Het ondersteunen van correspondentie tussen kantoor(medewerkers) en cliënten, grotendeels digitaal.

Functionaliteit Correspondentie binnen een practice management systeem

• Zijn er functies voor het vervaardigen van correspondentie opgenomen?
  Een korte toelichting door de softwareleverancier is gewenst.
   
• Zijn sjablonen in te richten?
  In welke formaten is dit dan mogelijk. Denk met name aan Word en PDF.
   
• Kan een brief gekoppeld worden aan een opdracht c.q. dossier?
  Hieronder wordt met nadruk ook e-mail met bijlagen (veelal in PDF) verstaan.
   
• Kan een brief gekoppeld worden aan een relatie?
  Hieronder wordt met nadruk ook e-mail met bijlagen (veelal in PDF) verstaan.
  
  Het gaat hier om correspondentie die niet gerelateerd is aan een bepaald dossier.
  Een alternatief is dan wel om correspondentie te koppelen aan het permanente dossier.
   
• Kan vanuit een relatie en opdracht c.q. dossier direct een email gezonden worden met bijlage die tevens gearchiveerd worden bij een dossier?
  Waarbij niet eerst afzonderlijk een mailprogramma opgestart hoeft te worden.
   
• Kunnen ontvangen e-mails en bijlagen van e-mails opgenomen en geraadpleegd worden?
  Zoals hiervoor al genoemd. Het gaat dan om bijlagen in verschillende formaten, zoals PDF en Word. Maar bijvoorbeeld ook afbeeldingen. Ontvangen e-mail met bijlagen moeten dan toegewezen kunnen worden aan een dossier.
   
• Is een scanfunctionaliteit aanwezig om correspondentie op te slaan?
  Het kan gaan om de koppeling met een professionele scannen of bijvoorbeeld de scanfunctie via een Smartphone. Naarmate correspondentie steeds meer digitaal wordt ontvangen zal alleen een scanfunctie via een Smartphone wellicht voldoen. 
  
  
• Met name documentatie in PDF-formaat kunnen uploaden en toewijzen aan een dossier.
  Zowel bij scannen als uploaden is automatische documentherkenning een aandachtspunt. Dat betekent dat zoveel mogelijk de documenten op basis van herkenning automatisch toegewezen kunnen worden aan betreffende cliënten en dossiers.
   
• Is registratie van telefoongesprekken mogelijk?
  Naast het handmatig vastleggen van telefoongesprekken kan sprake zijn van een CTI-koppeling. CTI staat voor computer telefonie(centrale) integratie.
   
• Is een koppeling met spraakherkenning mogelijk?
  Zo ja met welke systemen?
   
• Is een directe integratie met Word mogelijk?
  Hoe is dit dan opgelost. Bijvoorbeeld een extra knop in Word. Of vanuit een dossier direct Word aanroepen. En wat zijn dan de versies van Word die ondersteund worden.

• Is een directe integratie met Excel mogelijk?
  Hoe is dit dan opgelost. Bijvoorbeeld een extra knop in Excel. Of vanuit een dossier direct Excel aanroepen. En wat zijn dan de versies van Excel die ondersteund worden.
   
• Zijn er andere integraties met een Office omgeving?
  Geef hier een korte toelichting.
    
• Is er een mailingfaciliteit opgenomen?
  Zo ja op welke wijze?
    
• Is een selecties op meerdere velden mogelijk (bij een mailing)?
  Bijvoorbeeld per soort van relatie of soort van contactpersoon.
    
• Kan een mailing op papier plaatsvinden?
  Bijvoorbeeld door integratie met Word.
    
• Kan een mailing per email plaatsvinden?
  Als directe opmaak in HTML (om weer te geven in webbrowser) of bijvoorbeeld als PDF-bijlage.
    
• Kan een mailing nog op andere wijzen plaatsvinden?
  Zo ja op welke wijze (bijv. sms of social media).
    
• Kan de response op een mailing geregistreerd worden?
  Dit betreft een response op elektronisch verzonden malings.
    
• Is er een integratie met een extern mailing c.q. nieuwsbriefsysteem?
  Waarbij emailadressen automatisch uitgewisseld worden met betreffende systeem.
    
• Zijn er nog andere functies op het gebied van correspondentie opgenomen?
  Zo ja, welke functies.