Kostenplaatsen zijn erg handig om boekingen op grootboekrekeningen onder te verdelen naar een extra dimensie. Door te werken met een of meer extra boekingsdimensies kan een grootboekschema overzichtelijk gehouden worden, waarbij wel sprake is van uitgebreide informatie. Er wordt dan ook wel gesproken van een analytische boekhouding. Een bekend voorbeeld van kostenplaatsen zijn afdelingen binnen een organisatie. Eenvoudige boekhoudpakketten werken vaak met kostenplaatsen als extra boekingsdimensie en de uitgebreide boekhoudpakketten werken met een variabel aantal boekingsdimensies die zelf benoemd kunnen worden. Wel opletten bij dit laatste dat het aantal boekingsdimensies niet de spuigaten uitloopt (4 of meer). Voor een analytische boekhouding is het ook van belang dat rapportages plaatsvinden op basis van de boekingsdimensies met de nodige totaaltellingen.  

Voor het werken met kostenplaatsen kunnen binnen boekhoudsoftware de volgende eigenschappen onderscheiden worden:

Algemeen:

• Zijn kostenplaatsen te benoemen in het boekhoudpakket? In de regel worden kostenplaatsen gebruikt om afdelingen binnen een organisatie te benoemen en daar ook kosten en opbrengsten op te kunnen boeken. Maar ook voor balansrekeningen kan het zinvol zijn te verbijzonderen naar kostenplaatsen. Denk bijvoorbeeld aan machines, auto's en invetaris per afdeling bijhouden.
  
  
• Zijn kostensoorten te benoemen in het boekhoudpakket? Kostensoorten worden beschouwd als een verdere verbijzondering van grootboekrekeningen. Bijvoorbeeld een kostenrekening verder uitsplitsen.
  
  
• Zijn kostendragers te benoemen in het boekhoudpakket? Kostendragers zijn de uiteindelijke producten waarop kosten en opbrengsten terecht komen.
    
• Is de naamgeving van kostenplaatsen, -soorten en –dragers zelf te benoemen? Bijvoorbeeld “afdeling” in plaats van kostenplaats. Dat is handig als kostenplaatsen gebruikt worden voor bijvoorbeeld iets anders dan afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan projecten. Een eenvoudige vorm van een projectenadministratie kan dan via kostenplaatsen of bijvoorbeeld kostendragers gevoerd worden.
    
• Kan per (grootboek)rekening aangegeven worden waar op te boeken? Oftewel is vooraf op te geven welke kostenplaatsen, -soorten en of -dragers zijn toegestaan per grootboekrekening.
    
• Is er een dwingende relatie tussen het grootboek en kostenplaatsen? Zodat de subadministratie blijft aansluiten met het grootboek.
     
• Zijn er een vrij aantal zelf te bepalen boekingsdimensies beschikbaar? Hiervoor is al aangegeven dat hiervan meestal sprake is bij de boekhoudpakketten voor grote(re) bedrijven. Het grote voordeel is dat naar meerdere gezichtspunten rapportages opgesteld kunnen worden, mits opgave van de juiste boekingsdimensies bij transacties. 

Analytische boekhouding 
Hiervoor zijn feitelijk mogelijkheden genoemd (kostenplaatsen, boekingsdimensies) om te komen tot een analytische boekhouding. Je kunt er natuurlijk voor kiezen alles in een megagroot rekeningschema te stoppen, maar dat geeft vaak niet het gewenste resultaat. Zo kun je bij dat laatste niet eenvoudig een rapportage maken naar meerdere inzichten. Stel dat je binnen een organisatie met drie afdelingen werkt: verkoop, inkoop en administratie. Met daarbij de grootboekrekeningen loonkosten, huisvesting en kantoorkosten. Als alle drie genoemde grootboekrekeningen voor alle drie de genoemde afdelingen worden worden geboekt, dan kun je enerzijds een overzicht maken met kosten per afdeling, te weten:

Verkoop
  - loonkosten
  - huisvesting
  - kantoorkosten
Totaal kosten verkoop
(en op dezelfde wijze voor de afdeling inkoop en administratie).

Anderzijds kan dan eenvoudig een overzicht gemaakt worden met kosten per grootboekrekening (feitelijk per kostensoort), te weten:

Loonkosten
  - verkoop
  - inkoop
  - administratie
Totaal loonkosten
(en op dezelfde wijze voor huisvestingskosten en kantoorkosten).

In bovenstaand geval is slechts sprake van 2 dimensies (afdelingen en grootboekrekening), maar een dergelijke analyse is natuurlijk ook mogelijk op basis van meerdere dimensies, met al dan niet gewenst (tussen)totalen. Betrek de budgettering er dan ook bij en je beschikt over uitgebreide analysemogelijkheden, per boekingsperiode, per jaar en in vergelijking met andere periodes en jaren. Erg interessant en nuttig kan dan ook zijn het gebruik maken van een kostenverdeelstaat die hierna aan de orde komt.

Bovenstaande mogelijkheden realiseren op basis van één groot geïntegreerd (grootboek)rekeningschema is erg lastig, zo niet ondoenlijk. En is ook niet bevorderlijk voor een goed inzicht in het rekeningschema en bijvoorbeeld een saldibalans per rekening.

Zie ook de WIKI boekhoudsoftware, onderdeel analytische boekhouding.

Kostenverdeelstaat:

• Kent het boekhoudpakket een klassieke kostenverdeelstaat in de vorm van hulp-, zelfstandige- en hoofd- of eindkostenplaatsen?
  Bij een hulpkostenplaats zijn de kosten niet direct herleidbaar naar producten of diensten van een organisatie of een bepaalde fysieke afdeling. Denk aan indirecte kosten, zoals energiekosten of hostingkosten. In de regel worden de kosten die zijn geboekt op hulpkostenplaatsen, via een verdeelsleutel (denk aan percentage oppervlakte) doorbelast aan fysieke afdelingen. Deze laatste zijn dan de zelfstandige kostenplaatsen en hoofd- of eindkostenplaatsen.
  
  Bij een zelfstandige kostenplaatsen moet gedacht worden aan fysieke afdelingen als resarch en development, personeelszaken en de boekhouding, waarbij de diensten niet direct aan een producten of diensten toegerekend kunnen worden. Deze kosten worden, eveneens via een verdeelsleutel, toegerekend aan de hoofd- of eindkostenplaatsen. 
  
  Bij een hoofd- of eindkostenplaats worden de gemaakte kosten (denk aan de fabricage van een machine) direct toegerekend aan een bepaald product of dienst. 
  
  Bovenstaande is nadrukkelijk alleen bedoeld als voorbeeld en niet als les in bedrijfsadministratie of bijvoorbeeld een kostprijscalculatie.
    
• Zijn meerdere boeking niveaus mogelijk? Door een hiërarchie aan te brengen in de volgorde van verdelen kunnen bijvoorbeeld eerst de hulpkostenplaatsen worden verdeeld naar zelfstandige- of hoofdkostenplaatsen. Hierna vindt dan de verdeling plaats van zelfstandige- naar hoofdkostenplaatsen. Maar er kan natuurlijk ook voor andere boeking niveaus gekozen worden met een geheel andere verdeling. Het is juist de bedoeling dat hiermee binnen boekhoudsoftware flexibel omgegaan kan worden.
     
• Is simulatie mogelijk? Hiermee kan eerst worden gezien welk resultaat de opgegeven verdeling heeft, alvorens de boekingen definitief te hoeven maken. Het instellen van verdeelstleutels is in de praktijk zeker geen eenvoudige zaak. Het is dan prettig als direct inzicht is in de juistheid en volledigheid van de verdeelsleutels op basis van een simulatie. Dat laatste voorkomt ook dat eventuele boekingen op basis van de verdeling weer gecorrigeerd moeten worden achteraf. Ook is het handig om met "what if" scenario's te werken via de simulatie.
  
  
• Bevat het boekhoudpakket een controleverslag ter controle op juistheid en volledigheid van de opgegeven verdeling. Een controleverslag en simulatie lijjkt op elkaar. In die zin dat ze allebei laten zien of de verdeling volgens de kostenverdeelstaat in orde is en er bijvoorbeeld geen kosten blijven hangen op een hulpkostenplaats. De simulatie hiervoor toont inzicht in de werkelijk geboekte bedragen via de boekhoudsoftware en de verdeling daarvan. Een controleverslag toont aan of de verdeling volledig is op basis van de verdeelsleutels. In de praktijjk kan het best zo zijn dat simulatie en controleverslag in één rapportage zijn verwerkt.
  
  
• Kunnen budgetten verdeeld worden op basis van de kostenverdeelstaat? Hiervoor zijn budgetten al even aan de orde geweest in relatie tot een analytische boekhouding. Budgetten kunnen natuurlijk ook verdeeld worden op basis van een kostenverdeelstaat. Budgetten zelf komen in de WIKI boekhoudsoftware thema budgettering aan de orde.
  
  

Aanbevolen

• Financial Planning and Analysis (FP&A): BI & CPM
• Rapport Software voor externe verslaggeving, audit en interne rapportage

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier kostenplaatsen ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 

• Opvragen boekhoudsoftware die kostenplaatsen ondersteunt.