Een softwarepakket kan afgestemd zijn op bepaalde doelgroepen. Dat kan te maken hebben met bedrijfsomvang of branche waarvoor een pakket geschikt is. En het aspect kosten is van belang. 

Doelgroep softwarepakket

Bedrijfsomvang

• Voor welke bedrijfsomvang is het pakket geschikt? 
  In de basis kan een onderverdeling gemaakt worden naar ZZP, Klein MKB, MKB, Groot MKB en Grote organisaties. En internationale organisaties in combinatie met de bedrijfsomvang hiervoor.
     
• Voor welke bedrijfsomvang wordt het pakket het meest gebruikt. In theorie (en soms in de praktijk) is de bedrijfsomvang niet bepalend voor een bepaald softwaresysteem. Denk aan een office toepassing die door een persoon gebruikt kan worden of vele personen. Maar in de praktijk is de meeste bedrijfssoftware afgestemd op een bepaalde bedrijfsgrootte. Zo zal een boekhoudpakket voor een eenmanszaak geen consolidatie van vennootschappen bevatten en daar tegenover zal een boekhoudpakket voor grote organisaties geeft winstaangifte IB bevatten. Als een softwareleverancier aangeeft dat zijn of haar softwaresysteem geschikt is voor organisaties van elke omvang is het goed te vragen voor welke bedrijfsomvang het systeem het meest wordt ingezet. Daar zal betreffende leverancier dan ook de meeste ervaring opgedaan hebben.  

Branchespecifiek

• Is het softwaresysteem generiek of branchespecifiek? Een softwaresysteem kan generiek zijn, zoals veel boekhoudpakketten of een Office pakket, We hebben het dan over een horizontale toepassing. Daar tegenover staan branchegerichte toepassingen. Een bakker gebruikt andere software dan een technische handelsonderneming of een transportbedrijf. Voor branches is vaak specifieke branchesoftware voorhanden.
  
  
• Voor welke branches is het softwaresysteem specifiek branchegericht gemaakt? 
  Als een leverancier aangeeft dat een softwarepakket branchespecifiek is vraag dan altijd naar de de aanwezigheid van de door u gewenste branche specifieke functies. 

Aantal operationele klanten

• Het gaat om het aantal operationele klanten in binnen- en buitenland. Ingeval van buitenland vraag de leverancier dan in elk geval naar het aantal operationele klanten in Nederland en een onderverdeling te maken naar:
  - Benelux
  - Europa
  - Buiten Europa.
  
  
• Als een softwarepakket branche afhankelijke functies bevat, vraag dan naar het aantal operationele klanten in de branche waarin u zelf werkzaam bent. 
  
  
• Als een softwarepakket meerdere varianten kent, bijvoorbeeld lokaal of SAAS, MKB of groot bedrijf.Vraag dan een specificatie van het aantal operationele klanten naar de door u gewenste variant.

Algemene eigenschappen softwarepakket

• Wie is de producent van de software? Dit is alleen van toepassing als de leverancier van het pakket niet tevens de producent is. Zo kunnen softwarepakketten rechtsstreeks door de producent geleverd worden (of beschikbaar gesteld worden via internet). Er zijn ook softwarepakketten die via een, al dan niet internationaal, distributie- of dealerkanaal geleverd worden.
   
• In welke talen is de user interface (gebruikers interface) beschikbaar? Dit is van belang als ondersteuning in meerdere talen is gewenst of bij een internationaal pakket, waarbij het de vraag is of een lokale taal (zoals Nederlands) ondersteund wordt.
    
• In welke talen is de gebruikersdocumentatie beschikaar? Hier gaat het om het zelfde aspecten als de vraag hiervoor.
    
• Is het softwarepakket onderdeel van een ander pakket? Soms maakt een softwarepakket deel uit van een complete softwaresuite, waarbij onderdelen uit deze suite aparte aanegschaft kunnen worden. U moet in elk geval voorkomen dat u een softwarepakket aanschaft, waarbij u maar 10% gebruikt maar wel betaalt voor het complete pakket.
    
• Sinds wanneer is het softwarepakket op de markt? Indien van toepassing aangeven voor binnenland en buitenland.
  Zo kan sprake zijn van een softwarepakket dat al tientallen jaren op de markt is. In dat geval moet u wel nagaan wanneer de laatste versie van het softwarepakket is uitgebracht en of het afgestemd is op huidige techniek (zowel qua ontwikkeling als gebruik). Daar tegenover kan ook sprake zijn van een pakket dat pas kort op de markt is of waarvan u de eerste operationele gebruiker gaat worden. In dit laatste geval moet rekening gehouden worden met eventuele kinderziektes.
    
• Is een demoversie van het pakket beschikbaar en zo ja wat is de demo duur en wat zijn de kosten?
  Bij een cloudtoepassing is vaak standaard gratis een demoversie (feitelijk proefversie beschikbaar, waarbij het softwarepakket uitgeprobeerd kan worden gedurende een bepaalde periode. Gebruikelijk is een periode van 30 dagen, waarna u niet niet automatisch aan een software abonnement vast zit. Dat laatste is wel een aandachtspunt. Een ander aandachtspunt is of alle beschikbare functies beschikbaar zijn in een proefversie. 
     
• Wordt het softwarepakket direct en/of via dealers geleverd? DIt is hier aan de orde geweest bij de vraag wie de producent van het softwarepakket is.
  
  
• Is sprake van een openSource licentie? Dat wil zeggen of de broncode vrij beschikbaar is, aangepast en gedistribueerd mag worden. Meer over openSource.
    
• Is het softwarepakket al eens getest door een derde, zo ja: door wie, wanneer en met welk resultaat. 
  Een pakket kan bijvoorbeeld functioneel beoordeeld zijn door een derde partij of bijvoorbeeld qua beveiliging als het een cloudapplicatie betreft. Zie ook het thema Certificeren op deze website. Probeer vóór aanschaf van een softwarepakket altijd inzicht te krijgen in de volledige testresultaten. Die laatste zijn zeker niet altijd openbaar of door iedereen opvraagbaar.
     
• Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd met het softwarepakket werken (single-, Multi-user)? Er zijn softwarepakketten die specifiek geschikt zijn voor één gebruiker (single-user). Dat is dan duidelijk. Met name ERP-systemen zijn geschikbaar voor multi-user gebruiker. In het laatste geval is het van belang te weten hoeveel gebruikers tegelijkertijd (ook wel concurrend users genoemd) met het softwarepakket kunnen werken. Het is aan te raden de opgave van de leverancier te testen voordat u een softwaresysteem daarwerkelijk aanschaft. Met name de performance (de reactietijd) is van groot belang om gebruikers naar tevredenheid met een softwarepakket te laten werken.
    
• Hoeveel administraties zijn mogelijk? In geval van een boekhoudpakket voor een eenmanszaak zal duidelijk zijn dat sprake is van één administratie. Een accountants- of administratiekantoor wil in de regel de beschikking hebben over meerdere administraties. Ook voor een organisatie zelf, die bijvoorbeeld uit enkele BV's bestaat, kan het nodig zijn over meerdere administraties te beschikken. Dat laatste moet dan natuurlijk wel mogelijk zijn. Het is dan ook verstandig na te gaan of het aantal administraties van invloed is op de kosten van een softwarepakket.
    
• Is aanvullend maatwerk mogelijk op het standaard pakket? Bij cloudtoepassingen is het lang niet altijd mogelijk om specifiek maatwerk te laten ontwikkelen. Natuurlijk kunnen wensen ingediend worden voor een volgende versie van een softwarepakket, maar dat is natuurlijk geen garantie dat die wensen ook gehonoreerd worden. In zijn algemeenheid is het verstandig maatwerk zoveel mogelijk te voorkomen. Maar soms ontkom je er niet aan qua organisatie. Als aanvullend maatwerk wordt ontwikkeld stem dan van tevoren goed af welke consequenties dit heeft voor nieuwe updates, versies en releases die uitkomen van een software pakket. Anders loopt u het risico niet te kunnen profiteren van nieuwe functionaliteit die standaard geboden wordt in bijvoorbeeld een update of dat uw maatwerk opnieuw ontwikkeld moet worden.
    
• Kent de softwareleverancier, al dan niet specifiek pakketgebonden, een actieve gebruikersgroep? Met name grote softwareleveranciers kennen standaard één of meer gebruikers, al dan niet onafhankelijk door de sofwareleverancier opgezet of ondersteund. Een alternatief voor een gebruikersgroep kan bijvoorbeeld ook een LinkedIN groep zijn waar gebruikers ervaring met elkaar uitwisselen. Het is sowieso verstandig voor de aanschaf ervaringen van bestaande gebruikers via internet te zoeken en desnoods via social medio zelf op te vragen.
    
• Kent het softwarepakket exportmogelijkheden naar HTML, WORD, EXCEL, XML, etc.? Hier is sprake van een functionele eigenschap die bij softwareselectie in menig checklist voorkomt.

Aanschaf en kosten van de software

• Hoe is het licentiemodel opgebouwd? Bijvoorbeeld per administratie, gebruiker of module?
  Stel dat u meerdere administraties voert, moet dan voor elke administratie een licentie afgesloten worden.
  En bij meerdere gebruikers moet u opletten of sprake is van concurrend users (gelijktijdige gebruikers) of named users (elke gebruiker die - wel eens - met het systeem werkt).
  
  
• Wat zijn de eenmalige (aanschaf, licentie)kosten van het softwarepakket? Als wij prijzen c.q. kosten opvragen bij softwareleveranciers krijgen we vaak als antwoord “op aanvraag” of “afhankelijk van situatie” of iets dergelijks. Daar heeft u natuurlijk niets aan. Laat duidelijk in een offerte vermelden hoe de prijzen c.q. kosten zijn opgebouwd.
  
  Bij cloud-computing is een eenmalige aanschafprijs meestal vervangen door een abonnementstarief per periode. Ga dan wel na of onder meer de suportkosten, hierna te behandelen, daar ook bij inbegrepen zijn. 
  
  
• Hoeveel bedragen de periodieke kosten, zoals onderhoud en updates? Bij cloud-computing meestal inbegrepen in de periodieke abonnementskosten. 
  
  
• Hoe zijn de implementatiekosten opgebouwd? Hier moet u denken aan installatie en inrichting van de software. Installatiekosten spelen in de regel alleen bij lokaal te installeren software. Implementatiekosten kunnen ook gelden in geval cloud-computing. Stem dit goed af met de softwareleverancier.
     
• Wat zijn de kosten van opleiding en training? Hieronder vallen bijvoorbeeld: het volgen van een webinar, klassikale opleiding en training op locatie bij de cliënt (dus bij u op kantoor).
    
• Met welke overige kosten moet rekening worden gehouden? Bijvoorbeeld andere software die noodzakelijk is om met het pakket te kunnen werken. Denk aan PDF of MS-office voor rapportages vanuit de software.