Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Verplichtingenadministratie

Lang niet alle boekhoudpakketten beschikken over een verplichtingenadministratie. Ook wel verplichtingenregistratie genoemd. En dat terwijl verplichtingen toch regelmatig aangegaan worden. Met name grotere organisaties en de overheid kent een verplichtingenregistratie. Bij handelsbedrijven kan gewerkt worden met bijvoorbeeld afroeporders als zijnde aangegane verplichting. Maar andersoortige verplichtingen kunnen ook via het boekhoudpakket opgelost worden. Bijvoorbeeld het vastleggen van een huurovereenkomst of een leasecontract. Een verplichtingenregistratie als onderdeel van de boekhouding is dan wel zo efficiënt. Zo kunnen verplichtingen mede bepalend zijn voor toekomstige kasstromen.Ook kleine organisaties en ZZP'ers kennen verplichtingen. Denk aan een abonnement voor internetdiensten of mobiel bellen of een bepaalde verzekering. In de regel worden deze laatste verplichtingen niet afzonderlijk geregistreerd in een boekhoudpakket en komen alleen de uitgaven (al dan niet op basis van facturen) daar terecht.

De volgende eigenschappen kunnen onderscheiden worden voor een verplichtingenadministratie binnen boekhoudsoftware:

  • Is er een koppeling met budgetten mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze.
    Als je een (financiële) verplichting aangaat moet daar natuurlijk wel de ruimte voor zijn. Regelmatig wordt daarvoor gewerkt met budgetten, zie ook het onderdeel Bugettering en boekhoudsoftware binnen deze WIKI. Het is dan handig om verplichtingen te koppelen aan een bepaald budget waarbij dan tevens de vrije budgetruimte wordt verlaagd met het aangegane budget. 
    Interessant is dat dan voor een budgetresulaat resultaat niet alleen wordt gekeken naar bijvoorbeeld werkelijke kosten, maar dat ook direct rekening wordt gehouden met aangegane verplichtingen. 

    Stel je hebt een budget van 10.000 euro op jaarbasis voor opleidingskosten voor een bepaalde medewerker.
    Er wordt een cursus geboekt van 8 maanden die 8.000 euro kost en in maandelijkse termijnen per maand wordt voldaan. De cursus vangt aan op 1-3 en loopt dus tot 1-11. Er wordt dan begin van het jaar een verplichting geboekt van 8.000 en dat geeft een beschikbare budgetruimte van nog 2.000 euro.
    Stel dat 1-5 de derde cursustermijn is betaald dan betekent dit daarna in de boekhouding:
    - Nog steeds een budget van 10.000 euro;
    - Gebioekte opleidingskosten van 3.000 euro (de termijnen maart, april en mei);
    - Nog een aangegane verplichting van 5.000 euro (de oorspronkelijke verplichting minus de betaalde termijn)
    - Een beschikbare budgetruimte van nog steeds 2.000 euro.
     
  • Is er een koppeling met crediteuren? Een (financiële) verplichting kent in de regel een relatie met een leverancier. Deze moet dan ook gekoppeld kunnen worden aan een verplichting. Dat is ook handig om direct per leverancier inzicht te hebben in alle aangegane verplichtingen, al dan niet in het verleden.Op deze wijze kan ook interessante managementinformatie worden verkregen.

  • Is er een koppeling met een inkoopadministratie? Een inkoopadministratie kan onderdeel uitmaken van bijvoorbeeld een groothandelspakket met inkoop, voorraad en verkoop. Of van een purchase-to-pay systeem of een zelfstandig softwarepakket. Een koppeling met een verplichtingenadministratie is dan zeker van toepassing als sprake is van het aangaan van financiële verplichtingen.

  • Is er een koppeling met andere functies of administraties? Zo ja, graag specificeren met welke functies of administraties. Hiervoor is al even een groothandelspakket genoemd en een purchase-to-pay toepassing. Denk aan een projectenadministratie of een projectmanagementsysteem. In een groter geheel kan ook gedacht worden aan een koppeling met een ERP-systeem. Maar ook een koppeling met een personeelsinformatiesysteem (HRM-systeem) is denkbaar.

  • Worden verplichtingen financieel geboekt? Zo ja, specificeren op welke wijze. De eventueel financiële consequenties van verplichtingen voor bijvoorbeeld de jaarrekening gaan we hier niet bespreken. Dat laten we aan specialisten over. Dit zelfde geldt voor de fiscale consequenties van aangegane verplichtingen. We gaan er hier vanuit dat de verplichtingenregistratie onderdeel uitmaakt van het boekhoudpakket met de eerder genoemde integratie c.q. koppeling met budgetten en crediteuren. Desgewenst zouden verplichtngen ook in het grootboek vastgelegd kunnen worden, al dan niet in combinatie met kostenplaatsen of andere boekingsdimensies. Of dat laatste zinvol is laten we aan de creativiteit en deskundigheid van de administreur over. Stem dit laatste dan in elk geval goed af met de leverancier van uw boekhoudsoftware. 

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier een verplichtingenadministratie ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED