Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Liquiditeit is de mate waarin een onderneming aan haar kortlopende (< 1 jaar) verplichtingen kan voldoen. 
In tijden van de Corona crisis, maar ook daarbuiten, kan een liquiditeitsplanning of liquiditeitsprognose een waardevol onderdeel zijn van uw boekhoudsoftware, mits opgebouwd uit de juiste onderdelen. 

Een liquiditeitsplanning geeft inzicht in de beschikbare (geld)middelen voor de komende periode (bijvoorbeeld 3 maanden). Uitgangspunt zijn de liquide middelen per vandaag (zeg maar kas- en banksaldi). Er zal veelal sprake zijn van openstaande facturen van debiteuren die nog ontvangen moeten worden en uitgaande facturen crediteuren die nog betaald gaan worden. Op basis van de vervaldatum van betreffende facturen kan dan een eerste planning van de te verwachte liquiditeit worden gemaakt en kan bijvoorbeeld blijken dat op enig moment een probleem kan ontstaan omdat bijvoorbeeld openstaande facturen van debiteuren later binnen komen dan dat bepaalde facturen van crediteuren betaald moeten worden. We hebben het dan feitelijk ook over de toekomstige cashflow voor de komende periode, dat wit zeggen het verschil tussen inkomsten en uitgaven over een bepaald tijdvak.

Bovenstaande is echter onvoldoende voor een echte liquiditeitsplanning. Bij dit laatste wordt in de regel ook rekening met zaken als:

• Te betalen BTW de komende periode; dit is het verschil tussen af te dragen BTW door verkopen en voorheffing BTW op inkopen.
  
  Tip: factureer altijd per begin van een nieuwe BTW aangifteperiode, dan is er langer de tijd om de BTW te betalen aan de belastingdienst.
   
• Geplande uitbetaling van salarissen en loonheffingen; denk hierbij ook aan vakantiegeld en een dertiende maand; als er geen reservering vakantiegeld en bijvoorbeeld 13e maand wordt vastgelegd in de boekhouding is een goede koppeling met de loon- en salarisadministratie van belang.
  
  
• Betaalgedrag van klanten en aan leveranciers; bij de inleiding is rekening houden met openstaande posten genoemd voor debiteuren en crediteuren op basis van de vervaldata. Realistischer is zo mogelijk ook rekening houden met het werkelijke betaalgedrag van klanten en betalingen aan crediteuren uit het verleden.   
    
• Aangegane financiële verplichtingen; Zo helpt een verplichtingenregistratie en/of een vooraf opgestelde begroting bij het opstellen van een echte liquiditeitsplanning.  Onder aangegane verplichtingen (veelal over een langere periode) vallen zaken als huurcontracten, leaseverplichtingen en abonnementen. Met elementen als aanvangstdatum, einddatum en te betalen bedrag per periode. Verplichtingen kunnen ook starten met registratie van een individuele inkooporder die later, zoveel mogelijk automatisch, wordt afgestemd met een ontvangen inkoopfactuur. Zie voor dit laatste de lopende orders hierna.
  Een verplichtingenregistratie is beslist niet alleen bedoeld voor grote organisaties. Ook eenmanszaken hebben vaak meerdere abonnementen lopen, zoals voor mobiele telefoon, vakblad(en), contributie branche organisatie, Office365, verzekeringen en hosting van een website. Ook de kosten van een accountant of externe boekhouder kunnen als verplichting alvast opgevoerd worden.
  
  In plaats van een verplichtingenregistratie kan een vooraf opgestelde begroting in de tijd, mits voldoende gespecificeerd, ook uitkomst bieden.
    
• Lopende orders (inkoop en verkoop); Met verwachte leverdata en factuurdata. Denk in dit verband ook aan lopende projecten met termijnfacturen.

Pas dan kan gesproken worden over een volwaardige liquiditeitsplanning.

Vraag uw softwareleverancier van boekhoudsoftware daarom altijd wat deze verstaat onder "liquiditeitsplanning"? 
  
En als uw administratie is uitbesteed aan een accountants- of administratiekantoor mag een goede liquiditeitsplanning ook niet ontbreken. Zo kan een ondernemer vooraf gewaarschuwd worden als deze in de komende periode niet aan de betalingsverplichtingen kan voldoen en kunnen er op tijd, in overleg met de accountant of boekhouder adequate maatregelen getroffen worden.  

CPM
Met name de wat grotere organisaties gaan (veel) verder dan alleen een liquiditeitsplanning als het gaat om "in control" zijn. We hebben het dan over Corporate performance management (CPM)  als onderdeel van Management controlling (FP&A). 

CMP software biedt functionaliteit als: 
- Budgettering; met meerdere scenario’s en niveaus.
- Planning; liquiditeit, resultaat, en personeel.
- Forcasting; naast budget en werkelijkheid o.b.v. exrapolatie.

Zie ook:

• Doet uw boekhoudpakket dat ook: verplichtingen registreren met 10 voordelen.
• Rapport "Software voor externe verslaggeving, audit en interne rapportage".