Softwarepakketten.nl

Wiki UBL Invoice (factuur)

UBL Factuur

Een UBL Factuur is de standaard manier voor elektronisch factureren. Een UBL Factuur is direct in te lezen in boekhoudsoftware en daar automatisch te verwerken als inkoopfactuur. Als de leverancier (nog) onbekend is kan deze op basis van de UBL Factuur automatisch aangemaakt worden. 

UBL (Universal Business Language) is een standaard voor het elektronisch uitwisselen van (bedrijfs)documenten, zoals inkooporders, facturen en ook aanmaningen. UBL wordt beheerd door OASIS (Organization for the Advancement of Structured information Standards). UBL maakt gebruik van de standaard XML. Het gebruik van de UBL standaard is gratis (royalty-free). UBL is een internationale standaard. Steeds meer landen, waaronder Nederland, maken gebruik van de UBL Factuur. Denemarken loopt voorop met het gebruik van een UBL Factuur sinds 2005.

Een UBL Factuur kent een groot aantal standaard elementen. In Nederland wordt met name gebruik gemaakt van een subset voor de UBL Factuur op basis van de Europese standaard EN 16931

XML ‘Extensible Markup Language’ is een veelgebruikte standaard waarmee de structuur van documenten wordt vastgelegd. XML kan dus gezien worden als overkoepelend voor vele berichten- of documentstandaarden. 

PDF is een veel gebruikt formaat om facturen (en vele andere documenten) digitaal vast te leggen en uit te wisselen. Bij PDF is er, in tegenstelling tot XML, geen sprake van een gestructureerde standaard om documenten vast te leggen. Wel is er software voorhanden die gegevens in een PDF-document kan herkennen. Bovendien kan ‘visuele’ herkenning plaatsvinden op basis van OCR-techniek. 

Vrije invulling
De beschikbare factuurelementen binnen een UBL Factuur zijn zonder meer uiterst compleet te noemen. De UBL standaard zelf is echter behoorlijk vrij als het gaat om de invulling van bepaalde elementen. Er is bijvoorbeeld geen voorgeschreven definitie c.q. richtlijn om een land(code) aan te duiden. Dit laatste is wel op te lossen door aansluiting te zoeken bij de eerder genoemde Europese standaard EN 16931 EN. Voor bijvoorbeeld valuta- en BTW-codes. Dit is ook de manier waarop in Nederland UBL wordt toegepast.

Voorbeeld:
Onderstaand een voorbeeld van de BTW binnen een UBL factuur ter verduidelijking.
<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">42.00</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">200.00</cbc:TaxableAmount>
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">42.00</cbc:TaxAmount>
        <cac:TaxCategory>
          <cbc:ID schemeID="UNCL5305">S</cbc:ID>
          <cbc:Percent>21.00</cbc:Percent>
            <cac:TaxScheme>
              <cbc:ID schemeID="UN/ECE 5153" schemeAgencyID="6">VAT</cbc:ID>
            </cac:TaxScheme>
        </cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>

In voorgaande voorbeeld is sprake van 42 euro aan BTW, zijnde 21% van 200 euro.
Als BTW categorie (TaxCategorie) kan een ID opgegeven worden. UBL zelf schrijft de inhoud hiervan niet voor. Door nu te verwijzen naar schemeID="UNCL5305" met de waarde “S”. Wordt kenbaar gemaakt dat het gaat om “Standard rate”. Om te duiden dat het gaat om BTW wordt bij Taxschema verwezen met ID schemeID="UN/ECE 5153" met de aanduiding “VAT”. Zo weet boekhoudsoftware die de UBL factuur automatisch verwerkt dat het gaat om standaard BTW.

Deze Wiki UBL van de UBL Ketentest bevat een groot aantal uitgewerkte voorbeelden van UBL Factuurscenario’s.  

Opbouw UBL Factuur
Qua opbouw wijkt een UBL Factuur niet af van een factuur in PDF (of zelfs op papier). Voor deze WIKI UBL is een UBL Factuur onderverdeeld naar met name:

  • Algemene factuurgegevens; zoals factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.

  • Factuurreferenties; de meest voorkomende referentie op een UBL Factuur is ongetwijfeld een ordernummer. Maar ook andere referenties (zoals een verzendreferentie) kunnen voorkomen.

  • Afzender van de factuur (leverancier); net als op een PDF-factuur de naam van de leverancier en adresgegevens. Maar ook BTW-nummer, KVK-nummer en contactgegevens. 

  • Ontvanger van de factuur (afnemer); feitelijk de zelfde soort gegevens als voor de afzender. 

  • Betalingsmethode en bankrekening leverancier; bijvoorbeeld betalingskenmerk en indicatie automatische incasso.

  • BTW-totalen; het gaat om de BTW bedragen, uitgesplitst per BTW-tarief en met de bijbehorende grondslagen waarover BTW is berekend.

  • Factuurtotalen; het gaat om de totaal factuurbedrag in een UBL Facuur die zijn onderverdeeld naar: totaal van de factuurregels exclusief BTW, totaal exclusief BTW, totaal inclusief BTW, totaal korting op factuurniveau, totaal toeslag op factuurniveau, een eventueel vooruitbetaald bedrag, eventueel totaal van de afronding van de factuurregels om te komen tot het totaal van de factuurregels exclusief BTW en totaal te bedragen bedrag (het factuurtotaal inclusief BTW minus een eventueel vooruitbetaald bedrag).

    Bij een UBL Factuur moet bovenstaande in elk geval een sluitend geheel vormen. Anders is de kans aanwezig dat een inkomende factuur wordt afgekeurd voor verdere verwerking. 

  • Factuurregels; een factuur zal natuurlijk altijd bestaan uit minimaal één factuurregel. De mogelijkheden voor de factuuregel zijn voor een UBL Factuur bijna onbegrend. Zeker als bij dit laatste de standaard UBL in ogenschouw wordt genomen, Uitgaande van de eerder genoemde Europese standaard EN 16931 is een factuurregel opgebouwd uit: 
    - Factuurregelnummer; een zelf te bepalen volgnummer per factuur. 
    - Regel aantal; aantal dat gefactureerd wordt (minimaal "1").
    - Regelbedrag;het te factureren regelbedrag.
    - BTW; grondslag en de BTW die bij de factuurregel behoren.
    - Artikel/dienst; naam van artikel of dienst die gefactureerd wordt.

    Een factuurregel kan echter nog veel meer gegevens bevatten, zoals:
    - Notitie; Vrij in te vullen tekst.
    - Boekingsinformatie; bijvoorbeeld om een relatie naar Referentie Grootboekschema (RGS) te leggen.
    - Orderregel; verwijzing naar eenorderregel.
    - Aflevergegevens; geleverde hoeveelheid, datum en locatie.
    - Toeslag/korting; toeslag c.q. korting per factuurregel.
    - Aanvullende gegevens artikel/dienst en aanvullende gegevens prijs. 

In deze WIKI UBL zijn vele factuurscenario's uitgewerkt, zoals:

  • Een UBL Factuur met binnenlandse BTW; feitelijk de meest voorkomende factuur in Nederland. 

  • Een UBL Factuur met BTW verlegd; De BTW wordt in dit geval verlegd naar de afnemer. Van belang is dat dan altijd het BTW-nummer van de afnemer aanwezig is in de UBL Factuur.

  • Een UBL Factuur t.b.v. ICP (intracommunautaire prestaties); Er is een verschillen een UBL Factuur voor goederen en een UBL Factuur voor diensten. Bij een UBL Factuur voor goederen wordt de BTW in Nederland belast tegen het 0-tarief. Een voorwaarde is dat de afnemer in de EU is gevestigd en dat het BTW-nummer van de afnemer in de UBL-factuur aanwezig is. Ingeval van diensten wordt de BTW verlegd, overeenkomst hetgeen hiervoor al is gemeld bij een UBL Factuur met BTW verlegd.

Nog veel meer UBL Factuur scnerio's zijn te vinden in de WIKI UBL Factuur

UBL Factuur en de UBL Ketentest
De UBL Ketentest is de werktitel van een initiatief dat medio 2014 is opgestart door onderzoeksbureau GBNED, bedoeld om eventueel interpretatieverschillen en ‘dialecten’ weg te nemen op het gebied van de UBL Factuur. Met als doel om zo vlekkeloos mogelijk elektronisch UBL Facturen tussen de verschillende administratietoepassingen (zoals boekhoudpakketten, online factuuroplossingen, factuurverwerking, etc.) te kunnen uitwisselen en te zorgen voor automatische boekingen in de administraties op basis van de UBL Factuur. De UBL Ketentest biedt een platform aan softwareleveranciers en zelf-ontwikkelaars die de UBL Factuur in hun software mogelijk willen maken.

Aanbevolen



Onerzoeksbureau GBNED