Softwarepakketten.nl

Wiki UBL Invoice (factuur)

Wiki UBL Invoice (factuur) > Elementen UBL Factuur

Conversie van SI-UBL 1.2 naar EN 16931 en NL-CIUS

In Nederland is in de jaren van ongeveer 2013-2018 veel gewerkt met de standaard SI-UBL 1.2 voor UBL-facturen. Ook de UBL-Ketentest heeft deze SI-UBL standaard jarenlang als uitgangspunt gebruikt. De bedoeling is dat alle SI-UBL 1.2 facturen vervangen worden door de Europese standaard EN 16931 en de daar vanaf geleide Nederlandse versie NL-CIUS en SI-UBL 2.0. Dit onderdeel is bedoeld om een handvat te geven voor deze conversie. 

Vanuit Simplerinvocing is een uiterst handig document "Impact analyses on SI-UBL 1.2 due to NL-CIUS and PEPPOL-CIUS (and thus EN 16931" samengesteld met handvatten voor de conversie van SI-UBL 1.2 naar de nieuwe Europese standaard EN 16931, rekening houdend met NL-CIUS en PEPPOL-CIUS. Dit document hebben wij mede gebruikt om onderstaande conversie aandachtspunten samen te stellen.

Zie ook STPE voor de specificatie van onder andere SI-UBL 2.0.

 

Aandachtspunten bij conversie van oude UBL-facturen (SI UBL1.2) naar het gebruik van EN 16931 (verder te noemen EU-N) en NLCIUS zijn:

  1. CustomizationID en ProfileID altijd als volgt opnemen
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
      
  2. Overbodige ListID, Listagency en SchemeID weghalen
    Onder SU UBL 2.1 worden de nodige elementen extra aangeduid door een van genoemde elementen.
    Zoals:
    <cbc:InvoiceTypeCode ListID="UNCL 1001">380</cbc:InvoiceTypeCode> EN
    <cbc:ID SchemeID="IBAN">NL23ABNA0123456789</cbc:ID> 
    Dergelijk List- en Scheme aanduidingen worden niet altijd toegepast in EN 16931.
    (SchemeID blijft bijvoorbeeld wel toegepast voor aanduiding KVK, OIN of GLN. Omdat hier meer soorten van adressering kunnen zijn. Dat is dan expliciet vermeld.

    Nog even toegelicht voor VAT (BTW) verkort weergegeven in EU-N;
    Verwijzing naar CompanyID schemeID="NL:VAT" schemeAgencyID="ZZZ", alleen nog CompayID.
    Verwijzing naar schemeID="UNCL5305" is weggelaten.
    Verwijzing naar schemeID="UN/ECE 5153" schemeAgencyID="6" is weggelaten.
    Geldt voor VAT aanduiding bij:
    - Supplier
    - Customer
    - Allowance/charge
    - InvoiceLine

  3. UBLversionID niet opgenomen volgens EU-N
    (werd standaard gebruikt om de UBL versie te vullen, te weten 2.0 of 2.

  4. InvoiceTypeCode is verplicht volgens EU-N
    Nu wordt ‘380’ verondersteld als niet aanwezig.
    Advies UBL Ketentest: 
    InvoiceTypeCode ALTIJD vullen met '380' (standaard factuur).

    Er wordt in Nederland niet gewerkt met type ‘381’, zijnde creditnota en positieve bedragen. In NL prefereren we negatieve facturen. Dit is wel een belangrijk aandachtspunt bij facturen aan en vanuit het buitenland. Zo wordt bijvoorbeeld in België gebruik gemaakt van type '381'.
    Zie ook algemene factuurgegevens en factuurscenario Creditnota

  5. AdditionalDocumentReference, optioneel volgens EU-N
    Als aanwezig dan volgens EU met DocumentType=”ATS”. 
    Bedoeld voor het Call for Tendernr (Is een Italiaanse eis). 
    Advies UBL Ketentest: 
    AdditionalDocumentReference niet gebruiken.
    Zie ook Overige referenties.

  6. RegistrationName (bij AccountingSupplierParty/PartyLegalEntity en AccountingCustomerParty/PartyLegalEntity),
    verplicht volgens EU-N

    Officieel geregistreerde naam van de leverancier c.q. afnemer. 

    In de oude situatie is dit element niet in gebruik (alleen KvK of OIN nummer) als het gaat om legal gegevens.
    Gebruikt wordt Party/PartyName/Name. Feitelijk in de reeks Naam, adres, woonplaats.
    Zeker voor het matchen van ontvangen UBL-facturen is dit een belangrijk punt van aandacht.
    EU specificatie stelt zich op het volgende standpunt:
    Alleen als de handelsnaam anders is wordt ook “Party/PartyName/Name” gevuld. 

    Advies UBL Ketentest: 
    RegistrationName altijd vullen bij zowel Supplier als Customer.
    Tevens “Party/PartyName/Name” altijd vullen (met dezelfde waarde als naam dezelfde is).
    Zie ook AccountingSuppierParty en AccountingCustomerParty.

  7. PartyLegalEntity
    Verwijst naar registratienummer van KVK of bijvoorbeeld OIN (OverheidsIdentificatieNummer) voor overheden.  
    Oude situaties: 
    87654321
    00000001003214394000

    EU-N variant is als volgt: 
    Ingeval KVK: 87654321 
    Ingeval OIN: 00000001003214394000
    Een en ander conform ISO 6523 ICD (ZIe gebruik standaard codelijsten, waaronder ISO 6523 ICD).

    De eerste verwijzingen "NL:KVK" en "NL-OIN" geven een error bij de validatie volgens EU-N

    Voor PEPPOL BIS v.3 is er nog een (tussen)variant voor OIN die ook ingezet is bij SI 1.3, te weten:
    00000001003214394000

    Advies UBL Ketentest: 
    Gebruik van standaard codelijst ISO 6523 ICD waar mogelijk.
    Voor de KVK is dit code 0106 en voor OIN is dit code 0190.
    Bijvoorbeeld:
    <cbc:CompanyID schemeID="0106">12345678</cbc:CompanyID>

  8. BuildingNumber (huisnummer)Is niet aanwezig als apart veld in EU-N variant. 
    Advies UBL Ketentest: 
    Huisnummer opnemen als onderdeel van street element en niet meer via apart veld.
    Zie ook o.a. AccountingSupplierParty

  9. PayeeParty, optioneel in EU-N
    Vooral van belang bij factoring. 
    Niet bekend is mate van gebruik binnen Nederland.
    Advies UBL Ketentest: 
    Alleen gebruiken als noodzakelijk, zIe ook Begunstigde factuur.

  10. TaxRepresentativeParty, optioneel in EU-N
    Niet bekend is mate van gebruik binnen Nederland.
    Advies UBL Ketentest: 
    Alleen gebruiken als noodzakelijk, zie ook TaxRepresentativeParty.

  11. PaymentMandate, optioneel in EU-N
    Automatische incasso (direct debet) en onderdeel van PaymentMeans. 
    Niet bekend is mate van gebruik binnen Nederland.
    Advies UBL Ketentest: 
    Alleen gebruiken als noodzakelijk, zie ook Betalingsmethode.

  12. AllowanceCharge (korting/toeslag), optioneel EU-N
    Volgens EU-N wordt verwezen naar aparte codelijsten voor korting en toeslagen, te weten:
    - Korting (Allowance) verwijst naar "UNCL 5189".
    - Toeslag (Charge) verwijst naar "UNCL 7161".
    De codering van AllowanceChargeReasonCode (optioneel!) verwees naar "UNCL4465".

    In EU-N is "TaxTotal" niet opgenomen voor Allowance/Charge.
    TaxCategory blijft gewoon aanwezig. 

    Advies UBL Ketentest: 
    Verwijzing naar codelijsten alleen gebruiken als noodzakelijk en TaxTotal niet opnemen.
    ZIe ook Factuurtoeslagen en -korting.

  13. Verzamelfactuur is niet opgenomen in EU-N
    Wel uitgewerkt in UBL Ketentest omdat standaard UBL gewoon de faciliteit van verzamelfacturen bevat. 
    Advies UBL Ketentest: 
    Alleen gebruiken als noodzakelijk EN afgestemd tussen afzender en ontvanger.
    ZIe ook Verzamelfacturen.
     
  14. BTW margeregeling is niet opgenomen in EU-N
    De BTW categorie voor de margeregeling volgens UN/ECE 5305 = "F".
    Value Added Tax (VAT) margin scheme secondhand goods. Indication that the VAT margin scheme for secondhand goods is applied.
       
    EU-N(onderhanden) 
    In Nederland wordt gewerkt aan aparte codelijst voor VAT exemption. Er is geadviseerd voorlopig "Margeregeling" in de Exemption tekst te plaatsen. Margeregeling.

    Vanuit de UBL Ketentest is dit laatste advies NIET overgenomen, vanwege de standaard aanwezigheid van categorie "F" binnen UN/ECE 5305.
    Zie ook Binnenlandse BTW, Margeregeling (tweedehands producten).

      
  15. TaxTotal per factuurregel is niet opgenomen in EU-N
    In Nederland werd regelmatig "TaxTotal" opgenomen per factuurrregel, zodat per regel inzicht is regelbedrag excl. BTW en het BTW-bedrag. Aandachtspunt als inkomende facturen automatisch geboekt worden per factuurregel EN waarbij de BTW ook per factuurregel wordt geboekt. 
    Advies UBL Ketentest: 
    TaxTotal per factuurregel niet gebruiken of nadrukkelijk afstemmen met ontvanger van factuur.
    ZIe ook Opbouw factuurregel(s)

Validatie
Zie UBL validatieservices



Onerzoeksbureau GBNED