Offertes en contracten

• Kunnen offertes ingevoerd worden? Een offerte samenstellen als aanbieding voor een bepaalde afnemer. Veelal met een specificatie van artikelen en eventuele diensten (zoals de installatie van een apparaat). Een kenmerk van een offerte is dat deze vrijblijvend is voor de klant en vaak een bepaald aantal dagen geldig is. 
     
• Kunnen offertes omgezet worden naar orders? Als een offerte wordt geaccepteerd door een afnemer is het handig als deze, feitelijk met één druk op de knop, omgezet kan worden naar een verkooporder. Binnen een ERP-systeem is het dan handig als zowel de offerte als de order blijft bestaan. Zeker als de order later nog aangepast kan worden.
     
• Wordt de status van offertes bijgehouden? Offertes kunnen zich in meerdere stadia bevinden, zoals uitgebracht (onderhanden), geaccepteerd, afgewezen en vervallen (als de offertetermijn is verlopen).
     
• Wordt een afwijzingsreden per offerte bijgehouden? Voor marketingdoeleinden is het goed te weten om welke redenen bepaalde offertes zijn afgewezen. 
    
• Is offertehistorie op te vragen? De offertehistorie kan van belang zijn voor marketingdoeleinden, maar ook voor contact met klanten die in het verleden een of meer offertes aangevraagd hebben. Er is dan inzicht in een scoringspercentage per klant of offertes wel of niet geaccepteerd worden binnen de ERP-software.
     
• Kunnen (raam)contracten vastgelegd worden? Een raamcontract is een overeenkomst waaronder vervolgens een of meer orders afgesloten worden met betreffende afnemer. In een raamcontract kunnen afspraken vastgelegd worden op het gebied van afname, kwaliteit, leveringscondities, e.d.