Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Algemene functionaliteit boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist workflow functies

Workflow Management (WFM) regelt de wijze en volgorde van de activiteiten binnen een bedrijfsproces. Processtappen worden opgegeven met tijdstippen waarop uit te voeren en door welke medewerkers (Human task support). Dit kan ook betrekking hebben op functies binnen boekhoudsoftware. Denk aan een workflow voor het beoordelen en goedkeuren van inkoopfacturen. Of een workflow, waarbij een accountants- of administratiekantoor samenwerkt met een ondernemer om een BTW-aangifte op te stellen, goed te keuren en in te zenden aan de Belastingdienst.

Welke functionaliteit op het gebied van workflow kan onderscheiden worden:
Deze eigenschappen hebben met name betrekking op een aparte workflowmodule die als het ware over bestaande processen heen gelegd kan worden binnen boekhoudsoftware. In de praktijk is dan meestal sprake van een apart Workflow Management (WFM) systeem.

  • Is workflow mogelijk op basis van op te geven processtappen?
  • Is het mogelijk om statussen toe te kennen?
  • Is workflow mogelijk op basis van op te geven tijdstippen? Dit betreft het tijdstip waarop een processtap uitgevoerd moet worden.
  • Zijn processen te koppelen aan medewerkers?
  • Zijn processtappen door gebruikers zelf toe te voegen aan het systeem?
  • Kent de workflow een integratie met een e-mail toepassing? Zo ja, specificeren met welke toepassing.
  • Kent de workflow een integratie met andere systemen? Zo ja, specificeren met welke systemen.
  • Zijn er speciale workflowrapportages? Zo ja, specificeren welke rapportages.

Bestaande workflow
Bestaande workflow functies zijn over het algemeen aanwezig in de wat uitgebreidere boekhoudpakketten, maar uitzonderingen bevestigen de regel, dus wel even afstemmen met de leverancier van betreffende boekhoudsoftware. Het gaat dan feitelijk om, al dan niet beperkte, workflowfunctionaliteit rondom de volgende functies binnen boekhoudpakketten:

  1. Inkoopfacturen beoordelen (goedkeuren of afkeuren) door een aparte budgethouder; Waarna betreffende facturen pas betaalbaar gesteld worden na goedkeuring. Workflowfunctionaliteit houdt dan ook in dat er een bewaking is dat inkoopfacturen qua beoordeling niet te lang open blijven staan. Vroeger belandde een te beoordelen inkoopfactuur op het bureau van de budgethouder. Als die laatste wat langer afwezig is (ziekte, vakantie) bleef zo'n factuur op een bureau liggen. In moderne boekhoudsoftware is sprake van een volledig digitale workflow, waarbij er een automatische signalering is als een te beoordelen inkoopfactuur te lang open blijft staan, zodat betreffende factuur door iemand anders tijdig afgehandeld kan worden.

  2. BTW-aangifte afhandelen; een dergelijk workflowfunctie komen we onder meer tegen bij boekhoudsoftware waarbij de ondernemer online samenwerkt met een administratiekantoor. Vanuit het administratiekantoor wordt dan de BTW-aangifte klaargezet die vervolgens elektronisch goedgekeurd wordt door de ondernemer. Hierna wordt de BTW-aangifte automatisch ingediend bij de Belastingdienst via de Digipoort en wordt de daarna ontvangen retourmelding, vanuit Digipoort en de Belastingdienst, bijgewerkt in de boekhouding. 

  3. Ontvangen onkostenbonnen; hierbij scant een medewerker bijvoorbeeld een lunchbon digitaal met een smartphone, waarna de bon via een workflow door de leidinggevende goedgekeurd kan worden. De onkosten worden dan in de boekhouding van de onderneming geboekt. Vervolgens moet de workflow ervoor zorgen dat betreffende onkosten ook aan de medewerker uitbetaald worden. Een dergelijke functie kan ook gekoppeld zijn aan de loon- en salarisadministratie.

  4. Vaste activa en afschrijvingen registreren; Via een inkoopfactuur wordt, al dan niet elektronisch een aanschafbedrag bijgewerkt in de boekhouding. Bijvoorbeeld op de rekening "machines" als sprake is van de aanschaf van een nieuwe machine. Een workflow behoort dan automatisch te bewaken dat, als sprake is van een investering waarop afgeschreven, onderliggende vaste activa gegevens, zoals aanschafbedrag, restwaarde, afschrijvingsduur, datum in gebruikname, omschrijving actief, etc. vastgelegd gaan worden in de vaste activa administratie. Zodat vervolgens automatisch de afschrijvingen geboekt kunnen worden.

Ook voor andere onderdelen binnen boekhoudsoftware zijn workflowfuncties denkbaar, zoals het goedkeuren van budgetten, periode rapportages, etc.

Mobiele app
Een aantal workflows zijn ook prima geschikt om af te handelen via een mobiele app op een smartphone. Zo kan een budgethouder onderweg inkomende facturen goedkeuren en kan een ondernemer de BTW-aangifte goedkeuren. Een en ander real-time gekoppeld aan de boekhoudsoftware.

Aanbevolen


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED