|
Heeft een organisatie meer dan 100 werknemers? Dan is het verplicht per 2024 te rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van alle werknemers. Dit is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM).
Waarom rapporteren?
Op dit moment zorgen zakelijk verkeer en woon-werkverkeer samen naar schatting voor meer dan 50% van de gereden kilometers in Nederland. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil daarom bekijken hoeveel CO2 het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot.
De rapportageverplichting vraagt u per jaar het totaal aan gereisde kilometers uitgesplitst naar de verschillende vervoermiddelen en brandstoftypen te verzamelen.
Uiterlijk 30 juni 2025 worden de gevraagde gegevens over 2024 gerapporteerd.
Maar dat betekent wel dat betreffende gegevens per 1-1-2024 bijgehouden moeten worden.
Alle organisaties mogen vrijwillig gegevens indienen. Ook die met minder dan 100 werknemers.
In 2023 geldt de verplichting om te rapporteren nog niet. U kunt vanaf 16 mei 2023 wel vrijwillig gegevens indienen. Alle organisaties mogen dat doen. Zo ontdekt u wat de CO2-uitstoot is van de werkgebonden personenmobiliteit van uw organisatie.
Informatie Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO):
"De rapportageverplichting houdt in dat u ieder jaar een opgave doet van het totaal aantal gereisde kilometers door uw werknemers voor uw organisatie. De kilometers rapporteert u apart voor het soort vervoermiddel en type brandstof. Ook geeft u op of het om woonwerk- of zakelijke mobiliteit gaat. Als u alle gegevens in het digitaal formulier hebt ingevoerd, wordt de CO2-uitstoot van de woon-werk- en zakelijke mobiliteit van uw organisatie berekend. U krijgt na het indienen van het formulier een rapportage. Deze rapportage geeft een overzicht van alle ingevoerde gegevens en de berekende CO2-uitstoot".
De rapportageverplichting op een rij
De rapportageverplichting houdt in dat u ieder jaar een opgave doet van het totaal aantal gereisde kilometers door uw werknemers voor uw organisatie. De kilometers rapporteert u apart voor het soort vervoermiddel en type brandstof. Ook geeft u op of het om woonwerk- of zakelijke mobiliteit gaat. Als u alle gegevens in het digitaal formulier hebt ingevoerd, wordt de CO2-uitstoot van de woon-werk- en zakelijke mobiliteit van uw organisatie berekend. U krijgt na het indienen van het formulier een rapportage. Deze rapportage geeft een overzicht van alle ingevoerde gegevens en de berekende CO2-uitstoot.
De rapportageverplichting geldt zowel voor zakelijke als woon-werkmobiliteit. Het verschil daartussen is als volgt:
- Zakelijke mobiliteit
Gaat om alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkmobiliteit (zie hierna).
Zakelijke mobiliteit is op het digitaal formulier verdeeld in de drie hierna genoemde onderdelen, omdat dit aansluit bij de manier waarop veel organisaties de administratie bijhouden. Uiteindelijk worden deze groepen bij elkaar opgeteld om de totale CO2-uitstoot van de zakelijke mobiliteit te berekenen. Als het door de administratie van een organisatie gemakkelijker is om alle zakelijke kilometers samen te rapporteren op het digitaal formulier, dan mag dat ook. Het is niet verplicht om de indeling in de drie onderdelen te gebruiken. Als u alles in één onderdeel wilt verzamelen, gebruik dan bij voorkeur de methode van zakelijke mobiliteitsdiensten.
Gerapporteerd per de volgende onderdelen:
A.1 Zakelijk, lease en/of eigen wagenpark;
Als de werkelijke kilometerstanden ontbreken bij een leasebedrijven of wagenparkbeheerder, kunt u in het jaaroverzicht de contractueel vastgelegde jaarkilometers opnemen. Voor uw eigen wagenpark moet u de gegevens per soort vervoermiddel, brandstoftype en jaarkilometers uit uw administratie halen.
Als uw wagenparkadministratie of uw leasemaatschappij wel de jaarkilometers per vervoermiddel kan aanleveren, maar geen splitsing kan maken naar privé, woon-werk- en zakelijke reizen, dan moet u de zakelijke kilometers zelf berekenen. U kunt daarbij gebruik maken van de ‘forfaitaire methode’.
Forfaitaire methode
De forfaitaire methode houdt in dat u van het totaal aantal jaarkilometers per voertuigtype de woon-werkkilometers aftrekt, evenals een vastgesteld gemiddelde (forfaitair) voor privékilometers. De zakelijke kilometers voor de jaarrapportage blijven dan over. U doet dit voor alle vervoermiddelen en brandstoftypen apart.
Zie voor de berekening (en voorbeelden) de handleiding op de website Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
A.2 Zakelijk, mobiliteitsdiensten;
Met mobiliteitsdienstverleners wordt bedoeld “bedrijven die mobiliteitsdiensten aanbieden aan werkgevers”. Dit zijn commerciële organisaties waar u als werkgever afspraken mee kunt maken over de voorwaarden, kosten en registratie van zakelijke reizen per openbaar vervoer of andere vormen van mobiliteit.
Als voorbeelden van mobiliteitsdienstverleners wordt genoemd:
- Dienstverleners van een specifiek vervoermiddel; zoals deelauto's, deelfietsen.
- Dienstverleners met integrale mobiliteitsoplossingen; vaak met een app voor werknemers.
- Dienstverleners die werkgevers helpen met het registreren van hun mobiliteit; bijv. om duurzaamheidsdoelen te bereiken.
De genoemde dienstverleners leveren u gegevens over de mobiliteit van uw werknemers. Het is belangrijk dat deze gegevens aansluiten bij de invulvelden van de rapportageverplichting.
Bij handmatig en gedeeltelijk automatisch registreren van reizen via mobiliteitsdiensten (apps) is het belangrijk dat zakelijke reizen gescheiden kunnen worden van woonwerkreizen. Het reisdoel moet dan door uw werknemers in de app aangekruist worden. Dit is niet nodig als de app alleen te gebruiken is voor zakelijke reizen. Controleer dit bij uw mobiliteitsdienstverlener.
Mogelijk kan uw mobiliteitsdienstverlener wel de jaarkilometers per vervoermiddel en brandstoftype aanleveren, maar geen splitsing maken naar privé-, woon-werk- en zakelijke reizen. Dan moet u de zakelijke kilometers zelf berekenen. U kunt hiervoor de (eerder genoemde) forfaitaire methode gebruiken.
A.3 Zakelijk, declaraties;
Als werkgever kunt u te maken hebben met declaraties van zakelijk gereden kilometers. Dit is het geval als uw werknemers zakelijke reizen in eerste instantie voor eigen rekening hebben gemaakt, en daar aan het einde van de maand (of een andere periode) declaraties voor bij u indienen. Zakelijke declaraties kunnen over elk vervoermiddel gaan, inclusief ov en deelmobiliteit. Als de gegevens voldoende zijn uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype, vormt de administratie van declaraties een goede basis voor de jaarlijkse rapportageverplichting.
(Bij declaraties van ov-reizen wordt alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor door de werknemer gekochte ov-vervoersbewijzen. Dit bedrag wordt door het digitaal formulier omgerekend naar aantal kilometers en CO2-uitstoot).
Zowel de formulieren die de werknemers gebruiken als het administratiesysteem moeten per declaratie de gebruikte vervoerswijze en het brandstoftype vastleggen.
De meeste declaraties zijn bedoeld voor zakelijke ritten. Als uw werknemers ook woonwerkritten declareren, is een correctie nodig. Dat kan per rit gedaan worden of over het totaal:
Op ritniveau; U verwijdert de woon-werkritten handmatig uit het rittenoverzicht.
Over het totaal;. U kunt ook het totaal aantal gedeclareerde woon-werk-jaarkilometers aftrekken van de totaal aantal gedeclareerde kilometers van al uw werknemers. Let wel op dat u dit per vervoermiddel en brandstoftype doet.
- Woon-werk mobiliteit;
Gaat om het reizen van werknemers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar ‘de arbeid pleegt te worden verricht’.
Bij de locatie waar ‘de arbeid pleegt te worden verricht’ gaat het om de locatie waar de werknemer ‘gewoonlijk’ arbeid verricht. Hiermee wordt bedoeld het vaste werkadres. Als een werknemer dus geen vast werkadres heeft, worden alle reizen beschouwd als zakelijke mobiliteit.
De twee methoden die worden toegelicht, in de handleiding op de website Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), om woon-werk mobiliteit bij te houden zijn:
1. Ritregistratie;
Hier worden ook weer twee mogelijkheden genoemd:
1.a Via de app of platform van een mobiliteitskaart;
Als niet iedereen er gebruik van maakt maar er ook geen sprake is van een speciale groep, kunt u de gegevens van deze groep wel gebruiken als vertegenwoordiging voor al uw werknemers. U kunt dit op dezelfde manier doen als bij het verwerken van de respons van de enquête.
1.b Via declaraties van alle gemaakte woon-werkreizen.
Als werknemers hun kosten voor woon-werkmobiliteit declareren heeft u de beschikking over alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de rapportageverplichting. Het maakt voor deze verplichting niet uit of de declaraties op dag-, week- of maandbasis zijn gebaseerd, zolang het maar mogelijk is een jaartotaal naar vervoermiddel, brandstoftype en kilometers te generen.
Let bij declaraties op:
- Gebruik van soort brandstof en type voertuig.
- Onderscheid tussen woon-werkmobiliteit of zakelijke ritten.
2. Jaarlijkse enquête;
Om de benodigde gegevens te verzamelen is slechts een enquête met een beperkt aantal vragen nodig over het reispatroon van de werknemer in de voorgaande week. Aan de hand van de antwoorden kunt u de vereiste jaartotalen berekenen. Het is mogelijk om de enquête zelf binnen uw organisatie uit te voeren, waarbij de handleiding gedetailleerde informatie biedt voor elke stap.
Fiscaal gezien wordt woon-werkmobiliteit vaak meegenomen als zakelijke mobiliteit. Dit kan administratief voor verwarring zorgen.
Genoemde voorbeelden
- Onder zakelijke mobiliteit vallen de reizen van een werknemer naar een klant voor bijvoorbeeld overleg. Wanneer die werknemer regelmatig naar een klant reist voor het verrichten van werkzaamheden (detachering), dan is er sprake van woonwerkmobiliteit.
- Onder zakelijke mobiliteit vallen de reizen van een bouwvakker naar de bouwplaats. Maar als de bouwplaats in de arbeidsovereenkomst staat als locatie waar de arbeid wordt verricht, dan is er sprake van woon-werkmobiliteit.
Volgens de informatie van RVO (zie onderaan) is het onderscheid tussen woon-werk en zakelijke mobiliteit administratief vaak lastig te maken. In een handreiking vindt u voorbeelden van hoe u dit verschil meestal toch kunt aangeven. Hierbij wordt zoveel mogelijk de fiscale regels zoals die zijn opgenomen in het Handboek Loonheffingen (zie website Belastingdienst) gevolgd.
Per genoemd onderdeel gaat het om de volgende gegevens per jaar:
- Auto benzine, jaarkilometers;
- Auto diesel, jaarkilometers;
- Auto’s die behoren tot de (plug-in) hybrides, jaarkilometers;
- Auto's 100% elektrisch, jaarkilometers; (Batterij of waterstof)
- Auto andere brandstoffen, jaarkilometers;
(Op het digitaal formulier is het mogelijk om de categorie ‘Auto andere brandstoffen’ nog verder uit te splitsen in LPG, aardgas/CNG, bio-CNG, E85, HVO20/30 of HVO100. Dit is niet verplicht.)
- Motorfiets, benzine, jaarkilometers;
- Motorfiets, elektrisch, jaarkilometers;
- Bromfiets/scooter, benzine, jaarkilometers;
- Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec), jaarkilometers;
- e-(Fiets) of lopen, jaarkilometers;
- Openbaar vervoer (OV), jaarkilometers;
(Bij declaraties van ov-reizen wordt alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor door de werknemer gekochte ov-vervoersbewijzen. Dit bedrag wordt door het digitaal formulier omgerekend naar aantal kilometers en CO2-uitstoot).
Let op:
- Vliegreizen vallen niet onder de rapportageverplichting.
Een werknemer gaat op bezoek bij een klant in Londen. De treinreis naar Schiphol telt mee, de vliegreis naar Londen niet.
- U vult steeds het totaal aantal gereisde kilometers van al uw werknemers samen per kalenderjaar in. Het gaat om ritten met een start en/of eindpunt in Nederland.
- De in te voeren gegevens betreffen steeds de totale jaarkilometers van een bepaalde vervoerswijze in combinatie met brandstoftype. Enige uitzondering vormen de ov-declaraties voor zakelijke mobiliteit. Vul hier het totaalbedrag in euro’s in.
- Het totaal aan zakelijke kilometers moet gesplitst zijn van de woon-werk- en privékilometers.
Soorten mobiliteit die niet onder de rapportage vallen zijn:
- Zakelijke mobiliteit waarbij gebruik gemaakt wordt van voertuigen met grijze kentekens of speciaal aangepaste voertuigen. Denk aan bestelbusjes, vrachtwagens of service-auto’s;
- Ritten van nood- en hulpdiensten. Denk aan politie en brandweer.
- Reizen van treinmachinisten, trambestuurders, taxichauffeurs en de controleurs van vervoersbewijzen in het openbaar vervoer.
U ontvangt een rapportage als de gegevens zijn ingediend. Deze geeft inzicht in de CO2-uitstoot van de werkgebonden personenmobiliteit van uw organisatie. Ook krijgt u tips en verwijzingen naar relevante informatie over het (verder) verduurzamen van de mobiliteit.
De meest actuele- en meer informatie: "Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit" door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). |
