.3 Het digitaal vastleggen van een terugkoppeling van een uitvragende partij.
      
    Het (klant)portaal zelf kan dienst doen als opslag van rapportages. In de regel voor rapportages voor klanten. Het klantportaal kan ook informatie ontvangen vanuit Digitaal dossierbeheer c.q. informatie en statussen terugkoppelen aan het ‘Digitaal dossierbeheer’.
      
  8. De klant accordeert de rapportage via het (klant)portaal.
      
  9. Het (klant)portaal (of rapportagesysteem) verzendt betreffende rapportage aan de uitvragende partij, zoals aan de Kamers van Koophandel via Digipoort of aan de banken via de Bancaire infrastructurele voorziening (BIV). De uitvragende partij meldt de ontvangst en de status daarvan terug aan het portaalsysteem.
     

Onerzoeksbureau GBNED