Softwarepakketten.nl

Wiki UBL Invoice (factuur)

Wiki UBL Invoice (factuur) > UBL Factuurscenario's

UBL Verwijzing naar ReferentieGrootboekschema (RGS)

Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS. Maar RGS kan bijvoorbeeld ook ingezet worden bij elektronisch factureren om factuurregels op de juiste rekening(en) te boeken.

Per factuurregel kan binnen UBL een RGS-code meegegeven worden via het element "AccountingCostCode".

Voorbeeld opname RGS-code in UBL is als volgt:

Gerelateerd aan afzonderlijke boekingscodes voor Gas, Elektra, Water en Netdiensten worden de volgende RGS boekingscodes toegepast bij betreffende factuurregels in UBL:

Rekening Gas
<cbc:AccountingCostCode listName “RGS” listVersionID “1.1”>WBedHuiGas</cbc:AccountingCostCode>

Rekening Elektra
<cbc:AccountingCostCode listName “RGS” listVersionID “1.1”>WBedHuiElk</cbc:AccountingCostCode>

Rekening Water
<cbc:AccountingCostCode listName “RGS” listVersionID “1.1”>WBedHuiWat</cbc:AccountingCostCode>

Rekening Netdiensten
<cbc:AccountingCostCode listName “RGS” listVersionID “1.1”>WBedHuiNed</cbc:AccountingCostCode>

(zie ook de voorbeeld UBL- en PDF-factuur onderaan deze toelichting)

EU-N
Een verwijzing naar RGS maak geen onderdeel uit van EU-N.

Nadere toelichting 

Vaste grootboekrekening
Om het proces van elektronisch factureren aan de inkomende kant zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen wordt door boekhoudsoftware veelal gewerkt met een "vaste grootboekrekening" per crediteur.

Maar…
Bijvoorbeeld huisvestingkosten bestaat in de regel vaak uit huur- en servicekosten en die kunnen desgewenst apart geboekt worden. Dit laatste lukt niet automatisch als er één factuur wordt ontvangen voor de maandelijkse huisvestingkosten, bestaande uit aparte factuurregels voor huur- en servicekosten die ook apart geboekt gaan worden. Een ander voorbeeld zijn verkoopkosten die in RGS onderverdeeld zijn in onder andere: “Reclame- en advertentiekosten”, “Beurskosten”, “Etalagekosten” en “Websitekosten”. Als deze zaken door een en dezelfde leverancier worden geleverd moet handmatig bepaald worden welke rekening(en) van toepassing zijn om op te boeken.

En zo zijn er natuurlijk nog andere voorbeelden te bedenken.

Kosten, voorraad of investering?
Bovenstaande klinkt als haarlemmerolie, maar gaat niet altijd op. Zo kan een leverancier van een factuur niet altijd bepalen hoe er aan de ontvangende kant wordt geboekt. Is er wel sprake van kosten of juist van voorraad? Misschien moet in plaats van kosten wel op een investeringsrekening geboekt worden vanwege fiscale regelgeving (leuker kunnen we het niet maken!).

UBL-RGS pilot
De vraag was in 2015 of UBL gekoppeld kan worden aan RGS én of daarmee een efficiënte oplossing bereikt kan worden om een automatische journaalpost tot stand te brengen? Om antwoord te krijgen op deze vragen is medio 2015 het initiatief "UBL-RGS pilot" gestart vanuit de UBL Ketentest en eind 2015 afgerond.

Er is onderliggende documentatie beschikbaar van deze UBL-RGS pilot, te weten:

  1. Beschrijving UBL-RGS pilot
    Met onder andere boekingsvoorbeelden, aandachtspunten en enkele conclusies.
       
  2. Factuurvoorbeeld UBL-RGS pilot UBL-factuur en PDF-factuur.

Formaliseren
De koppeling tussen UBL en RGS moet nog geformaliseerd worden door zowel de RGS community als de UBL gelederen in Nederland.
De pilot vanuit de UBL Ketentest is slechts een voorzet.

Alles over RGS
Voor meer informatie over RGS wordt verwezen naar het uitgebreide gratis rapport:
RGS: uniform rekeningschema voor bedrijven...
 



Onerzoeksbureau GBNED