Pakketsoorten >  Scannen en herkennen van boekingsdocumenten

Functionaliteit 

Ontleend aan het rapport "Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking" wordt de volgende functionaliteit onderscheiden:

1. Scannen inkomende facturen;
   Inkoopfacturen stuk voor stuk of in bulk scannen, waarbij een factuur uit meerdere pagina’s kan bestaan.
     
2. Scannen andere boekingsdocumenten;
   Bijvoorbeeld kassabonnen, orders en/of afleverbonnen.
    
3. Scannen documenten via een smartphone;
   Direct via een smartphone een foto maken van een factuur of bijvoorbeeld kassabon.
   Waarbij zoveel mogelijk de factuur of bon direct wordt herkend via de smartphone en gegevens direct gecorrigeerd of aangevuld kunnen worden.
     
4. Regelherkenning; op welke wijze.
   Een factuur kan uit meerdere regels bestaan en dat geldt ook voor een kassabon. Als factuur- of kassabonregels individueel geboekt worden is regelherkenning nodig. Denk hierbij aan verschillende BTW-percentages en verschillende (grootboek)rekeningen waarop geboekt gaat worden. Soms kan vooraf ingesteld worden waarop bepaalde factuurregels (denk aan artikelen) geboekt moeten worden. Een andere optie is dat machine learning, als onderdeel van robotic accounting, zorgt voor boekingsintelligentie met steeds verdergaande automatische regelherkenning.
    
5. Koppeling met boekhoudpakketten;
   Inkoopfacturen komen in de regel terecht in boekhoudpakketten. Een koppeling met één of meer boekhoudpakketten is dan ook zeker op zijn plaats. Informeer vooraf altijd of de scan- en herkentoepassing een goede koppeling kent met het in gebruik zijnde boekhoudpakket.
     
6. Mailbox voor documenten;
   Voor aanleveren documenten en uitlezen.
   Het gaat hierbij om een emailadres per administratie om inkomende facturen en andere boekingsdocumenten te kunnen ontvangen. Waarbij deze document zoveel als mogelijk een automatisch scan- en herkentraject doorlopen.
   Als een e-factuur (in bijvoorbeeld het UBL-formaat) wordt ontvangen per email is scannen niet meer nodig en is de bedoeling dan direct het herkenningstraject wordt doorlopen op basis van de elementen in de e-factuur. Dit laatste geeft in de praktijk een betere herkenning dat het scannen van een papieren factuur of van een factuur in PDF-formaat.
     
7. Upload van documenten;
   Betreft het uploaden van boekingsdocumenten via een (web)portaal.
   Bijvoorbeeld een portaal van een administratiekantoor waar ondernemers facturen en kassabonnen kunnen uploaden voor verdere verwerking.
     
8. Aangesloten op het Peppol-netwerk;
   Via welke serviceprovider.
   Peppol is een Europees e-procurement (elektronische inkopen) netwerk dat door overheden in gebruik is en ook andere (veelal dienstverlenende) organisaties. Aansluiting vindt plaats via een Peppol service provider. Aangesloten zijn op het Peppol-netwerk heeft als voordeel dat e-facturen (in UBL-formaat) automatisch ontvangen kunnen worden. Versturen van e-facturen via Peppol is ook mogelijk, maar dat valt buiten de scope van dit rapport.
     
9. Ondersteuning factuur retourberichten via Peppol;
   In dit geval kan de ontvanger van een elektronische inkoopfactuur in UBL-formaat, veelal in combinatie met een workflow-functie (zie verderop), de factuurstatus automatisch terugkoppelen aan de ontvanger. Zo kan de ontvangst van een factuur bevestigd worden, de beoordeling en goedkeuring of bijvoorbeeld het afkeuren van een factuur).
     
10. Aangesloten op andere netwerk(en);
    Via welke serviceprovider(s).
    Naast Peppol zijn er ook andere netwerken in gebruik, al dan niet branchegericht.
      
11. Andere manieren ontvangen van documenten;
    Bijvoorbeeld via Dropbox.
    Email, een portaal of een netwerk zijn de meest gebruikte manieren om facturen te ontvangen. Een andere optie is bijvoorbeeld Dropbox of een soortgelijk syteem om inkoopfacturen te laten aanleveren door bijvoorbeeld ondernemer aan hun administratiekantoor.
      
12. Is sprake van serviceverwerking;
    En zo ja, wat is de maximale doorlooptijd voor de klant van aanleveren gescand document tot aanwezigheid in boekhouding?
      
13. Ondersteuning PDF;
    Het gaat dan om PDF-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
    Vandaag de dag worden veel facturen het in digitale PDF-formaat ontvangen. Dergelijke facturen worden dan omgezet naar een formaat om de factuurelementen zoveel mogelijk automatisch te herkennen. Een factuur in PDF is een digitale factuur, maar geen elektronische factuur.
      
14. Ondersteuning UBL;
    Met aanduiding van versies en UBL-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
    UBL staat voor “Universal Business Standard” en is de bekendste standaard op het gebied van elektronisch factureren. Een aandachtspunt is dat er de nodige versies van UBL in omloop zijn. Niet altijd worden alle versies ondersteund door toepassingen.
     
15. UBL Ketentest doorlopen;
    Ondersteuning UBL aangetoond.
    De UBL Ketentest is een initiatief van Onderzoeksbureau GBNED, waarmee softwareleveranciers van allerhande toepassingen aantonen dat zij de factuurstandaard UBL ondersteunen.
     
16. Ondersteuning andere e-factuur formaten;
    Met aanduiding welke formaten en inlezen, herkennen en verwerken.
    Het gaat dan om andere formaten dan UBL. Bijvoorbeeld het Dico-formaat voor facturen in de bouw.
     
17. Ondersteuning andere e-documenten (orders, afleverbonnen, etc.);
    Zo ja welke e-documenten.
     
18. Ondersteuning andere formaten;
    Bijvoorbeeld jpg, gif, etc.
    Dit heeft met name betrekking op het scannen van documenten.
      
19. Workflow om inkomende facturen te beoordelen;
    Met name van belang als een organisatie uit meerdere personen en afdelingen bestaat. Maar bijvoorbeeld ook bij de samenwerking tussen administratiekantoor en ondernemer. Zo kan besloten worden een factuur pas definitief te boeken als deze door de ondernemer is beoordeeld en goedgekeurd.
      
20. Archieffunctie ontvangen documenten;
    Het gaat dan om zowel gescande- als ingelezen documenten (Pdf, UBL JPG, etc.) via bijvoorbeeld email of een netwerk als Peppol. Waarbij deze documenten aanwezig blijven in het systeem.
      
21. Integratie met boekhoudsoftware;
    Met welke boekhoudsoftware is een integratie, waarbij zowel de boekingen tot stand komen en de onderliggende boekingsdocumenten (Pdf, Ubl, Jpg, etc.) in de boekhouding zelf opgenomen worden.
      
22. Overige functionaliteit;
    Op te geven door leveranciers van toepassingen op het gebied van scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking. Een voorbeeld is het scannen, herkennen van uitgaande facturen of de ondersteuning van uitgaande facturen bij het verzenden daarvan via Peppol of een ander netwerk. Ook ondersteuning bij conversie van verschillende documentformaten kan genoemd worden. Als een bepaalde functie regelmatig genoemd wordt door softwareleveranciers zullen we overwegen die functie apart toe te voegen.
      

Aanbevolen

- Elektronisch factureren
- Documentbeheer
- Boekhoudsoftware