Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Grootboekadministratie

Het grootboek vormt de basis van een boekhouding en is daarmee voor goede boekhoudsoftware van essentieel belang. Het hart van een grootboek wordt gevormd door een decimaal rekeningschema dat onderverdeeld is van rubriek 0 t/m 9. Om zelf een decimaal rekeningschema op te zetten kan desgewenst gebruik gemaakt worden van RGS (Referentie grootboekschema). Zie ook het WIKI onderdeel deciaal rekeningschema.

De meeste leveranciers van boekhoudsoftware leveren een of meer standaard rekeningschema's mee met hun boekhoudsoftware. En ook acccountants- en administratiekantoren beschikken over het algemeen over een of meer standaard rekeningschema's. Het grootboek bevat ook de totaaltellingen van onderliggende subadministraties, zoals debiteuren en crediteuren, vaste activa (afschrijvingen) en kostenplaatsen. Ook uitgebreide administraties, zoals een projectenadministratie, een groothandelsadministratie, een kassa administratie en een productie administratie sluiten in de regel aan bij het grootboek. Denk aan een totaaltelling onderhanden werk in geval van een projectenadministratie.

Het grootboek en decimaal rekeningschema wordt internationaal ook wel aangeduid als Ledger en Chart of accounts. 

Selectie checklist Grootboekadministratie:
Voor het werken met een grootboek binnen boekhoudsoftware kan nagegaan worden of de volgende eigenschappen c.q. selectiecriteria van toepassing zijn: 

  • Is het rekeningschema vrij in te delen? Deze vraag is nagenoeg overbodig. In de regel kan een rekeningschema binnen (vrijwel) elk boekhoudpakket vrij ingedeeld worden. Toch is het goed om dit bij de online boekhoudpakketten voor de zzp'er en klein mkb'er even na te vragen. In verreweg de meeste gevallen wordt bij deze laatste boekhoudpakketten een kant en klaar rekeningschema meegeleverd. Maar u moet natuurlijk niet gedwongen worden dat meegeleverde rekeningschema ook daadwerkelijk te gebruiken. Bij boekhoudpakketten voor grotere organisaties is het goed even na te gaan wat de maximale lengte is van de te hanteren grootboeknummers. In de regel zal een lengte van 4 ot 5 cijfers ruim voldoende zijn. In dit verband verwijzen we ook even naar het WIKI onderdeel analytische boekhouding.

  • Kan vanuit een rekening ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking? Deze eigenschap speelt ook in relatie tot data-analyses op basis van boekhoudsoftware. ZIe ook het WIKI onderdeel standaard data-analyses binnen boekhoudsoftware.

  • Kan er naast bedragen ook met eenheden (aantallen) worden gewerkt? Soms is het handig om ook aantallen te registreren per boeking op een grootboekrekening. Het is in voorkomende situaties handig als dit per grootboekrekening ingesteld kan worden.
     
  • Kan een BTW-code gekoppeld worden aan een grootboekrekening? Op deze wijze kan de BTW automatisch geboekt worden op basis van een gekozen grootboekrekening. Dit is lang geen standaard eigenschap binnen alle boekhoudpakketten. Zo kan er voor verkoopfacturen ook gewerkt worden met een apart artikel of dienstenbestand waar een BTW-code aangegeven kan worden, zijnde het gehanteerde BTW-percentage. Een optie is ook dat de BTW-codering per relatie (debiteuren of crediteur) wordt vastgelegd. 

    Volgens is de meest optimale manier om BTW-codes te registreren als volgt:
    Per grootboekrekening, artikel of dienst wordt een BTW-code opgegeven die de hoogte van de in rekening te brengen BTW weergeeft. Per relatie (debiteur) wordt vervolgens vastgelegd of deze BTW-plichtig is. Zo wordt bij een relatie ook het BTW-nummer vastgelegd als sprake is van een intracommunautaire presentatie. De combinatie van enerzijds de BTW-code (en eventueel BTW-nummer) bij de debiteur en anderzijds de BTW-code per rekening of artikel/dienst bepaalt dan of er BTW in rekening gebracht gaat worden en zo ja hoeveel. ZIe ook het WIKI onderdeel BTW-aangifte binnen boekhoudsoftware.

  • Kan een grootboekrekening worden geblokkeerd voor het handmatig vastleggen van boekingen? Op een geblokkeerde rekening moet het wel mogelijk zijn een boeking aan te bieden vanuit een andere module of pakket, zoals een declaratiesysteem. Het blokkeren van handmatig boeken op grootboekrekeningen die door een andere module of pakket worden bijgewerkt voorkomt dat er geen aansluiting meer is tussen betreffende module en de grootboekrekening. Voorbeelden van grootboekrekeningen die geblokkeerd moeten zijn voor rechtstreeks boeken zijn:
    - collectieve grootboekrekening debiteuren;
    - collectieve grootboekrekening crediteuren;
    - grootboekrekening per bankrekening.
        
  • Maakt een proef- en saldibalans standaard onderdeel uit van het pakket? Bij het WIKI onderdeel rapportages binnen boekhoudsoftware komen onder meer de balans en resultatenrekening aan de orde. In de basis mag de aanwezigheid van een proef- en saldibalans verondersteld worden, bestaande uit de volgende kolommen:
    - nummer en omschrijving van de (grootboek)rekening;
    - beginsaldo als sprake is van een balansrekening;
    - totaal debet geboekt op een rekening; feitelijk de proefbalans.
    - totaal credit geboekt op een rekening; idem proefbalans.
    - saldo op een rekening (totaal van beginbalans, debet en credit hiervoor bij elkaar opgeteld).

  • Is een kolommenbalans standaard aanwezig? Net als de proef- en saldibalans hiervoor behoort een kolommenbalans tot de standaard bagage van een boekhoudpakket. De kolommenbalans bestaat uit de volgende kolommen:
    - nummer en omschrijving van de (grootboek)rekening;
    - resultatenrekening debet; oftewel de kosten.
    - resultatenrekening credit; oftewel de opbrengst.
    - balans debet; bezittingen
    - balans credit; schulden.
    De voorlaatste regel bevat het resultaat dan zowel blijkt uit de optelling van de resultatenrekening als de balans.
    De laatste regel bevat dan de totaaltellingen inclusief het resultaat, waarbij de debet- en creditzijde van de resultatenrekening gelijk zijn aan elkaar en het zelfde geldt voor de debet- en creditzijde van de balans.

    In plaats van een standaard proef- en saldibalans en kolommenbalans bieden boekhoudpakketten ook wel een overzicht van de balans en resultatenrekening met min of meer dezelfde gegevens, maar dan in een andere vorm en volgorde. Zie het WIKI onderdeel rapportages binnen boekhoudsoftware.

  • Zijn grootboekkaarten (historie per rekening) standaard aanwezig?

  • Is het mogelijk om binnen een grootboekrekening af te letteren op basis van een op te geven boekingskenmerk? Bijvoorbeeld voor het afletteren van controlerende tussenrekeningen op basis van bijvoorbeeld een dossiernummer. 

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier een grootboekfunctie ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 

 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED