Auditfiles > XML Auditfile Financieel (XAF)

XAF 4.0
Specificatie van de Auditfile Financieel (XAF) versie 4.0 (20-2-2025)
Een significant verschil tussen XAF 4.0 en XAF 3.2 is de reductie van het aantal datavelden van 250 naar 90.

Voordelen van XAF 4.0 ten opzichte van XAF 3.2:

• Vereenvoudiging: Door het reduceren van het aantal datavelden wordt de implementatie van de auditfile vereenvoudigd.
• Verbeterde datakwaliteit: Optionele velden dienen ingevuld te worden als de data beschikbaar is in de software, wat kan leiden tot een verbeterde vulling van auditfiles.
• Duidelijkheid: RGS is beter en duidelijker vastgelegd in de nieuwe standaard, wat het gebruik van RGS in auditfiles mogelijk verbetert.
• Toekomstbestendigheid: XAF 4.0 beoogt een solide basis te zijn voor toekomstige ontwikkelingen, zoals ViDA (VAT in the Digital Age), die leiden tot een meer transactiegerichte vastlegging richting internationale standaarden (SAF-T of ISO-ADCS).

Info Belastingdienst en download XAF 4.0.3 als zip-bestand.

Bron
Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer (ODB), Belastingdienst.
(Voor softwareontwikkelaars en gegevensleveranciers)

Toelichting XML Auditfile Financieel (XAF)
De XML Auditfile Financieel (XAF) is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administratieve systemen, ten behoeve van rapportage- en controledoeleinden. De Belastingdienst, curatoren en de accountancy zijn belangrijke gebruikers van de auditfile.Met XML Auditfile Financieel kunnen de toepassingen die de Auditfile biedt, bijvoorbeeld het uitwisselen van stam- en transactiegegevens tussen verschillende standaardpakketten, zoals die worden gebruikt in de accountantspraktijk, optimaal worden benut. Door het opnemen van import- en exportmogelijkheden in de softwarepakketten kunnen gegevens van het ene naar het andere softwarepakket worden overgebracht. Meer specifiek gaat het om onder meer de volgende gegevens:

• Grootboekrekeningen
• Grootboekmutaties
• Debiteuren en Crediteuren stamgegevens

Tevens is voorzien in een rapportagecode (leadcode) om daarmee de voor iedere gebruiker gewenste informatie te kunnen distilleren.

De XML Auditfile Financieel is ontwikkeld door het XML platform met als Belangrijkste partij de Belastingdienst. De doelstelling van deze standaard is de uitwisseling van stam- en transactiegegevens tussen verschillende standaardpakketten zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken.

XML heeft het voordeel dat gegevens op gestructureerde wijze leesbaar kunnen worden gemaakt voor zowel mens als machine. Aan het grootboekrekeningschema kan een standaard codeschema (taxonomy) worden gekoppeld. 

Implementatie
Met de participerende softwareleveranciers zijn afspraken gemaakt over het inbouwen van de nieuwe XML standaard in de financiële software. Daarbij is ook gevraagd om naast de exportmodule de software te voorzien van een importmodule, om zo ook een eventuele overstap naar een ander softwarepakket, respectievelijk de overdracht van grootboekgegevens naar de accountant te vergemakkelijken.

Daarnaast kunnen andere softwareleveranciers, op het gebied van rapportage, aangifte, financiële planning, pensioenberekeningen enz. ook van deze standaard gebruikmaken. Het aantal koppelingen naar de verschillende uiteenlopende pakketten kan hiermee tot één standaardkoppeling worden teruggebracht.

Softwarepakketten opvragen
Boekhoudpakketten met ondersteuning XAF
Rapportagepakketten met ondersteuning XAF

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief.
 

XAF vanuit rapportagesoftware

Met alleen mutaties uit boekhoudsoftware ben je er niet altijd. Regelmatig worden nog correctie- en aanvullende boekingen verwerkt via rapportagesoftware voor de jaarrekening en fiscale aangifte IB en VPB. En lang niet altijd worden dergelijke mutaties weer teruggeleverd aan de boekhoudsoftware. Als de boekhouding bijgehouden wordt op commerciële basis voor de jaarrekening heb je te maken met correcties op fiscale basis voor de aangifte IB of VPB. Deze laatste vind je dan in de regel niet terug in de boekhouding.

Om een complete auditfile (XAF) te hebben 'van record to report' moeten mutaties in rapportagesoftware ook vastgelegd worden in de XAF.

De Belastingdienst vraagt bij een controle van de boeken ook om de aansluiting tussen de boekhouding, jaarrekening en fiscale aangiftesoftware. Daarvoor kan de auditfile, in combinatie met RGS, ook ingezet worden. Niet voor niets is daar in 2012 al aandacht aan besteed vanuit het toenmalige RGS programma. 

Sinds 2012 staat de relatie tussen XAF, rapportage- en fiscale aangiftesoftware open. Zie werkdocument (voorjaar 2012) en onderstaande afbeelding: 

Bovenstaande moet nog verder operationeel gemaakt worden in de praktijk. Daarvoor is met name ondersteuning nodig door leveranciers van rapportagesoftware voor de jaarrekening en fiscale aangifte IB en VPB.