Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Wiki Boekhouden algemeen

Kasstelsel en factuurstelsel binnen boekhoudsoftware

In relatie tot de BTW wordt er onderscheid gemaakt tussen het kas- of factuurstelsel. Een aandachtspunt is dat niet alle standaard boekhoudpakketten beide stelsels standaard ondersteunen.

De Belastingdienst meldt over het toepassen van deze stelsels onder meer het volgende op haar website: 

  • Het kasstelsel geldt voor ondernemers die voornamelijk goederen of diensten aan particulieren leveren. Het kasstelsel is in beginsel verplicht voor onder meer winkeliers (waaronder webwinkels), marktkooplieden en horecabedrijven. Na schriftelijk melden kan op verzoek het factuurstelsel (zie hierna) toegepast worden. De btw wordt berekend op basis van uw kas- en bankadministratie. U berekent de btw over de inkomsten die in het tijdvak waarover u aangifte doet, daadwerkelijk zijn bijgeboekt op uw bankrekening of ontvangen zijn in uw kas. In rekening gebrachte btw door leveranciers (inkopen, kosten en investeringen) trekt u af op uw btw-aangifte in het aangiftetijdvak waarin u de factuur krijgt. Ook als u uw leveranciers nog niet hebt betaald.

    Aanvullend is gemeld:
    Houdt u geen in- en verkoopadministratie bij? Dan kunt u btw aftrekken op het moment dat u de factuur krijgt of btw aftrekken op het moment dat u de factuur betaalt. U bent vrij in uw keuze, zolang u het maar altijd op dezelfde manier doet.

  • Het factuurstelsel geldt voor ondernemers die goederen en diensten leveren aan ondernemers, of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals het geval kan zijn bij verenigingen of stichtingen. Dan bent u verplicht een factuur te versturen. U past het factuurstelsel toe bij het berekenen van de btw die u aan de belastingdienst moet betalen. De af te dragen btw wordt berekend op basis van de facturen die u hebt verstuurd in het tijdvak waarover u aangifte doet. De datum van de factuur bepaalt in welk tijdvak u de btw moet aangeven. De btw die u aftrekt als voorbelasting, berekent u op basis van de facturen die u hebt ontvangen in het tijdvak waarover u aangifte doet. De factuurdatum bepaalt in welk tijdvak u de btw aangeeft.

Bovenstaande is slechts illustratief om globaal het verschil tussen het kas- en factuurstelsel te duiden in verband met deze WIKI over boekhoudsoftware. Er zijn ook andere BTW-regelingen, zoals de kleineondernemersregeling en btw bij import. Raadpleeg daarom altijd de website van de Belastingdienst voor de meest actuele informatie.

In relatie tot het toepassen van het kas- of factuurstelsel (al dan niet via boekhoudsoftware) is ook het volgende van belang:

Oninbare BTW:
Bij toepassen van het factuurstelsel kunt u te maken krijgen met oninbare btw die u terug kunt vragen aan de belastingdienst (via een reguliere btw-aangifte en als de vordering langer dan een jaar open staat na de uiterste betaaldatum door de klant). Bij het kasstelsel krijgt u niet te maken met oninbare btw omdat deze laatste pas aangegeven wordt als u zelf de betaling (en dus ook de btw) heeft ontvangen.


Bijdrage oktober 2020, door Hilco de Roo, Jortt
(Boekhoudprogramma voor zzp, eenmanszaak, vof, stichting, vereniging en bv.)

In praktijk is er al lang geen verschil meer tussen het factuur- en kasstelsel. Dit stamt echt nog uit de tijd van de acceptgiro's en van handmatig banktransacties verwerken. Ruim 85% van het aantal facturen wordt voor- of tijdens de betaling gemaakt. Dit gaat om alle herhalende facturen, webshop aankopen, nuts, huur, incasso's etc. Zelfs inkoop bij groothandels gaat tegenwoordig nagenoeg allemaal via automatische incasso.

Dan blijft er nog 15% over facturen over, dus 5% per maand. Twee maanden daarvan vallen hoe dan ook in hetzelfde kwartaal. Die maken dus niet uit. Dan blijft er 5% over. Hiervoor zijn twee oplossingen:

  1. Boekhouder Jortt is slim: bv. KPN 14 incasseert altijd 14 dagen na de factuurdatum. Aan de hand van de banktrasactie is deze is dus prima in automatisch de juiste periode te zetten. Dit doet Jortt met alle leveranciers (ook de klantspecifieke).
     
  2. De uitzondering op de uitzondering, inkoop met een langere betaaltermijn dan 30 dagen die in de laatste periode van een btw-periode is verstuurd: kun je zelf een boeking voor maken. In praktijk is dit verwaarloosbaar en kiezen de meeste ondernemers ervoor deze facturen in de volgende btw-periode te verwerken. De kosten worden sowieso door Boekhouder Jortt in de w/v in de juiste periode gezet.

Bijdrage oktober 2020, door Bert-Jan Wiegeraad, SIEL ONLINE
(Acumulus Online boekhouden voor de zzp-er of freelancer met een eenmanszaak)

Vroeger was het gebruikelijk om een ontvangen fatuur in meerdere stappen te administreren: inboeken tegen crediteuren, betaalbaar stellen, betalen en de betaling afletteren.

De wereld ziet er nu anders uit. Veel betalingen zijn instant (via iDeal of PayPal bijv.) en niet zelden wordt de factuur direct automatisch gemaakt na de betaling. Ons boekhoudpakket gaat ook zoveel mogelijk uit van dit single-entry-model. Zeker bij ontvangen facturen kiezen de meeste klanten er voor om de verwerking van de factuur in een keer te doen wanneer deze als mutatie wordt geïmporteerd.

Het is technisch geen probleem om een ontvangen factuur eerst als Niet betaald in te voeren, maar als je je enigszins houdt aan de betaaltermijn dan kun je beter wachten tot deze automatisch binnenkomt.

De btw wordt technisch gezien berekend op basis van de factuurdatum (factuurstelsel). Als men op 28 maart een factuur ontvangt en deze pas op 10 april betaalt, dan boekt men deze factuur meestal gewoon op 10 april i.p.v. 28 maart en valt de voorbelasting in een later kwartaal.

Is dat erg? Nee. Je mag tot 1000 euro per kwartaal schuiven met de btw.
Als je echt wilt dat de btw in het juiste kwartaal valt, kun je bij het boeken deze datum aanpassen maar daar zijn de meesten te lui voor. Ik zelf ook. Ik betaal altijd redelijk snel en op jaarbasis maakt het veelal helemaal niet uit.

Je ziet dus dat door de technische ontwikkelingen van instant payments en het single-entry-model ondernemers in feite steeds meer het kasstelsel gebruiken.
 


Thema Boekhoudsoftware

Met opvragen boekhoudsoftware, laatste nieuws en artikelen.
Naar Thema Boekhoudsoftware...
    

Gids boekhoudsoftware

De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...
  

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED