Softwarepakketten.nl
FiscaalOnline
HIX
Exact Software
VISMA eAccounting Accountancy

Horizontaal toezicht > Relevante begrippen > Data-analyse

Data-analyse (Analyses) is het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. Data-analyse wordt toegepast op vele terreinen, zoals marketing, accountancy en auditing en medische analyses.

Nadere toelichting:

Wij hanteren de volgende onderverdeling voor 'data-analyse':

  1. Operationele data-analyse, zoals op het gebied van marketing. Denk aan het aantal ijsjes van een speciaal type dat verkocht wordt in een bepaalde week als de zon schijnt. Talloze andere operationele data-analyses zijn te bedenken.

  2. Financial data-analyse, onderverdeeld naar:

    Management accounting (internal reporting): als onderdeel van Business Intelligence (BI) kunnen via data-analyse talloze rapporten met cijfers geproduceerd worden. Zie Financial Planning and Analysis (FP&A): BI & CPM.

    Continuous monitoring & auditing: data-analyse wordt voor audit doeleinden gebruikt binnen de accountancy- en auditpraktijk. Zowel door interne auditors als externe accountants en auditors. Zie Audit en data analyse. 

Gericht op BI 
Data analyses hebben in de regel betrekking op gegevens uit het verleden, zijnde ‘Descriptive analytics’. Onder de noemer ‘Predictive analytics’ richt data-analyse zich op voorspellingen op basis van gegevens uit het verleden.

Als het gaat om software voor data-analyse onderscheiden we de volgende functies:

  • Descriptive analytics; uit analyse van historische gegevens patronen destilleren. Feitelijk beschrijvend.
      
  • Predictive analytics; voorspellingen voor de toekomst op basis van gegevens uit het verleden.
       
  • Prescriptive analytics; volgende stap voor de toekomst door ook acties voor te stellen om te kunnen profiteren van voorspellingen met implicaties van elke voorgestelde actie.
      
  • Data discovery; is gericht op het zoeken naar van belang zijnde patronen in, al dan niet gestructureerde en ongestructureerde, data van verschillende bronnen. Door middel van het data discovery-proces worden gegevens verzameld, gecombineerd en geanalyseerd.
      
  • Drill down; is bedoeld om in te zoomen van globale gegevens naar meer gedetailleerde gegevens. Een bekend voorbeeld vanuit de boekhouding is inzoomen vanuit een balanspost tot de uiteindelijke mutaties. Voor dit laatste wordt ook de XML Auditfile Financieel (XAF) ingezet.
      
  • Drill through; met deze functie kan een gebruiker van het ene naar het andere rapport gaan, terwijl dezelfde set gegevens geanalyseerd wordt.
      
  • Olap; staat voor “online analyseren van processen”, ook wel “slice & dice analyses” genoemd. Olap is gebaseerd op een multidimensionaal datamodel (data cube). Gebaseerd op multidimensionale data kent Olap operaties als:
    - Drill down; zoals hiervoor genoemd om in te zoomen op gegevens.
    - Roll-up; aggregeren van informatie (tegenovergestelde van drill down).
    - Slice and dice; inzoomen op een bepaald onderdeel en van daaruit weer een  nieuwe data cube vormen.
    - Pivot; roteren van de (gegevens)assen om te komen tot alternatieve presentaties.
      
  • Ad hoc analyses; gewenste analyses op elk gewenst moment zelf kunnen samenstellen en uitvoeren. Al dan niet met de mogelijkheid om een eenmaal samengesteld analysemodel onder een bepaalde naam kunnen opslaan, zodat betreffend analysemodel later herhaald kan worden (op basis van een nieuwe gegevensset).
      
  • Simulatie (what-if scenario’s); hiervoor is ‘Predictive analytics’ genoemd, zijnde voorspellingen voor de toekomst op basis van gegevens uit het verleden. ‘Wat-als’ sluit daar op aan. Een voorbeeld is bijvoorbeeld nagaan wat de impact is voor het resultaat als sprake is van een stijging of juist daling van de omzet over een bepaalde periode. Of meer in detail wat de consequenties voor de winstmarge van een bepaald product is als bepaalde productiekosten stijgen of als bijvoorbeeld transportkosten toenemen

Process mining
Een bijzondere vorm van data-analyse is process mining, zijnde het in kaart brengen, onderzoeken en verbeteren van de (bedrijfs)processen aan de hand van ‘event logs’. Audit trails binnen IT-systemen van bedrijfsprocessen analyseren. Oftewel data-analyse uitvoeren op bedrijfsprocessen.

Site index over [ Data-analyse ]
> Functionaliteit data-analyse (auditsoftware)
Onderzoek en artikelen op deze website over [ Data-analyse ]
Gids Salaris- en HRM-software 2023/2024 (04-10-2023)
Met de "Gids Salaris- en HRM-software" biedt Onderzoeksbureau GBNED inzicht in het complete spectrum van toepassingen op het gebied van salaris- en HRM-software. Ook deeloplossingen als personeelsplanning en zelfroosteren. In de gids zijn zo'n 50 toepassingen in kaart gebracht. Ook wordt aandacht besteed aan cloud computing, elektronische gegevensuitwisseling, data-analyse en Beveiliging van persoonsgegevens en de AVG.
Terugblik en presentaties ICT Accountancy jaarcongres 2019: mobiel werken, PSD2, data-analyse en vele andere onderwerpen (01-11-2019)
Op woensdag 30 oktober 2019 is voor het 18e jaar op rij het ICT Accountancy Jaarcongres gehouden met als thema dit jaar "Mobiel werken". Hier vindt u een terugblik met onderwerpen en een aantal beschikbare presentaties.
Terugblik en presentatie praktijkdag digitaal dossierbeheer en data-analyse in het teken van RGS (14-3-2018) (15-03-2018)
Op woensdag 14 maart 2018 heeft voor het 7e jaar op rij de ICT Accountancy praktijkdag "Digitaal dossierbeheer en data-analyse" plaatsgevonden te Hoevelaken. Deze dag stond ditmaal voor een belangrijk deel in het teken van RGS (Referentie Grootboekschema) met meerdere ervaren sprekers op dit gebied. Presentatie zijn beschikbaar.
Terugblik en presentaties praktijkdag CRM, digitaal dossierbeheer en data-analyse 15 maart 2017 (16-03-2017)
Op woensdag 15 maart 2017 heeft de ICT Accountancy praktijkdag "CRM, Digitaal dossierbeheer en data-analyse" plaatsgevonden te Hoevelaken. Presentaties zijn beschikbaar, evenals het nieuwe rapport over Digitaal dossierbeheer en werkprogramma's.
Terugblik en presentaties praktijkdag Digitaal dossierbeheer en data-analyse 16 maart 2016 (17-03-2016)
Op woensdag 16 maart 2016 heeft de ICT Accountancy praktijkdag "Digitaal dossierbeheer en data-analyse" plaatsgevonden te Hoevelaken. Naast digitaal dossierbeheer en de relatie met zaken als COS 4410 en risico gericht samenstellen was er ook aandacht voor data-analyse in het MKB, mede in relatie tot Auditfiles. Presentaties zijn beschikbaar, evenals het nieuwe rapport over Digitaal dossierbeheer.
Presentaties ICT Accountancy Jaarcongres 11-11-2015 beschikbaar: data-analyse, eFactureren, aangifte IB en VpB, RGS en UBL (13-11-2015)
Op woensdag 11 november 2015 vond in EXPO Hoevelaken voor de 14e maal het ICT Accountancy Jaarcongres plaats met ruim 260 deelnemers en 35 exposanten op de informatiemarkt. Een initiatief van Onderzoeksbureau GBNED in samenwerking met NOVAK. Actuele onderwerpen als Data-analyse, RGS, Elektronisch factureren met UBL, UBL-RGS pilot automatisch boeken en fiscale aangiftesoftware voor de IB en VpB passeerden de revue.
Terugblik en presentaties praktijkdag Digitaal dossierbeheer, werkprogramma en data-analyse, 11-3-2015 (15-03-2015)
Op 11 maart 2015 vond voor de 4e maal de "ICT Accountancy praktijkdag Digitaal dossierbeheer, werkprogramma's en data-analyse" plaats. Data-analyse is sinds dit jaar toegevoegd aan het programma vanwege de directe relatie tussen samenstel- en controle opdrachten en auditfuncties ondersteund door toepassingen voor data-analyse. Rapporten en presentaties van enkele sprekers zijn nu beschikbaar.
Blogs op deze website over [ Data-analyse ]
Full Finance: data-analyse helpt bij de afrekening van NOW 1.0 (29-10-2020)
Bijzondere tijden vragen om een bijzondere aanpak. We hebben dit jaar geleerd dat het (noodgedwongen) omarmen van innovaties kan leiden tot mooie resultaten. Data-analyse is ook zo’n innovatie die bij veel kantoren al lange tijd op de agenda staat, maar waarmee vaak nog geen concrete stappen zijn gezet. Met de afrekening van NOW 1.0 voor de deur lijkt dit het ideale moment om te starten.
Kan data-analyse door accountants en auditors vooraf ingebed worden in softwaresystemen? (13-03-2020)
Vandaag de dag wordt gedaan alsof data-analyse een nieuwe ontwikkeling is. Data is omvangrijker geworden. We slaan meer data op over een langere periode. En nog niet eens zo lang geleden was het meer regel dan uitzondering om alle historie (lees journaal en mutaties) van een boekjaar te verwijderen alvorens met een nieuw boekjaar te starten. Maar desondanks bestaat data-analyse al vele jaren, alleen lang niet altijd ingebed in softwaresystemen.
Steeds meer organisaties gaan aan de slag met dataanalyse (22-09-2019)
Steeds meer organisaties gaan aan de slag met dataanalyse (in de brede zin van het woord). Ook bij internal audit afdelingen staat dit hoog op de agenda. Ik hoor veel dat 'de accountant hier ook in mee moet gaan'. Laten we er dan voor zorgen dat we het de accountant wat makkelijker maken: zij hebben (een nog steeds concept) handreiking1141 die voor hen handvaten geeft om data-analyse toe te kunnen passen in de audits.
WIKI's over [ Data-analyse ]
AVG, privacy en salaris- en HR-systemen

Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om een (ernstig) datalek direct te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens, voorheen College bescherming persoonsgegevens (CBP). Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Maar wat verstaan we eigenlijk onder een datalek? Als er alleen sprake is van een zwakke plek in de beveiliging, spreken we van een beveiligingslek en niet van een datalek. In het laatste geval hoeft geen melding gedaan te worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (bron: De IT-Jurist).

 

Boekhoudpakketten functies en eigenschappen

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Boekhoudpakketten vastleggen en verwerken van boekingen

In de vorige eeuw was het handmatig vastleggen van boekingen de belangrijkste functie om efficiënt met boekhoudsoftware te kunnen werken. Met name bij administratiekantoren was het de kunst om zo snel mogelijk boekingen (inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonverdeelstaat, etc.) handmatig in te voeren. Bankafschriften werden in de regel al min of meer automatisch geboekt via een 'reconciliatie' functie. Deze laatste functie deed zijn intrede toen banken overgingen op de voorloper van SEPA, te weten MT940, een standaard om op uniforme wijze bankafschriftmutaties aan te bieden aan boekhoudsoftware. Heden ten dage worden mutaties zoveel mogelijk automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo kent deze WIKI ook het onderdeel "Betalingsverkeer en boekhoudsoftware" en "Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking".

Dit onderdeel "Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware" gaat in op eigenschappen die zowel van toepassing kunnen zijn op het handmatig vastleggen van boekingen als het automatisch registreren van boekingen.

BTW-aangifte, ICP-opgave en boekhoudsoftware

Functionaliteit voor BTW-aangifte is standaard aanwezig binnen elk boekhoudpakket. Alleen voor het elektronisch indienen van een BTW-aangifte bij de belastingdienst wordt soms gebruik gemaakt van andere software. De eigenschappen die verderop aan de orde komen tonen aan dat er nogal wat regelingen zijn als het gaat om BTW-aangifte. Naast de standaard BTW-aangifte (meestal per kwartaal voor kleine ondernemers en per maand voor grotere ondernemers) kan ook sprake zijn van een ICP-opgave (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten). Het betreft dan leveringen binnen de Europese Unie. Bij een ICP-opgave is in elk geval sprake van een geldig BTW-nummer van zowel de afzender als de ontvanger. 

Data-analyse auditfuncties salarissoftware

Data-analyse is het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. Het gaat om software waarmee gegevensgerichte analyses uitgevoerd worden.

Data-analyse wordt toegepast op vele terreinen, zoals marketing, accountancy/auditing en medische analyses. In relatie tot salarissoftware komt hier data- analyse voor de auditfunctie aan de orde, zeg maar controle op de betrouwbaarheid van de salarisadministratie, en de rol die de XML Auditfile Salaris (XAS) hierbij kan spelen.

Data-analyses, audits en Boekhoudpakketten

Bij het doen van een BTW-aangifte (in de meeste gevallen per kwartaal of per maand) en het opstellen van de jaarcijfers voor de jaarrekening, Aangifte Vennootschapsbelasting (VPB) of Winstaangifte Inkomstenbelasting (IB-winst) is het van belang te controleren of de boekhouding geheel op orde is. En natuurlijk is dit laatste ook voor de ondernemer zelf van belang. Het is natuurlijk mogelijk (en voor grotere organisaties zelfs verplicht) om de boekhouding te laten controleren door een administratie- of accountantskantoor. Maar goede boekhoudsoftware heeft ingebouwde controles op het gebied van data-analyse en audits die deze laatste controle kan vereenvoudigen. 

De innovatie van boekhoudsoftware

Het begrip ‘boekhouding’ kan opgevat worden als ‘financiële verantwoording van alle activiteiten binnen een organisatie’. Als een organisatie bestaat uit slechts één persoon die slechts één activiteit uitvoert zou een boekhouding ook handmatig bijgehouden kunnen worden. Niet altijd efficiënt, maar het kan. Als een organisatie bestaat uit meerdere personen en/of meerdere activiteiten die uitgevoerd worden is het al snel een vereiste om over te gaan tot het bijhouden van de administratie door middel van boekhoudsoftware. De boekhouding kan dan door een ondernemer in eigen beheer gevoerd worden of uitbesteed aan een administratiekantoor. In beide gevallen wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware. 

Functies salarissoftware

Functionaliteit op het gebied van salarissoftware is onderverdeeld naar: berekeningen (ondersteuning cao’s, salarisschalen en soorten van berekeningen), belastingfunctionaliteit (de vele regelingen die vanuit de Belastingdienst gelden en in belangrijke mate bepalend zijn voor de inhoudingen), WW-functionaliteit (gericht op de WW-premiesystematiek door de Wet arbeidsmarkt in balans - WAB - per 2020) en onder meer de werkkostenregeling.

Gegevensuitwisseling en koppelingen

Zowel inkomend- als uitgaand kent een practice management systeem functies voor gegevensuitwisseling en specifieke koppelingen met andere softwarepakketten. 

Grootboekadministratie en boekhoudsoftware

Het grootboek vormt de basis van een boekhouding en is daarmee voor goede boekhoudsoftware van essentieel belang. Het hart van een grootboek wordt gevormd door een decimaal rekeningschema dat onderverdeeld is van rubriek 0 t/m 9. Om zelf een decimaal rekeningschema op te zetten kan desgewenst gebruik gemaakt worden van RGS (Referentie grootboekschema). Zie ook het WIKI onderdeel deciaal rekeningschema.

De meeste leveranciers van boekhoudsoftware leveren een of meer standaard rekeningschema's mee met hun boekhoudsoftware. En ook acccountants- en administratiekantoren beschikken over het algemeen over een of meer standaard rekeningschema's. Het grootboek bevat ook de totaaltellingen van onderliggende subadministraties, zoals debiteuren en crediteuren, vaste activa (afschrijvingen) en kostenplaatsen. Ook uitgebreide administraties, zoals een projectenadministratie, een groothandelsadministratie, een kassa administratie en een productie administratie sluiten in de regel aan bij het grootboek. Denk aan een totaaltelling onderhanden werk in geval van een projectenadministratie.

Het grootboek en decimaal rekeningschema wordt internationaal ook wel aangeduid als Ledger en Chart of accounts. 

Softwarepakketten met [ Data-analyse ] Leverancier
Easy2Analyse
Data-analyse tool op basis van de XML Auditfiles
IT Risk Control BV IT Risk Control BV
Data-analyse & BI
Inhoudelijke controles en analyses met betrekking tot kwaliteit, data-integriteit en procesbewaking
GearSoft BV GearSoft BV

Onerzoeksbureau GBNED