Pakketsoorten >  Audit, dossierbeheer en data analyse

Woensdag 11 oktober 2023
Seminar RPA en robotic accounting

Robotic Process automation (RPA), Business Intelligence (BI), Artificial Intelligence (AI) in Business applicaties, Sustainability geïntegreerd in boekhoudsoftware, E-factureren, Open banking en de Gids boekhoudsoftware 2023 en innovaties.
Meer informatie en aanmelden.

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief.
 

Rapport digitaal dossierbeheer en auditfuncties

Het complete rapport "Digitaal dossierbeheer en auditfuncties voor de accountancy" geeft inzicht in (modellen voor) werkprogramma’s die beschikbaar gesteld worden door de verschillende (kantoor- en branche)organisaties en anderzijds software voor samenstel-, controlewerkzaamheden en digitaal dossierbeheer. Met ook aandacht voor data analyse software voor de audit functie en andere toepassingen die ondersteunend zijn aan audit werkzaamheden door de accountant.
Opvragen rapport Digitaal dossierbeheer en auditfuncties voor de accountancy.
    

Samenstel- en controlewerkzaamheden

Voor onder meer samenstelwerkzaamheden van een jaarrekening en het controleren van de (wettelijk te deponeren) jaarrekening door accountantskantoren (uitvoeren van de wettelijke controle) is speciale software op de markt. Het gaat dan om software die werkprogramma's ondersteunt en zorgdraagt voor dossiervorming van de uitgevoerde werkzaamheden.

Procesmodel
De uit te voeren werkzaamheden zijn bepalend voor de software die gebruikt wordt bij het uitvoeren van een bepaalde opdracht. Een weergave daarvan is opgenomen in een procesmodel waarin digitaal dossierbeheer, workflow en werkprogramma's samen tot uitdrukking komen.
Naar het procesmodel digitaal dossierbeheer, workflow en werkprogramma's...

Functionaliteit digitaal dossierbeheer voor de auditfunctie

Binnen de accountancy heeft digitaal dossierbeheer betrekking op (veelal samenstel- en controle)opdrachten. Het gaat daarbij met name om registratie van relatiegegevens (het permanente dossier) en een digitale verantwoording van uitgevoerde werkzaamheden en onderliggende stukken per opdracht. Met name de WTA (Wet Toezicht Accountantsorganisaties) is van betekenis, voor accountantskantoren met een vergunning, als het gaat om digitaal dossierbeheer. 

Software voor digitaal dossierbeheer en werkprogramma's is bedoeld om:

1. Verantwoordingsinformatie vast te leggen die ondersteunend is geweest om te komen tot een rapportage. Aan te duiden als “Digitaal dossierbeheer”.
2. Werkprocessen te ondersteunen op basis van werkprogramma’s. Aan te duiden als “Workflow functionaliteit”.

Dergelijke software is primair gericht op het ondersteunen van werkprocessen om te komen tot betrouwbare gegevens voor een bepaalde rapportage. Er zijn softwaresystemen die zowel het samenstel- en controleproces ondersteunen als het samenstellen van de externe rapportages zelf (zoals de jaarrekening).

Opvragen alle functies
Raadpleeg alle functionaliteit software digitaal dossierbeheer voor de auditfunctie.

Data-analyse voor de auditfunctie

Data-analyse is het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. Data-analyse kan plaatsvinden met behulp van Excel of op basis van gespecialiseerde software. Dit onderdeel is gericht op data-analyse voor de auditfunctie. Data-analyse wordt voor audit doeleinden gebruikt binnen de accountancy/auditpraktijk. Zowel door interne auditors als externe accountants en auditors.

Andere terreinen
Data-analyse komt ook op andere terreinen voor, zoals bij:

1. Marketing; database marketing, het onderzoeken van bestanden op verbanden, onder meer bedoeld voor het nemen van strategische beslissingen. 
       
2. Financial Planning and Analysis; als onderdeel van Business Intelligence (BI) kunnen via data-analyse talloze rapporten met cijfers geproduceerd worden. BI is onderverdeeld naar:
   1) Analyses;
   2) Reporting;
   3) Dashboards;
   4) Self Service BI;
   5) Data storytelling. 

Data-analyse toepassen in de accountancy is zeker niet nieuw en wordt door auditors al decennia toegepast. Bijvoorbeeld bij controle van de jaarrekening. In de regel is dan sprake van een controle achteraf, die zelfs kan plaatsvinden ruime tijd nadat een boekjaar is afgesloten. Dat laatste is echter aan verandering onderhevig. Ondernemers, maar ook uitvragende partijen als een bank, willen steeds frequenter geïnformeerd worden over de financiële huishouding van een onderneming. Het gaat dan om ‘continuous monitoring’ en ‘continuous auditing’ dat te samen wordt aangeduid als ‘continuous Assurance’. Data-analyse in de accountancy vindt dan ook steeds frequenter plaats.

Gegevensgericht
Gegevensgericht controleren met behulp van data-analyse, als alternatief voor systeemgericht controleren, biedt een efficiëntere controle en ook meer controlemogelijkheden. Een eenvoudig voorbeeld is de bekende verbandcontrole: beginvoorraad + inkopen -/- eindvoorraad = verbruik. Een attentiepunt is wel het ontsluiten van de juiste data en focus houden door de veelheid van data en invalshoeken.

Er is een onderscheid tussen de klassieke benadering van data-analyse, waarbij vooraf besloten wordt welke verbanden onderzocht worden. Bijvoorbeeld bij een zorginstelling het verband tussen geschreven-, gedeclareerde- en verloonde uren. Hier tegenover staat de moderne benadering van data-analyse met als uitgangspunt data analyseren, bijzonderheden signaleren en dan nagaan wat de risico’s zijn en vervolgens de aanpak definiëren.

Selectie data-analyse software voor de auditfunctie

Hier wordt met name ingegaan op de mogelijke functionalitet van (standaard) software voor data-analyses voor de auditfunctie door accountants en/of gespcialiseerde auditors. Het gaat om functionaliteit van software waarmee zelf data-analyses samengesteld kunnen worden, mede op basis van een scripttaal.

Software voor data analyse is onder te verdelen in:
1) Systemen met veelal voor gedefinieerde analyses, zoals op basis van de financiële- of salarisadministratie. Al dan niet met behulp van Auditfiles (XAF, XAA en XAS) en bijvoorbeeld RGS. Dergelijke systemen scharen we onder RAA (Robotic Audit Automation).

2) Systemen om (data) analyses zelf in te richten. De bekendste systemen zijn ACL en IDEA. In de regel vereist het de nodige opleiding om met dergelijke software te kunnen werken. In de regel wordt deze software gebruikt door gespecialiseerde IT-audit medewerkers.
Naar functionaliteit data-analyse software voor de auditfunctie...

Data-analyse voor de auditfunctie en administratieve software

Als bovenstaande wordt vertaald naar de administratie levert dit de volgende opsomming op:

1. Boekingshistorie wordt bewaard gedurende een aantal jaren en schonen we allang niet meer per periode;
2. Vanaf de balans kunnen we inzoomen op individuele mutaties en de vastgelegde journaalpost;
3. Informatie is steeds actueler en dat leidt weer tot sneller geïnformeerd worden;
4. Tussentijdse rapportages vervangen jaarlijkse rapportages;
5. Steeds meer varianten van de Auditfile, leidt tot een heuse ‘Auditfile familie’;
6. Leveranciers van boekhoud-, ERP- en salarissoftware integreren data-analyse vaker in hun systemen. 

Zie ook WIKI boekhoudsoftware, onderdeel "Data-analyse voor de auditfunctie binnen boekhoudsoftware".

Uitwisselen financiële gegevens

Auditfile 
Een Auditfile is een bestand waarin de meest gebruikte gegevens van de grootboekadministratie van ondernemers worden opgeslagen. De Auditfile is ontwikkeld door de Belastingdienst in het kader van de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. In 1999 is de Auditfile op verzoek van de Belastingdienst door softwareleveranciers in boekhoudpakketten opgenomen. Met de invoering van de Auditfile is het uitwisselen van gegevens van ondernemers ten behoeve van de belastingcontrole sterk vereenvoudigd.
Lees verder.
   

Invloed van ICT bij de auditfunctie

De invloed van ICT wordt steeds groter bij accountantsopdrachten. Hier wordt dan bedoeld assurance over de continuïteit en/of betrouwbaarheid van IT-systemen. In voorkomende gevallen zal de accountant een beroep doen op een gespecialiseerde IT-Auditor. Het vastleggen van goede afspraken over de te verrichten werkzaamheden mag hierbij als vanzelfsprekend worden verondersteld. Voor dit laatste is dan een relatie met digitaal dossierbeheer van belang.
Meer over de invloed van ICT bij de auditfunctie...

Relatie naar andere onderwerpen c.q. softwaresystemen

Practice management 
Practice management software zijn softwaresuites ter ondersteuning van de kantoorpraktijk van accountants- en administratiekantoren. Software voor practice management is apart in beeld gebracht.

Externe verslaggeving
Systemen voor digitaal dossierbeheer kennen vaak een nauwe relatie met het externe verslaggeving, zoals het samenstellen van de jaarrekening voor klanten. Soms zijn functies voor dit laatste geïntegreerd als het gaat om digitaal dossierbeheer. De verantwoording van de uitgevoerde werkzaamheden is dan direct terug te vinden in het digitale dossier. We spreken dan van een Samenstel- en controledossier.

Documentbeheer
Dossiers bevatten veelal digitale documenten. Daarom kan tevens gesproken worden over digitaal documentbeheer. Er zijn ook afzonderlijke geavanceerde systemen voor documentbeheer op de markt.

Assuring
zekerheid dat software (en feitelijk de complete IT-omgeving) betrouwbaar functioneert. Zo certificeert een IT-auditor zowel (standaard) software als IT-infrastructuur. Meer over Assuring.

Aanbevolen

- GRC en Assuring
- Duurzaamheid

- Externe verslaggeving
- Practice management
- Documentbeheer

- Horizontaal toezicht
- Boekhoudsoftware
- Kwaliteitszorg