Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Vaste activa administratie en afschrijvingen

Een vaste activa administratie is bedoeld om binnen de boekhouding, met behulp van boekhoudsoftware, vaste activa vast te leggen waarop afgeschreven wordt. Bekende voorbeelden van vaste ativa waarop afgeschreven wordt zijn: computers en machines. Dit betreft dan middelen voor eigen gebruik. Een handelaar in computers en machines zal deze zaken, voor zover niet voor eigen gebruik bestemd, vastleggen als voorraad. 

Vaste activa binnen een boekhouding zijn volgens RGS (Referentie grootboekschema) als volgt onderverdeeld:

  1. Immateriële vaste activa; Kosten van oprichting en van uitgifte van aandelen, Kosten van ontwikkeling, Concessies, vergunningen en intellectuele eigendom, Goodwill, Vooruitbetalingen op immateriële vaste activa, Bouwclaims en Overige immateriële vaste activa.
      
  2. Materiële vaste activa; Terreinen, Bedrijfsgebouwen, Verbouwingen, Machines en installaties, Inventaris, Automobielen en overige transportmiddelen, Huurders investeringen, Vliegtuigen, Schepen, Vaste bedrijfsmiddelen in uitvoering, Vooruitbetalingen op materiële vaste activa, Niet aan de bedrijfsuitoefening dienstbare materiële vaste activa en Andere vaste bedrijfsmiddelen.
     
  3. Vastgoedbeleggingen; Vastgoedbeleggingen in ontwikkeling en Vastgoedbeleggingen in exploitatie.
      
  4. Financiële vaste activa; Deelnemingen in groepsmaatschappijen, Deelnemingen in overige verbonden maatschappijen, Vorderingen op groepsmaatschappijen, Vorderingen op overige verbonden maatschappijen, Overige deelnemingen, Vorderingen op participanten en op maatschappijen waarin wordt deelgenomen en Overige effecten (langlopend). 

    Uitzonderingen
    Opgemerkt moet worden dat er ook Financiële vaste activa is waarop NIET afgeschreven wordt (zoals bijvoorbeeld langlopende vorderingen op aandeelhouders, die volgens RGS vallen onder Overige vorideringen (langlopend). Aan deze laatste Financiële vaste activa wordt hier verder geen aandacht besteed. 

In de regel hebben ondernemers, met name in ZZP en klein MKB segment, te maken met materiële vaste activa en dan met name: Machines en installaties en Inventaris. Zoals hiervoor cursief is weergegeven.

Kenmerken en eigenschappen
Mogelijke kenmerken en eigenschappen die vastgelegd worden per middel (activum) waarop afgeschreven wordt:
(enkele kenmerken en eigenschappen wordt verderop nog nader toegelicht).

Algemene kenmerken en eigenschappen:

  1. Is bedrijfseconomisch (ook wel commercieel genoemd) afschrijven mogelijk? Het gaat om waardevermindering van een actief voor het bedrijf. De economische levensduur van een actief eindigt op het moment dat de kosten, benodigd om het activum (veelal machine) in bedrijf te houden, ingecalculeerde kosten van het actief overtreffen. Gedurende periode van waardevermindering, in de regel meerdere jaren, wordt telkens een deel van de waarde van een activun als kosten naar de resultaten rekening geboekt. Daarmee wordt de boekwaarde van een actief verminderd. De methoden van bedrijfseconomich afschrijven komen verderop aan de orde.

  2. Is fiscaal afschrijven mogelijk? De naam zegt het eigenlijk al. In dit geval wordt afschreven gedurende een fiscaal toegestane periode en fiscaal toegestane bedragen. De eigenschappen die gelden bij fiscaal afschrijven komen verderop aan de orde.
    Zie ook verderop bedrijfseconomisch en fiscaal. En voor de laatste stand van zaken over fiscaal afschrijven wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst verwezen.

  3. Worden afschrijvingen automatisch doorgeboekt naar het grootboek? Als afschrijvingen via een vaste activafunctie deel uitmaken van een standaard boekhoudpakket mag verondersteld worden dan afschrijvingen automatisch geboekt worden op de relevante grootboekrekenigen. ZIe hiervoor ook verderop: Activa en afschrijvingen koppelen met het grootboek.

  4. Kan activa worden ingebracht tijdens het vastleggen van boekingen? Bijvoorbeeld tijdens het registreren van een inkoopfactuur. Het kan natuurlijk dat activa (productiemiddelen) worden gebruikt die in eigen beheer zijn gemaakt. Maar in verreweg de meeste gevallen worden vaste activa (zoals de eerder genoemde materiële vaste activa) ingekocht. Zeker bij kleine organisaties is het meest voor de hand liggend dat een actief wordt bijgewerkt in de vaste activa administratie als een inkoopfactuur wordt verwerkt. 

  5. Is een onderverdeling in groepen mogelijk? Voor organisaties met meerdere vaste activa, denk aan machines, auto's, inventaris, dure gereedschappen, gebouwen, etc., is het handig zo niet noodzakelijk om de vaste activa te kunnen onderverdelen in groepen binnen de vaste activa administratie in de boekhoudsoftware. 
     
  6. Bevat het boekhoudpakket investerings- en desinvesteringsoverzichten? In de regel bevatten boekhoudpakketten een overzicht met afschrijvingen en een uitgebreide afschrijvingsstaat. Deze laatste staat komt verderop nog aan de orde. Het is de bedoeling dat een of meer overzichten inzicht bieden in de investeringen (aanschaf) en desinvesteringen (afstoten van vaste activa) van een bepaald boekjaar. Bij desinvesteringen wordt dan ook het resultaat na afstoten bepaald, hetgeen zou kunnen leiden tot een "herinvesteringsreserve" (vroeger vervangingsreserve genoemd). Deze herinvesteringsreserve moet dan in de boekhouding opgenomen worden totdat deze vrijvalt (door aanschaf van nieuwe vaste activa of belastingafdracht over de herinvesteringsreserve.  

  7. Kan voor registergoederen de WOZ-waarde vastgelegd worden, alsmede de datum waarop deze waarde is vastgesteld? Is onder meer van belang voor kredietrapportage aan banken en wellicht andere kredierverstrekkers. In de meest simpele vorm kan bij de basisgegevens per activum de WOZ-waarde en -vaststellingsdatum opgegeven worden. In meer uitgebreide vorm een WOZ-waarde en vaststellingsdatum per kalenderjaar. Op deze wijze is tevens inzicht in de het verloop van de WOZ-waarde in de tijd.

  8. Zijn er extra kenmerken per activum op te geven door de gebruiker? Hier is de WOV-waarde gnoemd voor registergoederen. Het kan gewenst zijn om andere aanvullende gegevens op te geven, denk aan onderhoudgegevens van een productiemiddel. De is dan in hoeverre de boekhoudsoftware de mogelijkheid bied om zelf te definiëren kenmerken c.q. eigenschappen op te geven per activum.

Bedrijfseconomisch afschrijven binnen boekhoudsoftware:
Het gaat erom of de volgende afschrijvingsmethodes ondersteund worden ingeval bedrijfseconomisch afchrijven is vereist. In onderstaande gevallen wordt uitgegaan van een machine met een aanschafwaarde van 18.500 euro en een (economische) levensduur van 6 jaar. De restwaarde wordt na 6 jaar op 500 euro gesteld (schrootwaarde).

  1. Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar?
    Het komt erop neer dat elk jaar een zelfde bedrag wordt afgeschreven. Te weten (18.500 - 500) / 6 jaar, bedraagt 3.000 euro per jaar.

  2. Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar?
    Het zelfde principe als hiervoor, maar dan op basis van een percentage i.p.v. een vast bedrag. 
    Uitgaande van ons voorbeeld is dan sprake van 100/6 is 16,66% per jaar, te weten 2998,80. In tegenstelling tot de methode hiervoor ontstaat er een kleine afwijking in veband met het percentatie en de afronding daarvan op meestal 2 decimalen achter de komma.

  3. Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde?
    In dit geval wordt eerst meer afgeschreven en daarna steeds minder (degressief). De boekwaarde is het resultaat van (aanschafwaarde - reeds afgeschreven). En ook hier schrijven we af totdat de restwaarde is bereikt. Als eerst moet het afschrijvngspercentage bepaald worden, dat trouwens voor alle boekjaren geldt. Bepalend voor dit laatste is de (economische) levensduur die we eerder gesteld hebben op 6%. We stellen het percentage gemakshalve op 20%.

    Afschrijving 1e jaar bedraagt dan (18.500 x 20%) 3.700 euro.
    Afschrijving 2e jaar bedraagt dan (14.800 x 20%) 2.960 euro.
    Enz... 
    Totdat de restwaarde is bereikt.

  4. Is afschrijving op basis van annuïteit mogelijk? In dit geval neemt het afschrijvingsbedrag toe toe in de loop van de tijd. Zeg maar vergelijkbaar met een standaard annuïteitenhypotheek. Bij dat laatste wordt in eerste instantie meer rente en weinig aflossing geboekt en aan het einde van de looptijd juist minder rente en meer aflossing. 

  5. Wordt de afschrijvingsmethode “Sum of the year digits” ondersteund? In dit geval is sprake van een degressieve afschrijving (dus elk jaar minder), direct gerelateerd aan het aantal jaren waarover afgeschreven wordt. De berekening van de afschrijving is  relatief eenvoudig. We hebben hiervoor het aantal jaren waarin afgeschreven wordt op 6 gesteld. Net als bij de lineaire methode schrijven we af over (18.500 - 500), zijnde 18.000 euro. De formule wordt dan:

    Voor het 1e jaar: 6 / (6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1) = 6 / 21 van 18.000 euro, bedraagt 5.142,86 euro.
    Voor het 2e jaar: 5 / (6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1) = 5 / 21 van 18.000 euro, bedraagt 4.285,71 euro.
    Voor het 3e jaar: 4 / (6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1) = 4 / 21 van 18.000 euro, bedraagt 3.428,57 euro.
    Voor het 4e jaar: 3 / (6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1) = 3 / 21 van 18.000 euro, bedraagt 2.571,43 euro.
    Voor het 5e jaar: 2 / (6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1) = 2 / 21 van 18.000 euro, bedraagt 1.714,29 euro.
    Voor het 6e jaar: 1 / (6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1) = 1 / 21 van 18.000 euro, bedraagt    857,14 euro.
    Totaal van alle afschrijvingen bedraagt dan (zoals beoogd) 18.000 euro.

  6. Kent het pakket nog andere methodes voor bedrijfseconomisch afschrijven? Mocht een andere afschrijvingsmethode gewenst zijn. Stem dat dan expliciet af met de leverancier van betreffende boekhoudsoftware.

Fiscaal afschrijven binnen boekhoudsoftware:
In tegenstelling tot bedrijfseconomische afschrijving wordt hier rekening gehouden met de fiscaal toegestane afschrijvingsmethodes.
We gaan uit van dezelfde machine die nu fiscaal in 5 jaar wordt afgeschreven met een restwaarde van 2.500 euro.

  1. Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar?
    HIervoor geldt dezelfde berekeningsmethode als bij de hiervoor genoemde bedrijfseconomische afschrijving. Alleen nu op basis van fiscale regelgeving. Dan kom je uit op (18.500 - 2.500) / 5 jaar, bedraagt 3.200 euro per jaar.

  2. Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar?
    Ook hier geldt het dezelfde als genoemd bij de overeenkomstige bedrijfseconomische afschrijving. Nu op basis van fiscale regelgeving. Dan kom je uit op (18.500 - 2.500) x 20% (20% per jaar uitgaande van 5 jaar) een bedrag van 3.200 euro.

  3. Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde? Ook hier geldt hetzelfde principe als genoemd bij de bedrijfseconomische afschrijving, echter rekening houdend met fiscale regelgeving. Stel dat we het afschrijvingspercentage nu op 25% stellen dan is de afschrijving als volgt:

    1e jaar (18.500 x 25%) 4.625 euro.
    2e jaar (13.875 x 25%) 3.469 euro
    Enz...
    Totdat de restwaarde is bereikt.

Bovenstaande is beslist niet bedoeld als uitgebreide cursus "afschrijven", maar als illustratie voor de mogelijke eigenschappen en methodes van afschrijven met behulp van een boekhoudpakket. 

Herwaardering:

  1. Is aanpassen van de aanschafwaarde mogelijk? Komt volgens ons in de praktijk alleen voor als er eerder een fout is gemaakt. Vaak wordt het aanpassen van de aanschafwaarde wel ondersteund door de boekhoudsoftware. Een aandachtspunt is dan wel dat de aanpassing consequenties kan hebben voor de afschrijving en restwaarde.

  2. Is opgave van levensduurverlenging mogelijk? Denk aan de renovatie van een gebouw of van een dure machine. Een levensduurverlenging zal consequenties hebben voor de waarde en afschrijvingen.

  3. Is uitbreiding van capaciteit mogelijk? Als bijvoorbeeld afgeschreven wordt op basis van productie eenheden. In dit geval wordt bijvoorbeeld de capaciteit van een machine verhoogd. Het aantal productie eenheden zal dan ook toenemen. Als afgeschreven wordt op basis van productie eenheden moet deze afschrijving overeenkomstig aangepast worden.

  4. Kan gewerkt worden met inhaalafschrijvingen? Als gevolg van een prijsstijging of prijsdaling kan een gelijkwaardig productiemiddel (waarop afgeschreven wordt) meer of minder waar worden (los van de afschrijving). Als we de vervangingswaarde leidend laten zijn voor de afschrijvingen dan kan sprake zijn van inhaalafschrijvingen. 

  5. Kan een investering opgegeven worden bij een bestaand actief? In dit geval wordt bijvoorbeeld een bestaand actief uitgebreid. Denk bijvoorbeeld aan een duur navigatiesysteem dat later in een vrachtwagen wordt ingebouwd. Of een compunter waarvan het geheugen (intern of extern) aanzienlijk wordt uitgebreid. Dit zijn voorbeelden van investeringen die dan betrekking hebben op een bestaand actief. Het is dan de bedoeling dat dit in de boekhouding ook als zodanig zichtbaar is.

  6. Kan een desinvestering opgegeven worden? ALs een object buiten gebruik is gesteld moet het feitelijk ook van de balans afgehaald worden als vaste activa. Er kan dan tevens een resultaat ontstaan zijnde (aanschafwaarde -/- reeds afgeschreven -/- eventuele opbrengst). Dat laatste resultaat wordt dan in de boekhouding verantwoord. Houdt er rekening dat een actief net zomaar uit de vaste activa administratie en boekhoudpakket wordt verwijderd. Enerzijds is dan niet handig omdat na afloop van het boekjaar de afschrijvingsstaat nog nodig is voor aangiftes. En anderzijds zijn het brongegevens binnen de boekhouding die ook onder de fiscale bewaarplicht vallen.

Koppelingen:

  1. Is er een koppeling naar een materieeladministratie? Een materieeladministratie wordt bijvoorbeeld gebruikt in de transportsector als het gaat om rijdend materieel (vrachtwagens, heftrucks e.d.). Ook in de productie- of installatiesector kan een materieeladministratie van toepassing zijn, alsmede bij onderhoud - en service organisaties en niet te vergeten in de verhuurbranche. Er is dan ook aparte (standaard) software voorhanden voor het bijhouden van een materieeladministratie. Een koppeling tussen de vaste activa administratie (veelal in de boekhoudsoftware) en een materieeladministratie (veelal niet in de boekhoudsoftware) kan dan voordelen bieden, zoals het eenmalig registreren van gegevens.

  2. Is er een koppeling naar fiscale aangiftesoftware? Het gaat dan om het onderdeel "winst uit onderneming" binnen de aangifte inkomstenbelasting voor zelfstandigen (IB-winst) en de aangifte vennootschapsbelasting (VPB). Het betreft dan altijd de fiscale gegevens die uitgewisseld worden.
     
  3. Zijn er overige koppelingen? Als behoefte is aan andere koppelingen vanuit of met de vaste activa administratie dan moet dat afgestemd worden met de leverancier van de boekhoudsoftware.

Bedrijfseconomisch en fiscaal
In de praktijk wordt er binnen het segment ZZP en klein MKB nagenoeg alleen fiscaal afgeschreven en dan met name lineair (vast bedrag per jaar of vast percentage per jaar). Alle betreffende registraties en daaruit voortvloeiende boekingen zijn bedrijfseconomisch en fiscaal dan gelijk aan elkaar. Bij de aanschaf van bijvoorbeeld een notebook zal dit prima werken. Anders is het als het gaat om een aanschaf van een duur activum, zoals bijvoorbeeld een machine die enkele duizenden of zelfs tienduizenden euro's of meer kost en (al dan niet na revisie) lang mee gaat, bijvoorbeeld 10 tot 20 jaar. In dat geval kan het interessant zijn de bedrijfseconomische waarde te weten na verloop van tijd, als bijvoorbeel de machine mede gaat dienen als zekerheidsstelling voor het verkrijgen van een krediet bij een bank of een andere kredietverstrekker. Of voor het bepalen van de (reële) bedrijfswaarde bij bijvoorbeeld een beoogde overname. Het kan dus aan te bevelen zijn wel degelijk onderscheid te maken tussen bedrijfseconomisch- en fiscaal afschrijven. Uiteraard moet het boekhoudpakket dat u gebruikt dat wel ondersteunen.

Activa en afschrijvingen koppelen met het grootboek
In de regel worden de vaste activa onderverdeeld in groepen, zoals computers, machines en kantoormiddelen. Per groep of per middel worden dan de grootboekrekeningen opgegeven waarop de afschrijving (periodiek) geboekt wordt. Enerzijds is een balansrekening(en) nodig en anderzijds een winst- en verliesrekening voor afschrijvingskosten. Voor de balans kan gekozen worden voor twee systemen, te weten: a) de boekwaarde (is het saldo van aanschafwaarde minus de cumulatieve afschrijvingen) op een balansrekening opnemen of b) de aanschafwaarde op de balans opnemen en de cumultieve afschrijvingen op een aparte grootboekrekening. Het saldo van beide grootboekrekeningen vormt dan de boekhoudwaarde.

Vaste activa en afschrijvingen vastleggen c.q. boeken

Verkrijging actief:
In de regel wordt een activum geregistreerd in de vaste activa administratie als een inkoopfactuur is ontvangen en deze geboekt wordt op de corresponderende grootboekrekening waarop de aanschafwaarde geboekt wordt. Een goed boekhoudsysteem controleert of het saldo van de betreffende grootboekrekening overeenkomst met de saldi uit de vaste activa administratie. Zie ook hierna analyses en controle.

Afschrijvingen:
Periodiek wordt de afschrijving geboekt. Voor kleine organisaties (ZZP en klein MKB) minimaal eenmaal per jaar en grotere organisaties in de regel per maand. Er zijn boekhoudsystemen die de afschrijving al direct vooruit boeken bij het registreren van een activum. 

Buiten gebruik stellen actief:
Bij het buiten gebruik stellen van een actief, al dan niet gevolgd door verkoop van het actief, moet het resultaat geboekt worden. 

Herwaarderen actief:
Bij het herwaarderen van een activum, zie hiervoor de situaties waarin een herwaardering kan plaatsvinden, wordt zo nodig de herwaardering geboekt. Dit kan bijvoorbeeld consequenties hebben voor de nog resterende afschrijvingstermijnen.

De afschrijvingsstaat 
Activa en afschrijvingen zijn ook van belang voor externe rapportages, zoals: een aangifte vennootschapschapsbelasting, winst uit onderneming bij een aangifte inkomstenbelasting (IB-winst) of een kredietrapportage aan de bank. Steeds vaker worden benodigde gegevens elektronisch uitgewisseld van boekhoud- of rapportagesoftware. Ook voor de ondernemer zelf biedt een afschrijvingsstaat inzicht in de waardes en afschrijving van de vaste activa. Een vaste activa of afschrijvingsstaat kan per actief de volgende gegevens bevatten:

  • Naam activum waarop afgeschreven wordt;
  • Aanschafwaarde;
  • Aanschafdatum; eventueel ook datum in gebruikname als deze apart opgegeven kan worden. In de praktjik wordt er meestal van uitgegaan dat datum in gebruikname gelijk is aan de aanschafdatum. Maar bijvoorbeeld bij een (grote) machine of computer kunnen de data afwijken. In dat laatste geval vindt afschrijving plaats van de datum in gebruikname.
  • Restwaarde;
  • Boekwaarde begin van het gekozen boekjaar;
  • Afschrijving lopend boekjaar;
  • Afschrijving cumulatief;
  • Boekwaarde eind van het gekozen boekjaar; 
  • Datum buiten gebruik stelling;
  • Opbrengst na buiten gebruik stellen. Meestal als gevolg van verkoop;
  • Resulltaat; opbrengst minus boekwaarde eind van het gekozen boekjaar.

Indien van toepassing wordt er op de afschrijvingsstaat onderscheid gemaakt tussen bedrijfseconomische- en fiscale afschrijving.

Als gewerkt wordt met activagroepen worden per groep totalen weergegeven van de kolommen met bedragen. Op deze wijze kan ook handmatig gecontroleerd worden of de bedragen aansluiten met de betreffende grootboekrekeningen. 

Analyses en controles

Gericht op de betrouwbaarheid zijn de volgende controles binnen boekhoudsoftware van belang:

  1. Aansluiting vaste activa en afschijvingen met de corresponderende rekeningen in het grootboek;
  2. Aansluiting van aanschafwaarde met betreffende inkoopfactuur; 

Aanbevolen 

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier vaste activa en afschrijvingen ondersteunen. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 

 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED