Kenter is partner in energievoorzieningen, meetdiensten en laadoplossingen voor ruim 30.000 bedrijven en organisaties. Ze bestaan sinds 2016 en zijn gegroeid van 90 naar 360 medewerkers. Een knappe prestatie in een verzadigde markt. Het aantal e-facturatie klanten is in de afgelopen 5 maanden verviervoudigd. Hoe ze dit voor elkaar krijgen? 

Bernard Meijer / Product Specialist en Kelly Vercauteren / Senior Facturatie en Debiteurenbeheer vertellen je meer over de aanleiding om met e-facturatie te starten, het proces rondom de implementatie van de energie e-factuur en de op maat oplossing van eVerbinding die op innovatieve wijze een groot deel van de verwerking van de ruim 4.000 facturen per week ondersteunt.

Eerste Energie e-factuur via Peppol verstuurd
“In 2018, ruim 3 jaar geleden werd ik intern benaderd door mijn Salescollega’s. Zij hoorden van overheidsklanten dat wij verplicht e-facturen aan zouden moeten gaan leveren. Dit was een voorwaarde van toekomstige samenwerkingen en werd ondersteund door opname in de aanbestedingswet.” vertelt Bernard.

“Dat we hier iets mee wilden en moesten was duidelijk. Maar wat verwachtten onze klanten precies? Waar moest het aan voldoen? We hebben informatie gezocht, want hoe pakken we dit aan? Je hebt een e-factuur, maar in onze branche speelde ook de ontwikkeling van de energie e-factuur. We hebben deelgenomen aan een TNO meeting over deze energie e-factuur en samen met onze ontwikkelaar hebben wij zelf een UBL/XML met energie e-extensies gemaakt op basis van SAP B1. Dit hebben we getest met klanten en toen bleek dat zij dit via het Peppol netwerk aangeleverd wilden krijgen. We hadden dus een service provider nodig. Begin 2019 hebben we gekozen voor eVerbinding als service provider en in april dat jaar was onze eerst uitgaande energie e-factuur via Peppol al een feit!”

Energie e-factuur in het kort
De energie e-factuur is dé standaard voor elektronische facturen van partijen in de energiesector. Deze standaard houdt rekening met energie-specifieke kenmerken, bijvoorbeeld een EAN code. De standaard energie e-factuur is ontwikkeld vóór en dóór de energiebranche en is een XML-bestand opgemaakt in UBL, een landelijke standaard voor elektronische bedrijfsvoering.

Van SAP B1 naar AFAS
“In de loop van 2019 wordt duidelijk dat we meer met eVerbinding zullen gaan doen.” vertelt Bernard. “AFAS is namelijk het pakket waar we mee zullen blijven werken en wat SAP B1 en FIA op termijn zal vervangen. eVerbinding is geïntegreerd in AFAS, het werkt naar tevredenheid, zij hebben kennis van zaken en zijn daardoor een voor de hand liggende keuze.”

Begin 2020 stond de optimalisatie van e-facturatie naar klanten op de agenda. Het doel was meer klanten over te halen om e-facturatie te gebruiken in plaats van PDF/e-mail of post. Daarnaast werden de scenario’s met betrekking tot e-facturatie en energie extensie getest.

“AFAS ondersteunt e-facturatie, maar zonder energie extensie. In tegenstelling tot de UBL factuur met energie extensie die we eerst zelf hadden gemaakt, hebben we besloten om dit nu extern door eVerbinding aan te laten leveren, zij zijn specialist. Deze maatwerksoftware hebben we na een succesvolle testperiode in december 2020 geïmplementeerd. Dit alles verliep heel soepel.”, aldus Bernard.

Uitgaande en inkomende factuurstromen
Per mei 2021 zal niet alleen de facturatie (Uitgaand), maar ook de leveranciersfacturen (Inkomend) voor zowel het meetbedrijf als het onderdeel energievoorzieningen via AFAS en eVerbinding plaatsvinden. “Verder optimalisatie is nu mogelijk.” vertelt Kelly Vercauteren enthousiast. “In praktijk blijft het een lastig onderwerp, leveranciers zitten er niet altijd op te wachten. Maar we komen iedere keer uit op dezelfde conclusie: leveranciers blijven we uitnodigen ‘gewoon’ een e-factuur te sturen.”

Lees het complete artikel via eVerbinding.