Softwarepakketten.nl

UBL > Relevante begrippen > UBL

UBL (Universal Business Language) is een internationale standaard voor het elektronisch uitwisselen van (bedrijfs)documenten, zoals inkooporders, facturen en ook aanmaningen. UBL wordt beheerd door OASIS (Organization for the Advancement of Structured information Standards). UBL maakt gebruik van de standaard XML en is gebaseerd op de basis componenten van ebXML. Het gebruik van de UBL standaard is gratis (royalty-free).

Nadere toelichting:

UBL is een internationale standaard. Denemarken loopt voorop met het gebruik van UBL sinds 2005. Maar ook landen als Noorwegen, Zweden en IJsland maken gebruik van UBL. Een uitgebreid overzicht van landen en segmenten waar UBL wordt toegepast is terug te vinden op onderstaande websites. Noemenswaardig is dat ook Wehkamp wordt gemeld als gebruiker van UBL onder het segment “Online Retailing”.

UBL kent de volgende versies: UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) en de opvolger 2.1 (2013).
In de praktijk worden UBL 2.0 en 2.1 gebruikt en is 2.1 backwards compatible (zie http://ubl.xml.org/wiki/ubl-specifications). De verschillen tussen UBL 2.0 en 2.1 zijn voor wat betreft de standaard factuur (invoice met type code 380) minimaal. In versie 2.1. zijn slechts de volgende factuurelementen toegevoegd:
- ProfileExecutionID
- DueDate (vervaldatum)
- BuyerReference
- StatementDocumentReference
- ProjectReference
- WithholdingTaxTotal.
Deze elementen zijn ook nog eens optioneel.

UBL (versie 2.1) is officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard!
ISO/IEC 19845:2015 specificeert officieel de OASIS Universal Business Language (UBL).

De beschikbare factuurelementen zijn zonder meer uiterst compleet te noemen. De UBL standaard zelf is echter behoorlijk vrij als het gaat om de invulling van bepaalde elementen. Er is bijvoorbeeld geen voorgeschreven definitie c.q. richtlijn om een land(code) aan te duiden. Dit laatste is wel op te lossen door aansluiting te zoeken bij de ISO en UNECE standaarden voor bijvoorbeeld valuta- en BTW-codes. 
Zie Wiki UBL voor gehanteerde codelijsten...

Onderzoek en artikelen op deze website over [ UBL ]
Presentaties Seminar Robotic accounting 17-4-2019 beschikbaar (18-04-2019)
Op woensdag 17 april 2019 heeft voor de derde maal het "Seminar Robotic accounting" plaatsgevonden te Hoevelaken. Met presentaties over Robotic accounting, Robotic Process Automation (RPA) en gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Gids boekhoudsoftware 2019, RGS Ready, No hands accounting, Robotic Revenue Validation, Toekomst accountancybranche en out-of-the-box denken, Elektronisch factureren met standaards als UBL en PEPPOL. Met tot slot Elektronisch factureren LIVE getoond.
Presentaties seminar Elektronisch factureren in de praktijk (12-12-2018) met UBL en PEPPOL (14-12-2018)
Op woensdag 12 december 2018 is voor de 3e maal het "Seminar: elektronisch factureren in de praktijk", georganiseerd te Hoevelaken. Deze dag was volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, - mede - op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en het PEPPOL-netwerk. Presentaties van enkele sprekers zijn beschikbaar.
Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scan, herken, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2018 (20-09-2018)
Op 19 september 2018 heeft de ICT Accountancy praktijkdag "scan, herken, elektronische factuurverwerking en robotic 2018" plaatsgevonden met onder andere praktijkervaring met scan- en herkentoepassingen en elektronische factuurverwerking op basis van UBL. Met speciaal aandacht voor robotic accounting, machine learning en online betalen.
Presentaties kennisevent administratieve software: Privacy, Instant payments, UBL EN16931, PEPPOL, Blockchain, RGS en PSD2 (30-06-2018)
Terugblik met presentaties van Kennisevent administratieve software (gehouden op 27 juni 2018) met betrekking tot en gerelateerd aan standaard administratieve software. Met ontwikkelingen als RGS, PSD2, Instant Payments, UBL, PEPPOL en API's. En de Gids boekhoudsoftware 2018 met Nulmeting blockchain en boekhoudsoftware.
Presentaties Seminar: elektronisch factureren in de praktijk 13-12-2017 (14-12-2017)
Op woensdag 13 december 2017 is voor de 2e maal het Seminar: elektronisch factureren in de praktijk georganiseerd te Hoevelaken. Deze dag was volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, - mede - op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en de Europese standaard EN 16931. Presentaties van sprekers zijn beschikbaar.
UBL Readiness Monitor in het kader van de Europese Norm voor e-factureren EN16931 (10-11-2017)
Afgelopen jaren heeft het merendeel van leveranciers van boekhoudsoftware, e-facturatie-dienstverleners en aanbieders van scan- en herkenoplossingen UBL geïmplementeerd. Dat het onderwerp leeft blijkt wel uit het feit dat in minder dan een jaar tijd meer dan 100 leveranciers zich hebben aangemeld voor UBL Ready (via de UBL Ketentest).
Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scannen, herkennen, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2017 (14-09-2017)
Op 13 september 2017 heeft de praktijkdag "scannen, herkennen, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2017" plaatsgevonden met onder andere praktijkervaring met scan- en herkentoepassingen en elektronische factuurverwerking op basis van UBL. En speciaal aandacht voor robotic accounting en Machine learning.
Nieuwe Europese kernfactuur en de implementatie daarvan in UBL (19-05-2017)
Onder de noemer "EN 16931-1" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten gaan werken vanaf eind 2018.
Presentaties Seminar: elektronisch factureren in de praktijk, gehouden op 7 december 2016 (08-12-2016)
Op woensdag 7 december 2016 vond in EXPO Hoevelaken voor de 1e maal het Seminar: elektronisch factureren in de praktijk plaats. Met uitgebreid aandacht voor o.a. de standaard UBL, verplichtstelling e-factureren aan de Rijksoverheid, gebruikerservaring en aandacht voor purchase-to-pay. Presentaties van diverse sprekers zijn beschikbaar.
Presentaties ICT Accountancy Jaarcongres 2-11-2016 beschikbaar met o.a. Cybersecurity, Self service BI, SBR, RGS, UBL, CRM en HRM (03-11-2016)
Op woensdag 2 november 2016 vond in EXPO Hoevelaken voor de 15e maal het ICT Accountancy Jaarcongres plaats met ruim 200 deelnemers en 30 exposanten op de informatiemarkt. Een initiatief van Onderzoeksbureau GBNED in samenwerking met NOVAK. Actuele onderwerpen als Cybersecurity, Self service BI, SBR, RGS, Elektronisch factureren met UBL, CRM, HRM en meldplicht datalekken passeerden de revue.
Blogs op deze website over [ UBL ]
Doet uw boekhoudsoftware dat ook: Elektronisch factureren op basis van UBL-AAN en PEPPOL-First (21-07-2019)
Afgelopen jaar hebben meer dan 100 leveranciers hun softwaresystemen gereed gemaakt voor elektronisch factureren op basis van UBL, zo blijkt uit het overzicht van deelnemers aan de UBL Ketentest. Maar desondanks dat leveranciers van factuursoftware (boekhoud- en ERP-software) elektronisch factureren steeds meer kunnen ondersteunen, met als belangrijke standaard UBL, is de praktijk dat in diezelfde factuursoftware vaak nog digitaal factureren op basis van PDF als standaard is ingesteld.
Humans learning machine is belangrijker dan machine learning (20-12-2017)
We worden overspoeld met prachtige ontwikkelingen als SBR, Robotic accounting, E-factureren op basis van UBL, PSD2, Instant payments als verdere ontwikkeling van SEPA en Machine learning waar in dit artikel verder aandacht aan besteed wordt. Maar eerst moeten gebruikers bestaande software optimaal leren gebruiken.
Ontwikkelingen betalingsverkeer: PSD2, QR-codes en Payment Service Providers (PSP) (28-07-2017)
Elke ondernemer heeft te maken met inkoopfacturen, verkoopfacturen en banktransacties die in een boekhoudpakket worden vastgelegd. De meeste ondernemers doen dit al lang niet meer handmatig! Inkoop- en verkoopfacturen worden automatisch herkend, verkoopfacturen worden elektronisch als UBL verzonden en banktransacties worden automatisch in de boekhouding bijgewerkt.
Machine learning, robotic accounting en UBL is prima team voor elektronische factuurverwerking (23-06-2017)
Bij machine learning is de software om inkoopfacturen te boeken als het ware zelflerend en kan aan de hand van patronen automatisch bepalen hoe inkoopfacturen geboekt worden. Door naast UBL ook machine learning in te zetten wordt robotic accounting in de meest optimale vorm benut om zoveel mogelijk automatisch te boeken.
Weten hoe je bedrijf presteert en E-factureren op basis van UBL? (01-06-2017)
Weten hoe je bedrijf presteert? Daarvoor heb je analysetools nodig die uitgaande- en inkomende financiële geldstromen bijhouden. Deze gegevens kan je ophalen uit de eigen administratie en boekhoudpakketten. Maar de inzage loopt dan minstens twee weken achter. Waar ligt dat precies aan? En hoe kan je deze inzage verbeteren?
Tien aanbevelingen om het gebruik van elektronisch factureren in Nederland eindelijk tot bloei te laten komen (05-07-2016)
Dat elektronisch factureren op basis van de ISO standaard UBL (Universal Business Language) de toekomst heeft is een gegeven. Steeds meer softwareleveranciers ondersteunen UBL om elektronisch factureren mogelijk te maken, zowel voor uitgaande facturen als voor inkomende factuurverwerking. Papieren facturen versturen, al dan niet op verzoek van klanten, is inmiddels ‘not-done’ anno 2016.
UBL: Direct overstappen of een hybride model? Facturatiemodel 3.0 (04-03-2016)
Is met de komst van UBL het handmatig boeken en verwerken van facturen verleden tijd? Lees in dit blog mijn kijk hierop en hoe je van handmatig factureren naar een gerobotiseerde boekhouding gaat. OF, hoe je het allebei blijft toepassen in een hybride model. Dat is pas facturatieproces 3.0.
RGS (Uniform rekeningschema) en UBL (Elektronisch factureren): zien is geloven (15-10-2014)
U herinnert het zich vast nog wel uit de begintijd van SBR/XBRL, Cloud computing en zelfs uit de begintijd van de overgang van DOS naar Windows. Bij elke nieuwe ontwikkeling buitelen softwareleveranciers over elkaar heen met de mededeling dat ze er klaar voor zijn. En zo is het ook met RGS (Uniform rekeningschema) en UBL (Elektronisch factureren). Maar zijn leveranciers er altijd klaar voor?
White papers op deze website over [ UBL ]
UBL maakt je facturering gemakkelijker (03-05-2017)
Verzend je je facturen elektronisch? Verwerk je je inkoopfacturen elektronisch? Echt? Veelal wordt gedacht dat je met het mailen van een PDF-factuur al mooi meedoet. Of dat je een factuur na het scannen geautomatiseerd kan verwerken. Dit artikel bespreekt wat een echte e-factuur is, hoe je deze verstuurt en verwerkt via UBL en welke voor- en nadelen dat met zich meebrengt.
MUIS Software - Werken met UBL Cloud: nu op ICT Accountancy YouTube kanaal (02-04-2016)
Met UBL Cloud van MUIS Software verwerkt u eenvoudig al uw inkoopfacturen. U levert de factuur aan via uw persoonlijke e-mailadres of via de MUIS Live App, fiatteert en UBL Cloud doet de rest! Een demo c.q. instructievideo staat nu ook live op het ICT Accountancy YouTube kanaal.
WIKI's over [ UBL ]
Bestandsextensie altijd XML

Een UBL-bestand (order, factuur, etc.)  moet altijd .xml als bestandextensie hebben.

Boekhoudpakketten selectie checklist Betalingsverkeer

Betalingsverkeer binnen boekhoudsoftware is onder te verdelen in: automatische betalingen debiteuren, automatische incasso crediteuren en elektronisch bankieren (waaronder ook functies als Ideal). In relatie tot het betalingsverkeer zijn onderwerpen als SEPA en PSD2 van belang. In meer uitgebreidere vorm spelen onderwerpen als Treasury-, Cash- en Payment management waarvoor aparte softwaresystemen aangeboden worden. Cryptocurrencies, zoals de Bitcoin, kunnen ook een rol spelen bij betalingsverkeer. 

Boekhoudpakketten selectie checklist BTW-aangifte

Functionaliteit voor BTW-aangifte is standaard aanwezig binnen elk boekhoudpakket. Alleen voor het elektronisch indienen van een BTW-aangifte bij de belastingdienst wordt soms gebruik gemaakt van andere software. De eigenschappen die verderop aan de orde komen tonen aan dat er nogal wat regelingen zijn als het gaat om BTW-aangifte. Naast de standaard BTW-aangifte (meestal per kwartaal voor kleine ondernemers en per maand voor grotere ondernemers) kan ook sprake zijn van een ICP-opgave (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten). Het betreft dan leveringen binnen de Europese Unie. Bij een ICP-opgave is in elk geval sprake van een geldig BTW-nummer van zowel de afzender als de ontvanger. 

Boekhoudpakketten selectie checklist Data-analyses voor audits

Bij het doen van een BTW-aangifte (in de meeste gevallen per kwartaal of per maand) en het opstellen van de jaarcijfers voor de jaarrekening, Aangifte Vennootschapsbelasting (VPB) of Winstaangifte Inkomstenbelasting (IB-winst) is het van belang te controleren of de boekhouding geheel op orde is. En natuurlijk is dit laatste ook voor de ondernemer zelf van belang. Het is natuurlijk mogelijk (en voor grotere organisaties zelfs verplicht) om de boekhouding te laten controleren door een administratie- of accountantskantoor. Maar goede boekhoudsoftware heeft ingebouwde controles op het gebied van data-analyse en audits die deze laatste controle kan vereenvoudigen. 

Boekhoudpakketten selectie checklist Debiteuren- en crediteurenadministratie

In de regel maken de debiteuren- en crediteurenadministratie standaard deel uit van boekhoudsoftware. Primair gaat het dan om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan aan de verkoopzijde creditmanagement een rol spelen. Creditmanagement houdt zich in uitgebreide betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de 'pre-quote to cash cycle'. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow, het quote to cash proces en de klantrelatie. Aan de inkoopzijde kan Purchase-to-Pay (P2P) een rol spelen. P2P duidt op het traject, bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Dit WIKI onderdeel gaat uitsluitend over de debiteuren- en crediteurenadministratie als onderdeel van boekhoudsoftware.

Boekhoudpakketten selectie checklist Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking is vandaag de dag meer regel dan uitzondering als het gaat om dergelijke functies binnen boekhoudsoftware. Nog even voor de zekerheid: een factuur in PDF-formaat mailen valt niet onder elektronisch factureren. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een Synoniem voor elektronisch factureren is eFacturatie. Het alleen elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking.

Boekhoudpakketten selectie checklist functies en eigenschappen

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Boekhoudpakketten selectie checklist Periodieke boekingen en transitorische posten

De term "periodieke journaalposten" doet wat ouderwets aan en stamt feitelijk uit de tijd van het grotendeels handmatig vastleggen van boekingen (die feitelijk uitmonden in journaalposten). Andere termen voor periodieke journaalposten zijn: vaste periodieke boekingen en standaard memoriaal. Vandaag de dag worden dergelijke boekingen nog steeds gebruikt. Als een ondernemer samen met een accountants- of administratiekantoor de boekhouding voert (via online boekhouden) dan is het in de regel het accountants- of administratiekantoor dat deze boekingen verzorgt. In zekere mate kunnen boekhoudpakketten ook zelf zorgen voor het verwerken van deze periodieke boekingen.

Boekhoudpakketten selectie checklist registreren en verwerken van boekingen

In de vorige eeuw was het handmatig vastleggen van boekingen de belangrijkste functie om efficiënt met boekhoudsoftware te kunnen werken. Met name bij administratiekantoren was het de kunst om zo snel mogelijk boekingen (inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonverdeelstaat, etc.) handmatig in te voeren. Bankafschriften werden in de regel al min of meer automatisch geboekt via een 'reconciliatie' functie. Deze laatste functie deed zijn intrede toen banken overgingen op de voorloper van SEPA, te weten MT940, een standaard om op uniforme wijze bankafschriftmutaties aan te bieden aan boekhoudsoftware. Heden ten dage worden mutaties zoveel mogelijk automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo kent deze WIKI ook het onderdeel "Betalingsverkeer en boekhoudsoftware" en "Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking".

Dit onderdeel "Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware" gaat in op eigenschappen die zowel van toepassing kunnen zijn op het handmatig vastleggen van boekingen als het automatisch registreren van boekingen.

Boekhoudpakketten selectie checklist Verkoopfacturen

Een eerste aandachtspunt is dat lang niet alle boekhoudpakketten standaard een functie voor het maken en verzenden van uitgaande (verkooop)facturen bevat. Lang niet alle bedrijven factureren vanuit hun boekhoudsoftware, maar bijvoorbeeld van een branchegerichte toepassing of bijvoorbeeld webwinkelsoftware. Een groothandel maakt in de regel gebruik van software voor de groothandel met modules als inkopen, voorraad- en magazijnbeheer en verkoopfacturen. Een dienstverlenende organisatie (denk aan een accountantskantoor, advocatenkantoor of belastingadvieskantoor) hebben in de regel aparte software voor het registreren van (declarabele) uren en declaraties (facturen). Een bouwbedrijf werkt met software voor een projectenadministratie, mede om te factureren. En bijvoorbeeld een installatiebedrijf gebruikt een werkorderadministratie om te factureren. Tot slot zijn er nog de ERP-toepassingen die zowel functies voor de boekhouding bevatten als factureren.

Links naar andere websites over [ UBL ]
UBL OASIS Standaard
De officiële vindplaats voor de UBL standaard.
Datypic
Via deze website kan de volledige specificatie van de UBL 2.1 Invoice eenvoudig geraadpleegd worden volgens de hierarchische opbouw en met codevoorbeelden.
Belgische UBL standaard e-fff
e-fff staat voor de standaard Elektronisch factureren in België op basis van UBL.
CENBII WG1 technical specifications
Business Interoperability Interfaces for Public procurement in Europe. The objective of the CEN/ISSS workshop Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe (CEN/ISSS WS/BII) is to identify and document the required business interoperability interfaces related to pan-European electronic transactions in public procurement expressed as a set of technical specifications. The starting point for the Workshop is the NES and CODICE customizations of OASIS Universal Business Language 2.0 (UBL).
NES
Groep van noord Europese landen die zich bezig houden met de implementatie van UBL 2.0.
Softwarepakketten met [ UBL ] Leverancier
Facturering
Van regie- tot termijnfacturatie en of u nu te maken heeft met WKA of meerdere btw-percentages. U verstuurt facturen elektronisch conform de Ketenstandaard of naar de overheid in UBL.
Kraan Bouwcomputing b.v.
Ublion
UBL & machine learning platform voor robotic accounting
LEFT Technology BV
go2UBL
Verrijken van alle inkkoopdocumenten met een UBL-bestand
go2UBL B.V.

Onerzoeksbureau GBNED