Blog door Visma eAccounting voor Accountants

Tijdgebrek, cruciale aangiftemaanden, hoe krijg je in drukke perioden alle administraties en btw-aangiften weer voor elkaar. Het blijft een terugkerend verhaal op veel accountants- en administratiekantoren. Het is gewoon lastig om telkens alle data te verzamelen bij de ondernemers om het werk binnen de gestelde tijd te kunnen afronden. Elk kantoor kan, zeker in de drukke periodes, extra handen gebruiken maar die zijn vaak heel moeilijk te vinden. Deze schaarste zal de komende jaren waarschijnlijk niet veranderen. Tijd dus om software echt voor je te laten werken en op weg te gaan naar een toekomst zonder handmatige invoer.

Als accountant ken je natuurlijk de voordelen van automatisering. Het automatisch verwerken van bankmutaties is bijvoorbeeld voor veel kantoren al de normaalste zaak van de wereld. Maar er zijn veel meer mogelijkheden om standaardprocessen verregaand te automatiseren. Hoe laat je de software nou echt voor je werken? De huidige boekhoudsoftware en het gehele ecosysteem daaromheen kunnen steeds meer handmatige invoer van je overnemen.

Wil je het voeren van de financiële administratie dus nog efficiënter maken, dan is touchless boekhouden de volgende stap. Terugkerende, tijdrovende werkzaamheden die geen kennis vragen wil je automatiseren. Je klantadministraties worden in een paar simpele stappen met data gevoed en op orde gebracht. Dat scheelt handen en tijd die je goed aan andere zaken kunt besteden!

‘Data komt elektronisch het systeem binnen en handmatige invoer wordt tot een minimum beperkt‘

Het concept touchless boekhouden moet zorgen voor een automated accounting proces in samenwerking met klanten. Het uitgangspunt is niet om een medewerker te vervangen, maar waar mogelijk tijdrovende handmatige handelingen tot een minimum te reduceren. Om dit concept te laten slagen is optimale samenwerking met klanten wel een vereiste. De door je klanten aangeleverde data speelt namelijk een cruciale rol om touchless boekhouden in te kunnen zetten. In dit concept komt data elektronisch het systeem binnen waardoor handmatige invoer tot een absoluut minimum wordt beperkt. Je focus verschuift naar controle op uitzonderingen. Met de gemaakte tijdwinst kan je de ondernemer vooruit helpen met proactief advies op basis van je signaleringen.

In een paar eenvoudige stappen kan je als kantoor touchless boekhouden implementeren in de samenwerking met je klanten. Het is geen aparte module die je aan- of uitzet, maar echt een concept. Een way of working die terugkomt in alle facetten van het op orde brengen van de administratie. Het raakt het verkoop-, inkoop-, kas- en bankboek, maar vooral ook de standaard geautomatiseerde controles van journaalregels.

Peppol
Een van de belangrijke pijlers van touchless boekhouden is het aansluiten van je administraties op het Peppol-netwerk. Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders. De Nederlandse Peppol-autoriteit (NPa) is in Nederland toezichthouder op het Peppol-afsprakenstelsel. Écht elektronisch factureren vormt dus de basis van touchless boekhouden. De inkoopfacturen staan direct in het inkoopboek en menselijke fouten behoren tot het verleden. Daarmee bereik je direct meer efficiency!

Wil je meer weten over bovenstaande en de andere stappen en hoe je met touchless boekhouden de weg inslaat naar een toekomst zonder handmatige invoer? Kijk dan op eaccountingvooraccountants.nl.

Redactie website:
Bezoek ook ons thema "Peppol" met op Peppol aangesloten software.