Softwarepakketten.nl

Wiki Selectie van standaard software

Softwareselectie bedieningsaspecten (gebruiksgemak)

Naast het goed functioneren van een softwarepakket in een technisch stabiele en veilige omgeving is een niet onbelangrijk aandachtspunt de mate waarmee rekening wordt gehouden met bedieningsgemak voor de eindgebruiker. Een softwarepakket kan alle benodigde functionaliteit bevatten, maar als gebruikers er niet prettig mee kunnen werken (ook niet na een korte inwerkperiode) dan zal de software niet optimaal gebruikt worden met alle gevolgen van dien, zoals ontevreden medewerkers. Een advies is dan ook gebruikers voor aanschaf kennis te laten maken met de werking en bediening van een softwarepakket. 

De volgende bedieningsaspecten worden onderscheiden:

  • Beschikt het softwarepakket over invoer wizards? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bedrijf of voor de jaarafsluiting.
    Tegenwoordig wordt veel gesproken over RPA (Robotic proces automation) waarbij menselijke handelingen worden overgenomen door de computer. Invoerwizards nemen geen menselijke handelingen over, maar leiden de gebruiker als het ware stap voor stap door een proces heen. Het gaat dan met name om, zoals hiervoor genoemd, processen die niet zo vaak uitgevoerd worden.

  • Beschikt het softwarepakket over online helpteksten?
    Feitelijk een complete handleiding, maar dan online te raadplegen met de nodige keuzes, zoals hierna aangegeven.

  • Zijn de online helpteksten aanpasbaar door de gebruiker?
    Dit kom je tegen bij wat uitgebreidere softwarepakketten waar processen, al dan niet deels, afgestemd kunnen worden op de gebruiker. Of denk aan extra velden voor debiteuren en crediteuren met elk hun eigen betekenis. Het is dan prettig als helpteksten daarvoor zijn uit te breiden of aan te passen. Uiteraard op een zodanige wijze dat bij het uitbrengen van een volgende versie van het softwarepakket de aangepaste helpteksten niet verdwijnen en netjes meegenomen worden naar de nieuwe versie.

  • Zijn de online helpteksten contextgevoelig? Wordt bij een invoerveld en/of scherm direct de juiste helptekst getoond als gekozen wordt voor opvragen helpinformatie.

  • Is er een index voor de online helpteksten waarin gezocht kan worden? Op alphabetische volgorde van onderwerpen en/of zoektermen.

  • Kan er gezocht worden in de online helpteksten? Zoeken naar zelf op te geven woorden of delen daarvan.

  • Is er een taalkeuze per gebruiker mogelijk en zo ja graag specificeren waarvoor: schermen, helpteksten en rapporten.
    Dit is met name van belang als het softwarepakket in meerdere landen wordt gebruikt.

  • Is een aparte gebruikershandleiding beschikbaar met een duidelijke index? DIt kan natuurlijk ook volledig geïntegreerd zijn met de hiervoor genoemde online helpteksten.

    Andere (gebruikers)documentatie die in de praktijk voorkomt is:
    - Instructievideo's;
    - Webinars.
       
  • Kan per tabel aangegeven worden welke velden gebruikt worden?
    Dit geldt in de regel voor uitgebreidere administratiesystemen die veelal via een apart implementatietraject ingericht worden voor de gebruiker. Denk aan uitgebreide tabellen voor debiteuren, crediteuren, artikelen of bijvoorbeeld projecten bij ERP-systemen. Per tabel is dan altijd wel sprake van een of meer verplichte velden. Denk aan een artikelomschrijving of een voorraadeenheid, Maar lang niet alle andere velden in een artikeltabel zullen voor elke onderneming van toepassing zijn. Maatgeving, onderverdeling naar kleuren, assortimenten en serienummers zijn voorbeelden van zulke velden. Als dergelijke velden bij de installatie van het softwarepakket direct uitgeschakeld kunnen worden heeft de gebruiker daar, als het softwarepakket naar behoren werkt, geen last van bij het gebruik van het pakket. Dit voorbeeld gaat over het uitschakelen van velden, maar het kan natuurlijk ook zo ingericht zijn dat de verplichte velden van een tabel altijd 'AAN' staan en de optionele velden naar keuze op 'AAN' gezet kunnen worden.
      
  • Zijn er sorteermogelijkheden bij uitvoer op het scherm en kunnen kolommen verschoven worden door de gebruiker?
    Bij veel toepassingen zijn sorteermogelijkheden op het scherm standaard aanwezig. Stel het opvragen van openstaande posten met de volgende kolommen: debiteur(naam), factuurnummer, openstaand bedrag en vervaldatum. Dan is het vaak mogelijk het opvragen te sorteren op genoemde kolommen, zowel oplopend als aflopend.
    Bijvoorbeeld:
    - Oplopend op debiteur(naam); zeg maar van a tot z.
    - Oplopend op factuurnummer; waarbij de oudste post als eerste wordt getoond.
    - Aflopend op bedrag; waarbij de grootste openstaande bedragen als eerste getoond worden.

    Het verschuiven van kolommen op een scherm door de gebruiker zelf komen we minder tegen in de praktijk.
      
  • Kunnen kolommen op het scherm aan- en uitgezet worden door de gebruiker? Dit is een eigenschap die met name bij de uitgebreidere softwarepakketten aan de orde is.
  • Kent het softwarepakket een querytool of rapportgenerator? Kan de gebruiker zelf op eenvoudige wijze rapportages samenstellen. Deze eigenschap is bedoeld voor administratiesystemen voor (middel)grote organisaties. Als we het aanbod van standaard software in ogenschouw nemen voor kleinere bedrijven kan in zijn algemeenheid gesteld worden dat rapportages in het  voldoende informatie verschaffen. Naarmate een organisatie groeit zal ook de informatiebehoefte toenemen. Denk bijvoorbeeld aan rapportages per afdeling of naar andere boekingsdimensies. Er wordt dan gewerkt met budgetten, prognoses en wellicht periode vergelijkingen. Het is dan de vraag of het administratiesysteem alle gewenste rapportages standaard bevat. Een querytool of rapportgenerator kan in dit laatste geval uitkomst bieden. 

  • Is sprake van een logische menu-indeling? Dit is een aspect dat u zelf moet ervaren. Let hierbij ook op de eerder genoemde rechten en rollen. 

  • Is sprake van een consistentie opbouw van uitvoer naar scherm en printer? Ook dit punt moet u zelf ervaren. Als een softwareleverancier met duidelijke interne richtlijnen werkt voor user-interfaces mag verondersteld wordt dat dit punt prima geregeld is. Maar een aangeboden ERP-pakket kan ook als oorsprong afzonderlijke systemen hebben met een verschillende user-interface. Als een leverancier een apart boekhoudpakket, handelstoepassing en salarispakket aanbiedt is het ook de vraag of er uniformiteit is wat betreft opbouw van uitvoer naar scherm en printer. In elk geval een aspect om even rekening mee te houden.

  • Is sprake van consistente keuzes binnen alle functies? Dit ligt in het verlengde van hetgeen hiervoor genoemd is.Even als voorbeeld dezelfde keuze die op 3 manieren is weergegeven.
    Van artikel: 
    T/m artikel:

    van artikelcode:
    tot artikelcode :

    Artikelnummer VANAF:
    Artikelnummer T/M:

    Zoiets leidt tot een rommelige indruk, waarbij de gebruiker extra moet nadenken wat gevraagd wordt. 

  • Zijn geen overbodige gegevens zichtbaar in menu’s en schermen? Zoals opties die uitgeschakeld zijn maar wel zichtbaar voor de gebruiker? Hiervoor is al genoemd het per tabel aangeven door de gebruiker welke kolommen getoond worden op schermen. Bij de implementatie van een softwarepakket worden gebruikte opties en functies aangevinkt. Stel dat gewerkt wordt met een voorraadadministratie en dat bij de implementatie is aangegeven dat we met magazijnen werken, maar niet met locaties binnen magazijnen. Dan is niet de bedoeling dat de locatie zichtbaar is op schermen en erger, dat de locatie handmatig moet worden overgeslagen. Dit begint feitelijk al met de menu's voor gebruiker. Het is niet de bedoeling dat de gebruiker wordt geconfronteerd met menukeuzes die niet voor hem of haar zijn bedoeld, ook al zijn de keuzes zelf mogelijk geblokkeerd. 

  • Zijn er geen harde fouten aanwezig in de software? Een harde fout in de software kan alleen geconstateerd worden door ermee te werken. Bij een cloud-toepassing via het SAAS-model werken feitelijk alle gebruikers met dezelfde softwaretoepassing. Een fout zal dan wellicht eerder geconstateerd worden en opgelost worden voor feitelijk alle gebruikers. Wel of geen cloud-toepassing, probeer een softwarepakket altijd uit van tevoren. Bij cloud-toepassingen is in de regel een gratis demoversie gedurende 15 tot 30 dagen te gebruiken. 

  • Zijn alle meldingen in de Nederlandse taal? Hiervoor is al even een taalkeuze per gebruiker aan de orde geweest. Hier gaat het met name om systeemmeldingen die een gebruiker op zijn het scherm gemeld krijgt bij interactie vanuit het softwarepakket. Stel dat gevraagd wordt om een datum als dd-mm-jjjj en de gebruiker kiest 10102018, dan is het niet de bedoeling dat er een melding volgt als "Input not allowed, use regular format". Een melding als "Datum is onjuist, kies een juiste datum in het formaat dd-mm-jjjj" is dan meer op zijn plaats.


Onerzoeksbureau GBNED