Robotic Process Automation (RPA)

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief.
 

Robotic Process Automation (RPA) uitgelegd

Bij Robotic process automation (RPA) gaat het om administratieve bedrijfsprocessen, waarbij de workforce (arbeidscapaciteit) van repeterende en voorspelbare bedrijfsprocessen vervangen wordt door automatisering. Er wordt ook wel gesproken over "workforce emulate", oftewel het imiteren/nabootsen van menselijke handelingen (die repeterend en voorspelbaar zijn).

Bij RPA gaat het om een softwareoplossing die terugkerende taken van mensen over kan nemen die náást bestaande (legacy) software draait. Bij RPA gaat het, in tegenstelling tot Robotic accounting, dus altijd om afzonderlijke softwaresystemen.

Het gaat bij RPA altijd om rule based processen (in tegenstelling tot principel based) waarbij sprake is van vaste regels. Ook moet sprake zijn van gestructureerde informatie. Een ingescand PDF-document (denk aan inkomende factuurverwerking) of een tekst in een email vallen hier niet onder.

Bij het toepassen van RPA wordt onderscheid gemaakt tussen:

1. Attended RPA; dit zijn RPA toepassingen (bots) die door een medewerker wordt opgestart, al dan niet zijnde een deelproces dat op basis van RPA uitgevoerd wordt.
     
2. Unattended RPA; dit zijn autonoom werkende RPA toepassingen bots) die volledig geautomatiseerd zijn zonder menselijke handelingen. Deze toepassingen starten ook geheel automatisch.

Bij RPA wordt gesproken over ‘Bots’ als het gaat om functies om handelingen automatisch uit te voeren. Dergelijke functies kunnen zowel van geïnstalleerd zijn op een werkstation (denk aan een notebook) van een medewerker als op een server. Ook zijn er ‘webbased’ RPA toepassingen die geïnstalleerd worden op bekende cloud platforms, zoals: Microsoft Azure, Amazon Web Services, Google Cloud Platform en Oracle Cloud. In relatie tot SAAS (als onderdeel van cloud computing) wordt RPA As A Services (RAAS) aangeboden met integraties naar bijvoorbeeld Office 365 en Microsoft Dynamics.

Voor interactie met bestaande systemen is bij RPA het principe dat een bestaand systeem NIET aangepast hoeft te worden. Een bot is als het ware een schil om het systeem heen dat gebruikershandeling via het toetsenbord of muis nabootst. Wel kan bij RPA gebruik gemaakt worden van bestaande interfacetechniek om gegevens met bestaande systemen uit te wisselen. Zoals API-techniek die ook ingezet wordt bij Robotic accounting.

RPA kent een directe relatie met Business Process Management (BPM). Voordat RPA toegepast gaat worden is het gebruikelijk om:

1. De huidige processen in de organisatie in kaart te brengen.
2. Zo mogelijk de huidige processen te optimaliseren.
3. Als derde stap kunnen dat ‘robots’ ontwikkeld worden, zo mogelijk in samenwerking met interne medewerkers. 

Cognitieve automatisering
RPA kent net als robotic accounting een verdere ontwikkeling. Zo wordt gesproken over het toevoegen van Artificial Intelligence (AI) aan RPA. We komen hier begrippen tegen als Intelligent Process Automation (IPA) en Smart Process Automation (SPA), zijnde evoluties van RPA. Ontwikkelingen als Machine learning en Chatbots zijn van invloed op de verdere ontwikkeling van IPA.

Cognitieve automatisering zorgt op basis van AI dat ongestructureerde data omgezet wordt in gestructureerde data. Machine learing zorgt er dan voor dat ongestructureerde data steeds meer herkend wordt. In combinatie met RPA hebben we het dan over Cognitieve RPA.
 

Robotic accounting

Robotic Process Automation (RPA) heeft een nauwe relatie met Robotic accounting. Robotic accounting heeft betrekking op accounting (oftewel bedrijf administratieve) functies. Boekhoudfuncties in de brede zin van het woord, zoals uitgaande facturering, elektronische factuurverwerking, bankmutaties, elektronisch uitwisselen gegevens met andere systemen en andere, repeterende, boekhoudfuncties.   

Aanbevolen

- Robotic accounting
- Machine learning
- E-factureren
- Cloud computing
- EAI en API's
- BPM en WFM

Is uw boekhoudsoftware Robotic proof?