Softwarepakketten.nl

Robotic proof

Robotic accounting > Robotic proof

Om robotic accounting te kunnen duiden en meten is “Robotic proof” opgesteld als referentiekader en meetlat om aan te geven in welke mate bepaalde administratieve software “robotic accounting” ondersteunt. Op dit moment is robotic proof uitgewerkt voor elektronisch factureren en boekhoudsoftware. Dat neemt niet weg dat Robotic accounting ook van toepassing kan zijn op andere administratieve toepassingen, zoals salarisadministratie, projectenadministratie en ERP-systemen. 

Elektronisch factureren (uitgaand)
Factuursoftware (zoals boekhoud- en ERP software) beschouwen wij robotic proof als:

  1. Facturen ook altijd in UBL-formaat samengesteld worden; zodat facturen automatisch ingelezen en verwerkt kunnen worden. Prima trouwens als er ook een factuur in PDF aanwezig is als leesbaar formaat voor de eindgebruiker.
  2. Gebruikers aangesloten kunnen worden op PEPPOL;
  3. Facturen automatisch via PEPPOL verzonden worden als afnemers van betreffende facturen ook op PEPPOL aangesloten zijn;
  4. Bij facturen per email ook automatisch een UBL-bijlage verzonden wordt als de afnemer geen aansluiting op PEPPOL heeft.

Scannen en herkennen van boekingsdocumenten
Het scannen en herkennen van boekingsdocumenten beschouwen wij robotic proof als:

  1. Gescande documenten automatisch (als afbeelding) terecht komen in de boekhouding en daar ook weer opgevraagd kunnen worden.
  2. De software ook in staat is om PDF-documenten te verwerken en om te zetten in OCR (of ander formaat) voor patroonherkenning.
  3. Informatie op het boekingsdocument (zoals factuurdatum, leverancier, goederen- of dienstenbedrag, BTW en omschrijving) herkend worden door de software en zoveel mogelijk automatisch geboekt worden.
  4. Er gewerkt wordt met regelherkenning en het automatisch boeken van factuurregels.
  5. Er sprake is van een lerend systeem, waarbij informatie op reeds geboekte documenten gebruikt wordt door de software om herkenning en boekingsintelligentie op te bouwen voor nieuw te boeken documenten.

Sannen en herkennen via een Smartphone
Het scannen van boekingsbonnen via een smartphone beschouwen wij robotic proof als:

  1. Boekingsbonnen automatisch (als afbeelding) terecht komen in de boekhouding en daar ook weer opgevraagd kunnen worden.
  2. Informatie (zoals bondatum, leverancier, bonbedrag, BTW en omschrijving) herkend worden door de software en zoveel mogelijk automatisch geboekt worden.
    Veel toepassingen slaan alleen een afbeelding op van een gescande bon (zie punt 1), waarbij alle informatie op de bon alsnog handmatig overgenomen moet worden in de administratie. Dat is een prima oplossing om bonnen automatisch op te nemen in de boekhouding, maar dat is niet voldoende om als robotic proof aangemerkt te worden.
  3. Er sprake is van een lerend systeem, waarbij informatie op reeds gescande bonnen gebruikt wordt door de software om herkenning en boekingsintelligentie op te bouwen voor nieuw te scannen bonnen.

Elektronische factuurverwerking
Elektronische factuurverwerking beschouwen we robotic proof als:

  1. Facturen automatisch in de betreffende boekhouding terecht komen op basis van een aan de boekhouding gekoppeld E-mailadres en/of PEPPOL-netwerkID.
  2. BTW automatisch geboekt wordt conform:
    - Binnenlandse BTW standaard- en laag tarief;
    - ICP-regeling en import;
    - Meerdere BTW-percentages op één factuur.
  3. Factuurregels automatisch ingelezen en geboekt worden in de boekhouding.
  4. Er controle is of de IBAN van de ontvangen factuur afwijkt van de IBAN die vastligt bij de crediteur. Met een adequate melding daarvan. En, in elk geval bij afwijking, een controle op bestaanbaarheid van de IBAN binnen de ontvangen factuur.
  5. Er controle is of het BTW-nummer van de ontvangen factuur afwijkt van het BTW-nummer dat vastligt bij de crediteur. Met een adequate melding daarvan. En, in elk geval bij afwijking, een controle op bestaanbaarheid van het BTW-nummer binnen de ontvangen factuur.
  6. Er controle is of het KVK-nummer van de ontvangen factuur afwijkt van het KVK-nummer dat vastligt bij de crediteur. Met een adequate melding daarvan. En, in elk geval bij afwijking, een controle op bestaanbaarheid van het KVK-nummer binnen de ontvangen factuur.
  7. Er controle is of de naam en het adres van de leverancier in de factuur afwijkt van de naam en adres die vastliggen bij de crediteur. Met een adequate melding daarvan.
  8. Er bij een nieuwe leverancier (crediteur) controle is op bestaanbaar van:
    a) KVK-nummer; met de bijbehorende naam en adres van de leverancier conform de KVK.
    b) BTW-nummer;
    c) IBAN;
    Met een daarbij behorende adequate melding als bestaanbaar niet juist is.
  9. Een factuur met meerdere factuurregels, btw, korting en toeslag automatisch geboekt wordt; conform de UBL Ketentest factuur 20170102.
  10. Een creditnota conform voorgaande factuur automatisch geboekt wordt; conform de UBL Ketentest factuur 20170103.
  11. Er automatisch sprake is van aanmaken vaste activa ingeval er sprake is van de aanschaf van een investering.
  12. Er sprake is van een voorafgaande verplichtingenregistratie waarbij betreffende factuur ook automatisch gekoppeld wordt aan betreffende verplichting. En waarbij eventuele afwijkingen gesignaleerd worden. Dit kan gaan om een eenmalige verplichting of een periodiek terugkerende verplichting. Denk bij dit laatste aan maandelijkse huurtermijnen en bijbehorende servicekosten. Maar bijvoorbeeld ook aan aangegane leaseverplichtingen of de aankoop van een mobiele telefoon in termijnen.

Bovenstaande is gebaseerd op boekhoudsoftware waar elektronische (inkoop)facturen ontvangen worden. Als sprake is van een “Purchase to Pay” oplossing, een ERP systeem of een inkoopadministratie met openstaande posten dan gelden feitelijk dezelfde punten. Uiteraard aangevuld met een automatische koppeling van onder andere een (inkoop)orderadministratie, goederenontvangst en/of projectenadministratie.

Elektronisch bankieren (incl. PSD2)
Elektronisch bankieren beschouwen we robotic proof als:

  1. Betalen van openstaande facturen en automatische incasso zo geautomatiseerd is dat uitgaande betalingen en binnenkomende incasso automatisch kunnen plaatsvinden aan de hand van parameters als: aantal dagen openstaand op basis van factuurdatum, de hoogte van het te betalen of te incasseren bedrag en de status van een factuur.
  2. Er een automatische reconciliatie is voor elektronische bankafschriften, waarbij bankmutaties zoveel mogelijk automatisch toegekend worden aan de juiste rekeningen. In elk geval debiteuren en crediteuren op basis van kenmerken als factuurnummer, relatienummer, openstaand factuurbedrag en naam relatie. Al dan niet als combinatie van deze kenmerken.
  3. Er sprake is van een zelflerend mechanisme dat bankmutaties herkent op basis van eerdere mutaties.
  4. Bankmutaties die niet automatisch toegekend worden automatisch geboekt worden via een soort van (tussen)rekening “bankmutaties nog te verbijzonderen”, zodat de boekhouding wat betreft het banksaldo altijd blijft aansluiten. 

Als PSD2 meer is ingevoerd in de markt worden bovenstaande robotic proof kenmerken daar zo nodig op aangepast.

Externe rapportages
Rapportages aan externe partijen vanuit boekhoudsoftware beschouwen we robotic proof als:

  1. Vanuit het boekhoudpakket een BTW-aangifte elektronisch ingediend kan worden bij de Belastingdienst.
  2. Vanuit het boekhoudpakket een ICP-opgave elektronisch ingediend kan worden bij de Belastingdienst.
  3. Vanuit het boekhoudpakket een jaarrekening in de categorie micro en klein elektronisch gedeponeerd kan worden aan de KVK.

Deze relatief beperkte opgave wordt in de toekomst mogelijk uitgebreid met:

  1. Vanuit het boekhoudpakket een kredietrapportage aan de bank elektronisch indienen.
  2. Vanuit het boekhoudpakket statistiekopgaves aan het CBS elektronisch indienen.

(Overige) koppelingen op basis van API-techniek
In het kader van robotic proof gaan we uit van de volgende koppelingen die leveranciers van boekhoudsoftware gerealiseerd hebben op basis van API-techniek. We laten hierbij even in het midden wie betreffende API’s beschikbaar stelt.

  1. Ophalen adresgegevens bij de KVK; op basis van een handelsnaam, waarbij de volledige adresgegevens overgenomen kunnen worden conform het handelsregister.
  2. Journaalposten inlezen vanuit andere systemen; zoals op basis van bijvoorbeeld een loonverdeelstaat uit de salarisadministratie, verkoopadministratie, webwinkel of een kassasysteem. Een belangrijk attentiepunt is de controle op aangeboden grootboekrekeningen en het in evenwicht zijn van de boekingen.
    Mogelijk kan RGS hier een rol spelen om gestandaardiseerd grootboekrekeningen te bepalen waarop geboekt gaat worden. Het aanleverende systeem biedt dan RGS-codes aan die door het boekhoudsysteem vertaald wordt naar het gehanteerde grootboekschema (dat ook gekoppeld is met RGS).
  3. De werkkostenregeling afstemmen met het salarissysteem; deze regeling wordt enerzijds bepaald vanuit de salarisadministratie (zoals de werknemer gerelateerde kosten) en anderzijds vanuit de boekhouding (zoals de werkgever gerelateerde kosten).
  4. De RGS brugstaat aanleveren vanuit boekhoudsoftware; een standaard om onder andere (grootboek)saldi vanuit boekhoudsoftware aan te leveren, met behulp van RGS, aan fiscale aangiftesoftware voor de IB-winst en VPB-aangifte.
  5. Gegevens aanleveren van openstaande facturen t.b.v. een incassobureau; zowel een opstaande post als het bijbehorende factuurdocument wordt aangeleverd aan het incassobureau. Het is de bedoeling dat er, eveneens met behulp van API-techniek, ook een terugkoppeling plaatsvindt vanuit het incassobureau, bijvoorbeeld als er via het incassobureau een betaling wordt ontvangen.

Het aantal koppelingen zal in de praktijk al groter zijn. Bovenstaande opsomming zelf zal in de toekomst ook nog uitgebreid worden is de verwachting.
 

Robotic accounting contest boekhoudsoftware: resultaten en testrapport beschikbaar
Onder de noemer "Robotic accounting contest: boekhoudsoftware". hebben wij in de zomer van 2018 het initiatief genomen te onderzoeken welke boekhoudpakketten bepaalde functies op het gebied van Robotic accounting (automatisch boekhouden, no hands accounting en andere termen die duiden op robotic accounting) daadwerkelijk ondersteunen. Oftewel in hoeverre deze boekhoudpakketten Robotic proof zijn.
Resultaten en opvragen testrapport...


Onerzoeksbureau GBNED