Softwarepakketten.nl

Wiki UBL Invoice (factuur)

Wiki UBL Invoice (factuur) > Elementen UBL Factuur

Nadere specificaties Europese norm EN 16931 met Nederlandse NLCIUS

Onder de noemer "EN 16931" is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT). Er wordt hierbij gesproken over een "kernfactuur". De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten werken sinds medio april 2019.

Sinds juni 2017 geldt EN 16931 als uitgangspunt voor de UBL Ketentest.

Op 17 maart 2017 hebben leden van de Europese normalisatie organisatie CEN, waaronder het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN), unaniem positief gestemd op de kernfactuur EN 16931 en de vastgestelde lijst met syntaxen, te weten: UBL en UN/CEFACT XML CII D16B.

EN 16931
Gericht op UBL gelden de volgende specificaties voor de Europese kernfactuur c.q. normfactuur (verder te noemen EU-N):

  • Er is sprake van een subset van UBL 2.1;
  • Van de subset zijn een aantal elementen verplicht en een aantal optioneel;
  • Soms er is (qua verplichtstelling - cardinaliteit) een klein verschil met de standaard UBL. Zo stelt EU-N de aanwezigheid van het factuurtype verplicht. 

CIUS & Extensies

CIUS
Gebruikerspecificaties (CIUS - Core Invoice Usage Specifications): De mogelijkheid om inperkingen te doen op de norm door optionele velden van de basisfactuur verplicht te stellen of door een specifieke invulling te eisen van de optionele velden. Dit kan per land of (groep) ontvanger(s) bepaald worden. Rekening houden met CIUS is verplicht voor de afzender.

Extensies 
Uitbreiding van de basis – bilateraal of sectorgewijs overeen te komen.
Rekening houden met Extensies is niet verplicht voor de afzender.

CIUS & Extensies brengen wel uitzonderingen op de standaard met zich mee. In de praktijk kunnen er dan meerdere (in het ergste geval vele) afwijkingen ontstaan op EN 16931.

Vanuit de Europese Commissie is een gemeenschappelijk overzicht aanwezig van EU CIUS en extensies, te weten:
Community-driven Registry of CIUS (Core Invoice Usage Specifications) and Extensions.

Documentatie EN 16931
Officiele documentatie over EN 16931 is:

  1. NEN-EN 16931-1:2017 en
    Elektronisch factureren - Deel 1: Semantisch gegevensmodel van de kernelementen van een elektronische factuur.
  2. NVN-CEN/TS 16931-2:2017 en
    Elektronisch factureren - Deel 2: Lijst van syntaxen die voldoen aan NEN-EN 16931-1.

Deze documentatie is (gratis) te bestellen bij NEN (via een uiterst omslachtige manier). Wij mogen deze documentatie niet zelf via onze website beschikbaar stellen. 

NLCIUS (Nederland)

NLCIUS is de Nederlandse implementatie van EN 16931 (met enkele inperkingen). 

Documentatie NLCIUS

  • Gebruiksinstructies voor de basisfactuur (201804, PDF)

    Het Standaardisatie­platform e-factureren meldt o.a. het volgende over de NLCIUS:
    Deze gebruiksinstructie is in lijn gebracht met de Core Invoice Usage Specification die door Peppol is uitgebracht. Peppol wordt in Nederland vertegenwoordigd door Simplerinvoicing. Deze gebruiksinstructie is bij Peppol aangemeld als een voor Nederland specifieke rule set. Dat betekent dat deze gebruiksinstructie binnen het Peppol netwerk verplicht moet worden gehanteerd door Nederlandse leveranciers. 

    LET OP:
    SI-UBL 2.0 is de standaard die gebruikt wordt door SimplerInvoicing. Deze standaard is gelijk aan NLCIUS, behoudens als extra de adressering voor het PEPPOL-Netwerk. Dus NLCIUS = SI-UBL 2.0, op basis van EN 16931.

NLCIUS CustomizationID
Als volgt opgeven: 
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0</cbc:CustomizationID>

NLCIUS verplichte inperkingen t.o.v. EN-16931 zijn:

  1. Nederlandse leverancier registratienummer (AccountingSupplierParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID); Bij Nederlandse leverancier (NL) mag SchemeID alleen 106 (KvK-nummer) of 190 (OIN-nummer) bevatten.
      
  2. Bij een Nederlandse leverancier is referentie afnemer (BuyerReferenceOF inkoopordernummer (OrderReference) verplicht.
     
  3. Bij een Nederlandse leverancier (AccountingSupplierParty) moet het adres van de leverancier de volgende elementen bevatten:
    Straat, Postcode en Woonplaats.
      
  4. Bij een Nederlandse leverancier moet het adres van een Nederlandse afnemer (AccountingCustomerParty) de volgende elementen bevatten:
    Straat,Postcode en Woonplaats. 
      
  5. Bij een Nederlandse leverancier moet het adres van een Nederlandse fiscaal vertegenwoordiger (TaxRepresentiveParty) de volgende elementen bevatten:
    Straat,Postcode en Woonplaats.
       
  6. De factuursoort (InvoiceTypeCode) mag alleen de volgende waardes hebben:
    380: standaard factuur;
    384: correctie factuur;
    389. self billing factuur.
    381: Creditnota (zie hierna). Feitelijk niet toegepast bij facturen vanuit Nederland.  

  7. Bij de factuursoort 381 (Creditnota) moet het UBL schema voor de Creditnota gebruikt worden.
      
  8. Als de leverancier in Nederland is gevestigd en de factuursoort heeft type 384 (correctienota) dan moet het 'vorige factuurnummer' (BillingReference) gevuld zijn.
      
  9. Bij een Nederlandse leverancier moet voor Nederlandse afnemer (AccountingCustomerParty) het registratienummer afnemer gevuld zijn met KVK of OIN.SchemeID mag alleen 106 (KvK-nummer) of 190 (OIN-nummer) bevatten.
      
  10. Bij een Nederlandse leverancier moet de betaalinstructie (PaymentMeans) gevuld worden als de betaling van de afnemer naar de leverancier gaat.
      
  11. De code betaalwijze (PaymentMeans) mag voor Nederlandse leveranciers alleen de volgende waardes hebben:
    30, 48, 49, 57, 58 of 59.

NLCIUS aanbevelingen t.o.v. EN 16931 zijn:

  1. Gebruik van BTW valutacode (TaxCurrencyCode) wordt afgeraden.
  2. Gebruik van BTW boekingsdatum (TaxPointDate) EN boekingsdatumcode (DescriptionCode - bij periode) wordt afgeraden en als het voorkomt genegeerd.
  3. Gebruik van Notitie onderwerpcode (Note) wordt afgeraden; Bij goede reden code afstemmen met afnemer.
  4. Gebruik van Processoort (ProfileID) wordt afgeraden, tenzij transmissiegemeenschap een waarde verlangd.
    Advies UBLKetentest: ProfileID is benodigd voor PEPPOL, dus WEL gebruiken. 
  5. Gebruik van vorige factuurdatum (IssueDate) wordt afgeraden.
  6. Gebruik van Fiscaal nummer wordt afgeraden, n.l. niet van toepassing voor Nederlandse leveranciers.
  7. Gebruik van Juridische informatie (CompanyLegalForm) wordt afgeraden, n.l. niet van toepassing voor Nederlandse leveranciers.
  8. In Nederland wordt geen gebruik gemaakt van adresregel 3 (addressLine). Gebruik wordt afgeraden, maar is wel toegestaan.
  9. In Nederland wordt provincie (CountrySubentity) niet gebruikt. Gebruik wordt afgeraden, maar is wel toegestaan.
  10. Gebruik van Betaalwijze tekst wordt afgeraden.
  11. Gebruik van Rekeningnaam (PayeeFinancialAccount/Name) wordt afgeraden.
  12. Gebruik van Identificatie bank (FinancialInstitutionBranch/ID) wordt afgeraden voor SEPA betalingen.
  13. Gebruik van Korting reden code (AllowanceChargeReasonCode) wordt afgeraden.
  14. Gebruik van BTW-totaal in boekingvaluta wordt afgeraden.
  15. Gebruik van Toeslag reden code (AllowanceChargeReasonCode) wordt afgeraden.
  16. Gebruik van Reden voor BTW vrijstelling, gecodeerd, wordt afgeraden.

Het Forum Standaardisatie meldt nog het volgende over de NLCIUS:

"NLCIUS is een aanvullende specificatie op de verplichte Europese Norm (EN)16931 voor toepassing in Nederland. De Europese Norm (EN16931) beschrijft de wijze van e-factureren naar overheden en is ook bruikbaar voor bedrijven onderling. EN16931 en NLCIUS geven duidelijkheid aan overheden en bedrijven over de elementen en gegevens die op facturen naar overheidsorganisaties gebruikt dienen te worden in Nederland".

"In combinatie met de Europese Norm (EN)16931 beschrijft NLCIUS welke gegevenselementen er in een elektronische factuur opgenomen dienen en kunnen worden, wat de samenhang is tussen deze elementen en wat de betekenis is van deze elementen. EN 16931 biedt ruimte om, binnen bepaalde kaders, aanvullende eisen te stellen door zowel (groepen van) ontvangers als verzenders. Bijvoorbeeld om land-specifieke wetgeving te implementeren. Om te voorkomen dat ontvangers aan overheidszijde hierin afwijkende keuzes maken is, hebben TNO en NEN samen met belanghebbenden een 'core invoice usage specification' (CIUS) ontwikkelt voor verplichte toepassing in Nederland. Uitgangspunt is dat deze Nederlandse CIUS (NLCIUS) zal zo min mogelijk afwijkt van de Europese norm". 



Onerzoeksbureau GBNED