Het gaat hier om het adresbeheer van relaties in het CRM-systeem. Vandaag de dag is adresbeheer (via API-techniek) te koppelen aan de adressen vanuit externe databases, zoals van de Kamer van Koophandel (KVK). Op deze wijze wordt zelfs voorkomen dat adressen handmatig overgenomen hoeven te worden.

Functionaliteit CRM Adresbeheer 

• Is er een koppeling met een postcodedatabase?
  Op basis van postcode en huisnummer automatisch het juiste adres bepalen.
  
  Op deze wijze wordt voorkomen dat er typefouten gemaakt worden bij het registreren van adressen.
  
  
• Is er een koppeling met de KvK om direct relaties (en bijbehorende adressen) op te zoeken?
  Op deze wijze kunnen bedrijven, op bijvoorbeeld naam, realtime opgezocht worden in de KVK-database. Als een relatie is gevonden kan deze vervolgens met bijbehorende adresgegevens automatisch overgenomen worden in het relatiebeheersysteem.
   
• Is er een signalering op dubbele invoer van adressen?
  Dubbele invoer van adressen kan bijvoorbeeld plaatsvinden op de eerder genoemde postcode en huisnummer.
  
  Een dubbel ingevoerd adres hier niet per definitie foutief te zijn. Als getoond wordt welke relaties dubbel op betreffend adres aanwezig zijn kan de gebruiker zal beoordelen of dit akkoord is. In een correcte situatie kunnen meerdere relaties op het zelfde adres in een bedrijfsverzamelgebouw aanwezig zijn of bijvoorbeeld meerdere BV’s die vallen onder dezelfde groep.
   
• Is ontdubbelen van relaties mogelijk (op huisnummer en postcode)?
  Het gaat erom dat automatisch dubbele relaties gesignaleerd worden op een zelfde adres. Met de mogelijkheid tot ontdubbelen. Het gaat met nadruk niet alleen om het zelfde adres. Dat laatste kan het geval zijn, zoals hiervoor genoemd in het voorbeeld van een bedrijfsverzamelgebouw.
  
  Stel dat op een zelfde adres de relaties “Timmer en onderhoudsbedrijf ABC”, “ABC” en “ABC BV” aanwezig zijn. Dan kan sprake zijn van dubbele relaties die voor ontdubbelen in aanmerking komen. Maar het kan ook zijn dat sprake is van een holding met verschillende werkmaatschappijen.
  
  Bij het ontdubbelen zelf is het de bedoeling dat betreffende relatie, met ALLE onderliggende gegevens, automatisch leiden tot één relatie. Een aandachtspunt hierbij is welke wijzigingen dan doorgegeven worden aan gekoppelde administratiesystemen.
   
• Is opgave van buitenlandse adressen mogelijk?
  Dit lijkt misschien vanzelfsprekend als we het hebben over adres en woonplaats. Maar er moet rekening gehouden worden met meerdere landcodes, formaten van postcodes en wellicht een regio of provincie die apart opgegeven moet worden.
   
• Kunnen meerdere e-mailadressen per relatie opgegeven worden?
  Zo ja, waarvoor.
  Bijvoorbeeld e-mailadressen voor directie en boekhouding. En een apart e-mailadres voor facturen.