Bij het aanmaken van een factuur op papier en in PDF sturen we diezelfde factuur in hetzelfde formaat aan de afnemer (debiteur).
De afnemer beschikt op deze wijze over precies dezelfde factuur als de leverancier. Oftewel de 'originele' factuur. 

In de meeste gevallen zal de administratieve software van de leverancier een factuur in UBL-formaat samenstellen en doen toekomen aan de afnemer. Dat kan per email of via het Peppol netwerk via een Billing service provider (BSP). 

Er bestaat in de praktijk ook de mogelijkheid dat een factuur in UBL-formaat pas aangemaakt wordt als de factuurelementen (zeg maar de inhoud van de factuur) elektronisch zijn aangeleverd aan een BSP. In dat geval maakt de BSP zelf een UBL-factuur, namens de afzender, die gezonden wordt aan de afnemer. In deze situatie is het volgens ons van belang dat de afzender ook beschikt over diezelfde UBL-factuur en die als 'originele' factuur kan beschouwen. Alleen dan beschikken afzender en afnemer beide over dezelfde factuur. 

Een zeer belangrijk aandachtspunt bij deze laatste werkwijze is dat de later, door de BSP, aangemaakte, factuur dan ook 1 op 1 terecht komt in het administratiesysteem van de afzender. En dat de afzender de mogelijkheid heeft om betreffende factuur leesbaar te krijgen voor de gebruiker.

We willen met name administratie-, accountantskantoren en de Belastingdienst adviseren om hier goede afspraken over te maken en te commnuniceren aan de gebruikers. Zo die er al zijn horen we dat graag.