Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Algemene functionaliteit boekhoudsoftware

Online samenwerken met accountants-,administratie- of belastingadvieskantoor

Veel online boekhoudsoftware voor de ZZP'er en het klein MKB is ingericht om als ondernemer online te kunnen samenwerken met een accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor. Een voor de hand liggende taakverdeling is dat de ondernemer zelf de dagelijke registraties verzorgt, zoals het inlezen en verwerken van inkoopfacturen en boekingsbonnen, het inlezen en verwerken van bankmutaties en natuurlijk de verkoopfacturen. Een administratiekantoor kan dan de periodieke BTW-aangifte verzorgen en de jaarlijkse rapportages. Vanzelfsprekend kan ook sprake zijn van een andere taakverdeling, waarbij het van belang is dat betreffende boekhoudsoftware die taakverdeling ondersteunt.

De volgende eigenschappen worden onderscheiden als het gaat om samenwerken door ondernemer en administratiekantoor via online boekhoudsoftware:

  • Kunnen er binnen het systeem berichten klaargezet worden door de accountant voor de ondernemer en vice versa?
    Enerzijds betreft het de mogelijkheid om direct van de boekhoudsoftware een mail te kunnen sturen. Dus van accountants naar ondernemer en omgekeerd. En anderzijds de mogelijkheid om elkaar berichten binnen de boekhoudsoftware omgeving te sturen. Als een accountant inlogt ziet hij direct welke berichten dan nog open staan. Dit laatste geldt natuurlijk ook voor de ondernemer als deze een bericht van de accountant heeft ontvangen.

  • Kunnen boekingsperiodes apart geblokkeerd worden voor de cliënt door de accountant? Als een accountant of administratiekantoor bijvoorbeeld bezig is met het samenstellen van een BTW-aangifte of een rapportage over een bepaalde periode is het handig als de ondernemer niet meer kan boeken in betreffende periode. Dit voorkomt fouten achteraf. Ook bij het jaarwerk door de accountant of administratiekantoor is dat van toepassing.

  • Kan de accountant eenvoudig zien welke boekingen een cliënt heeft gemaakt (bijv. door status)? Deze mogelijkheid is zeker niet optimaal opgenomen in alle standaard boekhoudpakketten waarmee accountant en cliënt samenwerken. Iets om altijd even na te vragen als dergelijke functionaliteit van toepassing is.
      
  • Kan de accountant toegestane rekeningen per dagboekfunctie toewijzen voor de cliënt? Dit klinkt misschien wat ouderwets. Maar het komt er bijvoorbeeld op neer dat als een ondernemer zelf inkoopfacturen registreert (al dan niet met ondersteuning van funcionaliteit voor elektronisch factureren) deze geboekt kunnen worden op een beperkt aantal grootboekrekeningen (denk aan inkoop- en kostenrekeningen). Een soortgelijke mogelijkheid is van toepassing bij het registreren van bankafschriften door een ondernemer. 

  • Kan de accountant BTW aangiftes klaarzetten om vervolgens goed te laten keuren door de cliënt? Hier is sprake van een eenvoudige workflowfunctie. De accountant stelt de BTW-aangfte samen, waarna de cliënt bericht krijgt om de BTW-aangifte goed te keuren. Zie ook het onderdeel WIKI Workflow functionaliteit binnen boekhoudsoftware

  • Is achteraf inzage wie en wanneer een bepaalde BTW-aangifte heeft klaargezet, alsmede goedgekeurd en verzonden aan de Belastingdienst (via Digipoort)? Feitelijk een audittrail van betreffende handelingen. Zodat er achteraf geen misverstand kan ontstaan over wie, wanneer e.e.a. in de boekhoudsoftware heeft geregeld.

  • Kan een Jaarrekening (SBR) klaargezet worden door de account om volgens goed te keuren door cliënt? In veel gevallen gebruiken accountantskantoren aparte rapportagesoftware voor het samenstellen van de jaarrekening. Het gaat dan zowel om de inrichtingsjaarrekening voor de ondernemer zelf als de te publiceren jaarrekening bij de Kamer van koophandel.

    Belastingadvieskantoren maken op hun beurt regelmatig gebruik van extra functionaliteit in aangiftesoftware voor de aangifte IB en VPB om de jaarrekening voor de Kamer van koophandel samen te stellen en te publiceren. We hebben het dan over een jaarrekening voor ondernemers die vallen in de KVK-categorie micro- of kleine ondernemer.

    Een aantal boekhoudpakketten biedt ook de mogelijkheid om een jaarrekening samen te stellen en te publiceren voor ondernemers die vallen in de KVK-categorie micro- of kleine ondernemer. Voor een jaarrekening in de categorie middel en groot zijn accountants (en dus ook ondernemers) aangewezen op de eerder genoemde aparte rapportagesoftware.

  • Is achteraf eenvoudig inzage wie en wanneer de jaarrekening heeft klaargezet, alsmede goedgekeurd en verzonden aan de KvK? Dit is feitelijk analoog aan de hiervoor gestelde vraag over de audittrail met betrekking tot de BTW-aangifte.

  • Is het mogelijk achteraf verzonden aangiften en jaarrekening weer op te roepen? Omdat tegenwoordig vrijwel alle aangiften en jaarrekeningen elektronisch ingediend worden is het wel belangrijk dat achteraf betreffende aangiften (BTW-aangifte, ICP-aangifte en suppletie-aangifte van beide) en de jaarrekening nog in leesbare vorm is op te vragen. 

Niet online samenwerking
Er wordt niet altijd online met de klant samengewerkt aan de boekhouding door een accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor. Het kan bijvoorbeeld de wens van de ondernemer zijn om zelf volledig de boekhouding bij te houden. Een andere reden kan zijn dat de ondernemer een branche specifiek boekhoudpakket gebruikt dat niet de mogelijkheid van online samenwerken in zich heeft. In een dergelijk geval wordt de periodieke elektroniche BTW-aangifte in de regel door de ondernemer verzorgd vanuit zijn boekhoudpakket. Aan het einde van het boekjaar (meestal in het begin van het nieuwe boekjaar) kan de accountant op basis van een saldibalans of XML Auditfile Financieel vervolgens de jaarrekening en aangifte IB of VPB uitwerken in speciaal daarvoor bestemde software. Dit uitwerken wordt "uitwerken kolommenbalans" genoemd. Dit kan ook leiden tot een suppletie-aangifte voor de BTW. Een belangrijk aandachtspunt is dat correcties c.q. aanvullende boekingen in de boekhouding dan weer teruggekoppeld worden in de boekhoudsoftware van de ondernemer. Op deze wijze is er een aansluiting tussen de administratie van de ondernemer en de aangiftes die de accountant verzorgt. Iets wat in de praktijk soms uit het oog wordt verloren.
 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED