De inhoud van een UBL factuur moet ook eenvoudig leesbaar zijn voor de gebruiker die de factuur ontvangt en mogelijk moet beoordelen en ook gearchiveerd kunnen worden (denk aan wettelijke fiscale bewaarplicht).

Voor het eenvoudig leesbaar maken van een UBL factuur worden In de praktijk 3 mogelijkheden gehanteerd, te weten:

1. De inhoud van de UBL wordt leesbaar op het scherm getoond op basis van de gestructureerde inhoud.   
2. De UBL wordt na ontvangst omgezet in PDF om leesbeer weer te geven voor de gebruiker.   
3. Vanuit de afzender wordt de factuur apart aangeleverd in zowel UBL- als PDF-formaat. 

Ad 1.  De inhoud van de UBL wordt leesbaar op het scherm getoond op basis van de gestructureerde inhoud

Dat kan bijvoorbeeld in de opmaaktaal HTML, dat ook gebruikt wordt bij websites en online software. In dit geval is er zekerheid dat de gebruiker de juiste factuurinformatie ziet. 

Ad 2. De UBL wordt na ontvangst omgezet in PDF om leesbeer weer te geven voor de gebruiker

PDF is een veel gebruikt formaat om facturen - en vele andere documenten - digitaal vast te leggen en direct weer te geven. Als dit omzetten, na ontvangst, 1 op 1 plaatsvindt voor alle factuurelementen dan is er zekerheid dat de gebruiker de juiste factuurinformatie ziet. 

Ad 3. Vanuit de afzender wordt de factuur aangeleverd in zowel UBL- als PDF-formaat

Dit zien we met name als facturen nog per email uitgewisseld worden. De ontvanger beschikt dan over een factuur in beide formaten, maar moet zich er wel van vergewissen dat de inhoud van de UBL 100% overeenkomt met de PDF. 

Als gewerkt wordt met een factuur als email bijlage is aan te raden dat de naam van beide documenten (UBL en PDF) dezelfde is, behalve natuurlijk de suffix. (bijv. factuur50301.xml en factuur50301.pdf). Op deze wijze is altijd duidelijk dat betreffende documenten bij elkaar behoren. 

Het PDF-document kan, indien gewenst, ook embedded opgenomen worden in het UBL-document. Zie hiervoor ook WIKI UBL onderdeel "Opbouw UBL Factuur, bijlagen als embedded document". 

In de praktijk zal het ontvangen van facturen per email steeds meer vervangen worden door uitwisselen van facturen via een netwerk, zoals Peppol. 

Bij het uitwisselen van facturen via het Peppol-netwerk wordt afgeraden om de factuur zelf embedden in PDF op te nemen in de UBL.
   

Archiveren van (inkomende) facturen

In het document "Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht" (december 2024) meldt de Belastingdienst over Elektronisch documenten het volgende onder hoofdstuk 2.3:

"Elektronische documenten zijn documenten met gegevens die zijn vastgelegd op een digitale gegevensdrager. Bij machine-to-machine communicatie, zoals UBL- en XML-berichten, moeten deze ook voor de mens leesbaar zijn of gemaakt kunnen worden."

Met betrekking tot het ontvangen van een factuur per email wordt specifiek het volgende gemeld:

"E-mail:
Ontvangt u de factuur als bijlage bij een e-mailbericht? Dan is de authenticiteit en integriteit achteraf niet gewaarborgd. U moet aanvullende organisatorische maatregelen nemen om de authenticiteit en integriteit aannemelijk te maken. Het bewaren van de oorspronkelijke e-mail kan hierbij helpen." 

Verder verwijzen we graag naar het thema "Bewaarplicht" op onze website.