Employee Self Service (ESS), feitelijk zelfbediening door medewerkers, kan beschikbaar zijn in relatie tot zowel salaris- als HRM functionaliteit. Vandaar dat ESS als apart onderdeel is opgenomen. Het komt er op neer dat bepaalde functionaliteit voor medewerkers via internet online beschikbaar is. Het raadplegen van loonstroken en jaaropgaven via een Smartphone is al eerder apart opgenomen als salarisfunctionaliteit. 

Internet heeft het mogelijk gemaakt dat we locatie- en tijdonafhankelijk kunnen werken en daar is ESS duidelijk een exponent van. We spreken van Management Self Services (MSS) als managers online toegang hebben tot, bepaalde delen van, een salaris en/of HRM-systeem. ESS en MSS heeft niet alleen betrekking op de primaire processen die behoren tot de salarisadministratie, zoals het doorgeven van (salaris)mutaties en het opvragen van loonstroken, maar ook op ondersteunende processen, zoals sollicitaties via het web doorgeven en het online vastleggen van behaalde werkervaring en opleiding door werknemers. Een belangrijk aandachtspunt bij deze ontwikkelingen is de workflow van processen binnen de organisatie. De workflow moet namelijk goed afgestemd zijn op de nieuwe communicatiekanalen die ingezet worden. Als bijvoorbeeld een sollicitatie via een website of per email binnenkomt moeten er natuurlijk wel goede afspraken zijn dat deze sollicitatie op een juiste manier wordt afgehandeld binnen de organisatie en bij de juiste personen terecht komt. En belangrijk is natuurlijk dat de sollicitant tijdig wordt geïnformeerd. Dat laatste kan betrekking hebben op een ontvangstbevestiging van de sollicitatie, eventuele uitnodiging voor een sollicitatiegesprek, maar ook een tijdige afwijzing.

Functionaliteit voor ESS is als volgt onderscheiden:

• Persoonlijke gegevens muteren;
  Dit punt kan met name een administratieve lastenverlichting betekenen voor medewerkers van de salaris- en of personeelsafdeling. Zo kunnen medewerkers zelf een adreswijziging doorgeven, een gezinsuitbreiding of behaalde opleidingen en bepaalde werkervaring.
    
• Raadplegen (eigen) dossiers;
  Denk aan arbeidsvoorwaarden, functionerings- en beoordelingsverslagen, carrière- en loopbaanplanning en CV. Op deze wijze is de werknemer goed geïnformeerd en wordt de salaris- en of personeelsafdeling ontlast met vragen of het nazenden van gegevens.
     
• Verlofregistratie;
  Bijvoorbeeld directe contactgegevens van medewerkers, zoals intern telefoonnummer aanvragen, registreren en het raadplegen van verlof. Of bijvoorbeeld het raadplegen van verlof van directe collega’s. Met de inrichting van een workflow (zie verderop).
     
• Urenregistratie en declaraties;
  Het registreren, accorderen en opvragen van directe- en indirecte uren. Declaraties indienen; zoals het opgeven van zakelijke reiskosten, bijvoorbeeld een hotelovernachting of zakenlunch.
   
• Ziekteverzuim- en betermeldingen;
  Medewerkers kunnen zich vanuit huis ziekmelden en beter melden, bijvoorbeeld op kantoor. Hierbij kan ook gedacht worden aan een (externe) koppeling met een systeem van een Arbodienst om de ziekmelding te volgen.
     
• Gegevens collega’s raadplegen;
  Bijvoorbeeld directe contactgegevens van medewerkers, zoals intern telefoonnummer en emailadres, pasfoto (smoelenboek) en afdeling.
     
• Workflow inrichten;
  Hiermee wordt bedoeld het inrichten van een werkstroom van elkaar opvolgende activiteiten. Een voorbeeld is bijvoorbeeld het accorderen van mutaties die door een medeweker zijn ingebracht. Nadat een medewerker een adreswijziging heeft doorgevoerd ontvangt de personeelsfunctionaris hiervan een bericht (meestal per email), waarna deze de mutatie kan accorderen. Van dit laatste ontvangt de medewerker dan weer bericht terug. Een zelfde soort workflow kan gelden voor het aanvragen van verlof, waarbij de aanvraag terecht komt bij een leidinggevende die kan accorderen of weigeren met opgave van een reden. Ook dit laatste wordt dan weer terug gemeld aan de werknemer. Door het efficiënt inrichten van een of meer workflows kan de communicatie tussen betrokkenen vlot verlopen en dus ook besparend qua tijdsbesteding (denk aan het heen en weer bellen of lopen).
  
  
• Digitaal ondertekenen;
  Bijvoorbeeld het digitaal ondertekenen van een beoordelingsverslag voor gezien door een medewerker.

Tot slot kent ESS ook nog een aandachtspunt bij het “uit dienst” treden van medewerkers; deze medewerkers moeten nog wel de beschikking hebben over hun loonstroken en jaaropgaven, maar voorkomen moet natuurlijk worden dat zij bijvoorbeeld nog toegang hebben tot gegevens van andere medewerkers.