Het bijhouden van een (grootboek)administratie en eventueel onderliggende subadministraties, zoals kostenplaatsen, vaste activa, etc., is enerzijds van belang voor een organisatie zelf en anderzijds om te voldoen aan, al dan niet wettelijke, rapportageverplichtingen. De bekendste voorbeelden van deze verplichtingen zijn de jaarrekening t.b.v. publiceren bij de Kamer van koophandel en de winstaangifte t.b.v. de aangifte-IB of -VPB. Daarnaast kennen we bijvoorbeeld de kredietrapportage aan een bank of andere kredietverstrekkers.

Het ligt dan ook voor de hand om met een rekeningschema te werken dat zoveel mogelijk gebaseerd is op betreffende verplichtingen. Zodat rapportages (al dan niet via aparte rapportage- of fiscale aangiftesoftware) eenvoudig uit de boekhouding afgeleid kunnen worden. En er dus niet allerlei herberekeningen hoeven plaats te vinden via de boekhoudsoftware of extracomptabel (voor zover dat achteraf uberhaupt mogelijk is).

Als organisatie (ondernemer, maar bijvoobeeld ook een stichting of vereniging) wil natuurlijk ook zo goed mogelijk financieel inzicht hebben op basis van de soort activiteiten die uitgevoerd worden. Zo zal een handelsbedrijf en detailhandel inzicht willen hebben in onder meer de omzet en brutomarge, ingedeeld naar producten en een bouwbedrjif naar soort van projecten. Zo zijn er nog talloze voorbeelden te bedenken waarbij alleen financieel inzicht in (grootboek)rekeningen bedoeld voor externe rapportages onvoldoende zijn voor een ondernemer zelf. We hebben het dan over analytisch boekhouden.

Je kunt natuurlijk het rekeningschema uitbreiden om daarmee op rekeningniveau direct inzicht te hebben in bijvoorbeeld gewenst kosten- of omzetcategorieen. Op basis van tussentellingen kan dan wellicht ook voldaan worden aan de externe rapportages. Als het gaat om slechts enkele (extra) rekeningen is dat natuurlijk een prima oplossing voor analytisch boekhouden. Onze zuiderburen in België werken met een wettelijk voorgeschreven rekeningstelsel voor ondernemers en hebben de rubrieken 8 en 9 (1e positie van het rekeningnummer) aangewezen om vrij te gebruiken voor een analytische boekhouding. 

Maar het is natuurlijk niet de bedoeling dat van het rekeningschema een vehicel wordt gemaakt van misschien wel duizend of meer rekeningen. En ook is het niet de bedoeling om extra boekingen te maken. Er zijn dan ook fraaiere oplossingen om te komen tot een goede analytische boekhouding, zoals:

1. Rapportages vanuit subadministraties;
2. Een kostenplaatsenadministratie, desgewenst met meerdere boekingsdimensies;

Ad. 1. Rapportages vanuit subadministraties;
In dit geval komen de gewenste analyses uit een onderliggende subadministratie, zoals een projectenadministratie en een vaste activa administratie. Een bekend voorbeeld is ook de ouderdomsanalyse debiteuren en crediteuren die ut de subadministratie debiteuren en crediteuren wordt gehaald. 

Stel er wordt gewerkt met een projectenadministratie, dan zal het grootboek totalen bevatten voor bijvoorbeeld onderhanden werk, kosten en opbrengst uit projecten. Het gaat dan om de totalen van alle pojecten tezamen. Van een goede projectenadministratie mag dan verwacht worden dat inzicht wordt geboden in uitgebreide resultaten per project en mogelijk per soort van projecten. Denk aan het voorlopige resultaat op basis van een oorspronkelijke begroting, voortgang, nog te besteden, eventueel meer- of minderwerk. Allemaal zaken die uit een projectadministratie komen. Vanuit belang is dan wel dat de totalen binnen het grootboek sluitend zijn met de totaaltellingen uit de projectenadministratie op elk gewenst moment. We hebben het dan over een audit. Dat laatste is te bewerktstelligen door niet rechtsstreeks op betreffende grootboekrekingen te kunnen boeken, maar alleen via projecten(codes). 

Ook voor andere (sub)administraties geldt een soortgelijke werkwijze. Denk aan een voorraadhoudende groothandel. Er kan dan voor gekozen worden om het grootboek alleen totalen te laten bevatten voor hulpstoffen en handelsproducten als het gaat inkoop. Voor de verkoop kan de omzet dan verbijzonderd zijn in het grootboek naar BTW-percentage of export. De groothandelsadministratie zelf bevat dan, als het goed is, tal van rapportagemogelijkheden, zowel over de inkoop, voorraad als verkoop.

Sommige organisaties hebben de neiging van alles in het grootboek te registreren. Denk aan aparte rekeningen per project of bij een Vennootschap onder firma (VOF) per vennoot. Al snel zie je dan een rekenigschema groeien en de vraag is of dat dan wel zo efficiënt is.

Ad. 2. Een kostenplaatsenadministratie, desgewenst met meerdere boekingsdimensies; 
De meest voor de hand liggende oplossing om rekeningen te verbijzonderen met boekhoudsoftware is het werken met een kostenplaatsenadministratie. In de meest eenvoudige vorm kan dan naast een grootboekrekening een boeking vastgelegd worden op een kostenplaats. Sommige boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om de benaming "kostenplaats" aan te passen in een eigen benaming, zoals bijvoorbeeld "afdeling" of "unit".

Met name de uitgebreidere boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om te werken met meerdere boekingsdimensies die zelf benoemd kunnen worden en toegewezen aan bepaalde grootboekrekeningen. Als budgetten en rapportages dan ook per boekingsdimensie en combinaties daarvan opgevraagd kunnen worden is echt sprake van een analytische boekhouding via de boekhoudsoftware. Een kostenplaatsenadministratie en meerdere boekingsdimensies komt uitgebreid aan de orde in het WIKI thema Kostenplaatsen en analytische boekhouding binnen boekhoudsoftware.

Het nadrukkelijke advies is om het rekeningschema niet te vervuilen met een uitgebreide analytische boekhouding. Nogmaals een enkele rekening toevoegen voor bedrijfseigen inzicht is niets mis mee, maar het creëren van een hoop overbodige ballast in het rekeningschema is zonde, gezien de hiervoor genoemde mogelijkheden om te komen tot een goede analytische boekhouding. Wij zijn van mening dat binnen het referentie grootboekschema (RGS), in elk geval t/m versie 3.0, de plank is misgeslagen als het gaat om een te grote hoeveelheid grootboekrekeningen.