Softwarepakketten.nl

Peppol > Relevante begrippen > Elektronische factuurverwerking

Het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking. In een volledige geautomatiseerde omgeving worden facturen ofwel direct elektronisch verwerkt of gescand en daarna elektronisch verwerkt. 

Nadere toelichting:

De voordelen van geautomatiseerde (elektronische) factuurverwerking zijn:

  • Toegankelijkheid. Facturen zijn altijd direct (digitaal) op te vragen, evenals de status (openstaand, vervallen, betaald);
  • Verlaging van de transactiekosten door volautomatische verwerking (reconciliatie) in de administratie (integratie met het bronsysteem);
  • Minder fouten, door elektronische verwerking (inclusief scanning) en/of goedkeuring;
  • Snellere goedkeuring en verwerking, waardoor leveranciers op tijd betaald kunnen worden en/of eventuele betalingskortingen niet gemist worden;
  • Veiligheid kan door middel van autorisaties (wie heeft toegang tot factuurgegevens) gewaarborgd worden;
  • Audit trail voor digitale facturen; geeft betrouwbaar inzicht in het factuurontvangst, -goedkeuring, -verwerking en -betalingsproces.
  • Het zoekraken van facturen is in principe niet meer mogelijk;
  • Diverse rapportagemogelijkheden, waaronder liquiditeit-, en cashflow rapportages.

Relatie eProcurement
E-procurement en elektronische factuurverwerking kunnen eigenlijk niet los van elkaar gezien worden. Elektronische inkopen die bijvoorbeeld via een elektronisch platform gedaan zijn, leiden idealiter tot correcte facturen, die na ontvangst volautomatisch in de administratie van de inkopende partij verwerkt kunnen worden (reconciliatie). Dat kan tot aanzienlijke besparingen in tijd en geld leiden. 

Onderzoek en artikelen op deze website over [ Elektronische factuurverwerking ]
Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers (17-01-2021)
Elektronisch factureren in Nederland is toe aan een massale adoptie van zowel uitgaand elektronisch factureren als inkomend elektronische factuurverwerking. Doet u ook mee? Deze gids is bedoeld als handvat voor de gebruiker. Met onder andere: een eenvoudig stappenplan, uitleg over formaat en verzendkanaal en selectiecriteria E-factureren voor factuur-, boekhoud- en ERP-software.
Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking (23-10-2020)
Dit rapport geeft inzicht in toepassingen voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking. Met als bijlage het "Scan, Herken en eFactureren landschap".
Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scan, herken en elektronische factuurverwerking 2019 (17-09-2019)
Op 18 september 2019 heeft de ICT Accountancy praktijkdag "Scan, herken, elektronische factuurverwerking 2019" plaatsgevonden met onder andere: praktijkervaring met scan- en herkentoepassingen en elektronische factuurverwerking. Het scan, herken en eFactureren landschap. Elektronisch factureren en auditfuncties en demo's door aanbieders.
Presentaties seminar Elektronisch factureren in de praktijk (12-12-2018) met UBL en PEPPOL (14-12-2018)
Op woensdag 12 december 2018 is voor de 3e maal het "Seminar: elektronisch factureren in de praktijk", georganiseerd te Hoevelaken. Deze dag was volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, - mede - op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en het PEPPOL-netwerk. Presentaties van enkele sprekers zijn beschikbaar.
Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scan, herken, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2018 (20-09-2018)
Op 19 september 2018 heeft de ICT Accountancy praktijkdag "scan, herken, elektronische factuurverwerking en robotic 2018" plaatsgevonden met onder andere praktijkervaring met scan- en herkentoepassingen en elektronische factuurverwerking op basis van UBL. Met speciaal aandacht voor robotic accounting, machine learning en online betalen.
Presentaties Seminar: elektronisch factureren in de praktijk 13-12-2017 (14-12-2017)
Op woensdag 13 december 2017 is voor de 2e maal het Seminar: elektronisch factureren in de praktijk georganiseerd te Hoevelaken. Deze dag was volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, - mede - op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en de Europese standaard EN 16931. Presentaties van sprekers zijn beschikbaar.
Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scannen, herkennen, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2017 (14-09-2017)
Op 13 september 2017 heeft de praktijkdag "scannen, herkennen, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2017" plaatsgevonden met onder andere praktijkervaring met scan- en herkentoepassingen en elektronische factuurverwerking op basis van UBL. En speciaal aandacht voor robotic accounting en Machine learning.
Terugblik en presentaties praktijkdag scannen, herkennen en elektronisch factureren op 21 september 2016 (22-09-2016)
Op 21 september 2016 vond de "Praktijkdag scannen, herkennen en elektronische factuurverwerking" plaats met aandacht voor UBL Ready, gebruikerservaring, verplichtstelling eFactureren aan de Rijksoverheid, grootschalige aanleveraars facturen en de UBL Ketentest.
Boekhoudsoftware is nooit compleet! (29-09-2015)
Innovatievermogen van leveranciers van boekhoudsoftware is, naast geboden functionaliteit, het belangrijkste criterium bij de keuze van het juiste boekhoudpakket. Vraag daarom altijd naar toekomstige ontwikkelingen aan betreffende leveranciers en op welke wijze daarmee rekening is gehouden in de ontwikkelagenda? Misschien liep uw leverancier een paar jaar geleden nog voorop maar wordt vandaag de dag elektronische factuurverwerking op basis van UBL niet ondersteund of ontbreekt de laatste versie van de Auditfilefile Financieel (3.2).
Terugblik praktijkdag juni 2015: ketenoptimalisatie en eFactureren met UBL (06-07-2015)
De ICT Accountancy praktijkdag "Scannen, herkennen en elektronische factuurverwerking" in juni 2015 stond met name in het teken van "Ketenoptimalisatie binnen de accountancy". Begrippen als scannen, herkennen, eFacturen, ketenoptimalisatie en UBL stonden centraal deze dag. Met een uitgebreide presentatie van Deloitte over Ketenoptimalisatie.
Blogs op deze website over [ Elektronische factuurverwerking ]
Dubbel boekhouden is niet bedoeld als twee keer boekhouden: waarom doen we dat laatste dan wel in de praktijk? (22-11-2020)
Het systeem van dubbel boekhouden is door Luca Paciolo uitgevonden in 1494 en vandaag de dag nog steeds in gebruik. Elke transactie leidt tot een debet- en creditboeking. Een groot verschil met vroeger is dat transacties in de boekhouding steeds vaker automatisch tot stand komen. Het bekendste zijn de elektronische bankmutaties en elektronische factuurverwerking.
Machine learning, robotic accounting en UBL is prima team voor elektronische factuurverwerking (23-06-2017)
Bij machine learning is de software om inkoopfacturen te boeken als het ware zelflerend en kan aan de hand van patronen automatisch bepalen hoe inkoopfacturen geboekt worden. Door naast UBL ook machine learning in te zetten wordt robotic accounting in de meest optimale vorm benut om zoveel mogelijk automatisch te boeken.
WIKI's over [ Elektronische factuurverwerking ]
Boekhoudpakketten functies en eigenschappen

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Boekhoudpakketten vastleggen en verwerken van boekingen

In de vorige eeuw was het handmatig vastleggen van boekingen de belangrijkste functie om efficiënt met boekhoudsoftware te kunnen werken. Met name bij administratiekantoren was het de kunst om zo snel mogelijk boekingen (inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonverdeelstaat, etc.) handmatig in te voeren. Bankafschriften werden in de regel al min of meer automatisch geboekt via een 'reconciliatie' functie. Deze laatste functie deed zijn intrede toen banken overgingen op de voorloper van SEPA, te weten MT940, een standaard om op uniforme wijze bankafschriftmutaties aan te bieden aan boekhoudsoftware. Heden ten dage worden mutaties zoveel mogelijk automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo kent deze WIKI ook het onderdeel "Betalingsverkeer en boekhoudsoftware" en "Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking".

Dit onderdeel "Registreren en verwerken van boekingen binnen boekhoudsoftware" gaat in op eigenschappen die zowel van toepassing kunnen zijn op het handmatig vastleggen van boekingen als het automatisch registreren van boekingen.

Debiteuren, crediteuren en boekhoudsoftware

In de regel maken de debiteuren- en crediteurenadministratie standaard deel uit van boekhoudsoftware. Primair gaat het dan om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan aan de verkoopzijde creditmanagement een rol spelen. Creditmanagement houdt zich in uitgebreide betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de 'pre-quote to cash cycle'. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow, het quote to cash proces en de klantrelatie. Aan de inkoopzijde kan Purchase-to-Pay (P2P) een rol spelen. P2P duidt op het traject, bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Dit WIKI onderdeel gaat uitsluitend over de debiteuren- en crediteurenadministratie als onderdeel van boekhoudsoftware.

Elektronisch factureren en boekhoudsoftware

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking is vandaag de dag meer regel dan uitzondering als het gaat om dergelijke functies binnen boekhoudsoftware. Nog even voor de zekerheid: een factuur in PDF-formaat mailen valt niet onder elektronisch factureren. Onder elektronisch factureren wordt verstaan het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer. Een Synoniem voor elektronisch factureren is eFacturatie. Het alleen elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking.

Periodieke boekingen, transitorische posten en boekhoudsoftware

De term "periodieke journaalposten" doet wat ouderwets aan en stamt feitelijk uit de tijd van het grotendeels handmatig vastleggen van boekingen (die feitelijk uitmonden in journaalposten). Andere termen voor periodieke journaalposten zijn: vaste periodieke boekingen en standaard memoriaal. Vandaag de dag worden dergelijke boekingen nog steeds gebruikt. Als een ondernemer samen met een accountants- of administratiekantoor de boekhouding voert (via online boekhouden) dan is het in de regel het accountants- of administratiekantoor dat deze boekingen verzorgt. In zekere mate kunnen boekhoudpakketten ook zelf zorgen voor het verwerken van deze periodieke boekingen.

Rapportages, verslaggeving en Boekhoudpakketten

Van boekhoudsoftware mag verwacht worden dat in de basis de benodigde rapportages geleverd worden, zoals: een saldilijst, balans en resultatenrekening en een ouderdomsanalyse debiteuren en crediteuren. Verder behoort een financieel dashboard vandaag de dag tot de standaard bagage van boekhoudsoftware. Bij verslaggeving moet gedacht worden aan een jaarrekening.

Verkoopfacturen en en boekhoudsoftware

Een eerste aandachtspunt is dat lang niet alle boekhoudpakketten standaard een functie voor het maken en verzenden van uitgaande (verkooop)facturen bevat. Lang niet alle bedrijven factureren vanuit hun boekhoudsoftware, maar bijvoorbeeld van een branchegerichte toepassing of bijvoorbeeld webwinkelsoftware. Een groothandel maakt in de regel gebruik van software voor de groothandel met modules als inkopen, voorraad- en magazijnbeheer en verkoopfacturen. Een dienstverlenende organisatie (denk aan een accountantskantoor, advocatenkantoor of belastingadvieskantoor) hebben in de regel aparte software voor het registreren van (declarabele) uren en declaraties (facturen). Een bouwbedrijf werkt met software voor een projectenadministratie, mede om te factureren. En bijvoorbeeld een installatiebedrijf gebruikt een werkorderadministratie om te factureren. Tot slot zijn er nog de ERP-toepassingen die zowel functies voor de boekhouding bevatten als factureren.

Softwarepakketten met [ Elektronische factuurverwerking ] Leverancier
Enable U Connections as a Service
Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking
Enable U

Onerzoeksbureau GBNED