Softwarepakketten.nl
Exact Software

Werkkostenregeling (WKR)

Pakketsoort - Salaris- en HRM-software > Werkkostenregeling (WKR)

De regeling als uitgangspunt
U mag maximaal 1,2% (2019 - kijk voor meest actuele percentage op de website van de Belastingdienst) van uw totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80% (2019 - kijk voor meest actuele percentage op de website van de Belastingdienst). U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden. U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever. Als u een loonheffingennummer hebt met meerdere subnummers (bijvoorbeeld L01, L02), dan geldt de werkkostenregeling voor alle subnummers samen. Voor het berekenen van uw vrije ruimte telt u het fiscale loon van alle subnummers bij elkaar op.
(Bron handboek loonheffingen 2019, Belastingdienst)

In de administratie
In de administratie is het van belang de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten behoeve van personeel te onderscheiden. Het gaat dan om:

  1. Gerichte vrijstellingen; zoals reiskosten voor openbaar vervoer en kosten voor opleiding en studie onder bepaalde voorwaarden;
     
  2. Intermediaire vergoedingen; vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Bijvoorbeeld brandstofkosten voor een leaseauto;
     
  3. Kosten die vallen onder het algemeen forfait; deze vergoedingen en verstrekkingen vallen onder het vrijgestelde forfait, waarbij het meerdere wordt belast tegen 80%.

Een aandachtspunt bij het registreren van de kosten die vallen onder de WKR is dat u de in rekening gebrachte BTW altijd meeneemt als vergoeding. 

Voor nadere uitleg over de werkkostenregeling (WKR) zelf verwijzen we primair naar de website van de Belastingdenst.

Rapport WKR
Het gratis rapport "Werkkostenregeling binnen salaris- en boekhoudsoftware" gaat met name in op de wijze waarop deze regeling ondersteund wordt door salaris- en boekhoudsoftware. In de meest ideale situatie is sprake van een functie of module “werkkostenregeling” die ondersteund wordt (of eigen gevoed) door zowel de boekhouding als de salarisadministratie. 
Meer informatie en opvragen gratis rapport over de WKR en software...

Salarissoftware en ondersteuning werkostenregeling
Allereerst is het de vraag of uw salarispakket de WKR ondersteund en zo ja welke WKR methoden?
Verder kunnen eigenschappen een rol spelen als: per werknemer aangeven welke regeling van toepassing is, de vrije ruimte bepalen, extracomptabel kosten boeken (zoals bijvoorbeeld kosten die ut de boekhouding komen via bijvoorbeeld inkoopfacturen) en de mogelijkheid om werkgeverslasten van verschillende keuzes door te rekenen. 

Voor een specificatie van eigenschappen voor de werkkostenregeling in relatie tot salarissoftware verwijzen we naar naar de WIKI Salaris- en HRM-software > Werkkostenregeling.

Boekhoudsoftware en ondersteuning werkostenregeling
Er wordt veelal vanuit gegaan dat ondersteuning van de WKR met name een aangelegenheid is voor de salarisadministratie. Mogelijk omdat de WKR-heffing deel uitmaakt van de loonheffing die ook via de salarisadministratie wordt afgehandeld. De WKR administreren binnen een financiële administratie is natuurlijk ook een optie. De kosten vanuit de salarisadministratie blijken dan vanuit een loonverdeelstaat die geboekt wordt in de financiële administratie.

De WKR heeft in elk geval wel invloed op de boekhouding, te weten:

  • Uitbreiding van het rekeningschema; naar soorten van vergoedingen en verstrekkingen met behoud van de ‘brutoloon’ kosten. Een aandachtspunt is dat de vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder de werkkostenregeling inclusief BTW geboekt worden. Een andere mogelijkheid is een uitbreiding naar kostensoort, kostenplaatsen of een andere boekingsdimensie.
     
  • Kasstelsel; voor de loonbelasting, en dus ook voor de werkkostenregeling, geldt het kasstelsel (bron: website www.belastingdienst.nl, veelgestelde vragen werkkostenregeling). Een declaratie van een werknemer in januari 2012 betreffende kosten over 2011 zal voor de werkkostenregeling geboekt worden in 2012. Terwijl de kosten voor uw bedrijfsresultaat nog in 2011 meegenomen worden. Feitelijk hebben we dan te maken gelijktijdig te maken met het factuur- en kasstelsel. 

Voor een specificatie van eigenschappen voor de werkkostenregeling in relatie tot boekhoudsoftware verwijzen we naar naar de WIKI Boekhoudsoftware > Werkkostenregeling.

Loon Salarissoftware


Onerzoeksbureau GBNED